Eng Teambesprechungen haben verschiedene Zwecke, wie Entscheidungsfindung, Brainstorming, Informationsaustausch oder Anleitung. Sie helfen Ihrem Team, sich zu vernetzen und auf Kurs zu bleiben. Hier liegt jedoch das Problem: Nur etwa die Hälfte der Besprechungszeit ist tatsächlich nützlich und produktiv. Wir alle kennen sinnlose Besprechungen, die nicht nur frustrierend sind, sondern auch Zeit- und Geldverschwendung.
Es ist an der Zeit, die Art und Weise zu überdenken, wie Meetings abgehalten werden. Ganz gleich, ob es sich um ein großes Firmenmeeting oder um einen kurzen täglichen Check-in handelt – Meetings sollten immer effizient und zielorientiert durchgeführt werden. Wir haben ein paar einfache Tipps zusammengestellt, wie Sie Meetings abhalten können, die Ihr Team motivieren und dafür sorgen, dass alle konzentriert und bereit sind, voranzukommen.
Grundprinzipien für die Durchführung effektiver Meetings
Unabhängig von der Art des Meetings sollten diese Elemente immer vorhanden sein:
Notwendigkeit. Ein Meeting sollte wirklich notwendig sein und klare Konsequenzen haben, wenn es nicht stattfindet. Es sollte nicht einfach aus Gewohnheit oder um Kontrolle über das Team auszuüben, abgehalten werden.
Klarheit des Zwecks. Die Ziele sollten dokumentiert und allen Teilnehmern im Voraus mitgeteilt werden.
Tagesordnung. Diese bietet einen klaren Überblick über die zu behandelnden Themen und die Reihenfolge, in der sie behandelt werden.
Relevante Teilnahme. Die Teilnehmer sollten auf Grundlage ihrer Fähigkeit ausgewählt werden, zu den Zielen des Meetings beizutragen. Die Rolle jedes Teilnehmers sollte klar sein und nur diejenigen sollten eingeladen werden, die aktiv zum Erreichen der Ziele des Meetings beitragen können.
Eine einladende Atmosphäre. Bei Besprechungen sollte durch grundlegende Höflichkeit und Respekt ein einladendes Klima geschaffen werden.
Protokollierung. Eine genaue Dokumentation umfasst das Anfertigen von Notizen, die wichtige Entscheidungen und Maßnahmen festhalten. Der Detaillierungsgrad kann dabei je nach Art des Meetings variieren.
Zeitmanagement. Meetings sollten einem klaren Zeitplan folgen und bei Bedarf kurze Pausen für die Bewertung des Fortschritts und Anpassungen einlegen.
Kontinuierliche Verbesserung. Holen Sie sich Feedback zum Verlauf des Meetings, um zu sehen, was funktioniert hat und was beim nächsten Mal besser sein könnte.
Beitrag. Alle Teilnehmer sollten die Möglichkeit haben, ihre Erkenntnisse mitzuteilen.
Offenheit und Ehrlichkeit. Es ist wichtig, sich mit versteckten Absichten auseinanderzusetzen und sicherzustellen, dass alle klar kommunizieren, um Probleme zu lösen und produktive Diskussionen zu führen.
👉 Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Besprechung
Der wahre Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting ist eine klare Struktur. Eine gut organisierte Besprechung kann eine unproduktive Sitzung in eine wertvolle Chance für Fortschritt und Teamarbeit verwandeln. Eine Struktur gibt der Besprechung einen klaren Rahmen und legt die Erwartungen fest, damit die Zeit sinnvoll genutzt wird.
In einer Besprechung ohne Struktur können Gespräche vom Thema abschweifen, einige Personen könnten die Diskussion dominieren, oder die Teilnehmer könnten die Sitzung ohne klare Handlungsschritte verlassen.
Halten Sie also eine Struktur ein, damit die Besprechung sinnvoll ist.
Arten von Meetings
Nachdem wir nun ein klares Verständnis davon haben, was ein Meeting effektiv macht, wollen wir uns mit den verschiedenen Arten von Meetings befassen, die in der Geschäftswelt üblicherweise abgehalten werden. Dazu gehören ⬇️
Traditionelle Besprechungen
Bei einer traditionellen Besprechung versammeln sich alle im Konferenzraum, oft in formeller Kleidung. Die Teilnehmer sitzen um einen Tisch herum, normalerweise ohne bestimmte Sitzplätze. Einige Personen haben möglicherweise bestimmte Rollen, z. B. das Aufzeichnen von Notizen, die Leitung des Meetings oder die Führung der Diskussion.
Tägliche Standups
Tägliche Meetings, auch als Daily Standups oder Check-Ins bekannt, dauern 15 bis 30 Minuten. Dabei handelt es sich um kurze Besprechungen, die persönlich oder telefonisch stattfinden und den Teams helfen, auf einer Linie zu bleiben und ihre Arbeit zu überprüfen. Sie überbrücken die Lücke zwischen größeren, weniger häufigen Meetings.
Wöchentliche Teambesprechungen
Wöchentliche Meetings sind feste Termine, zu denen Teams oder Arbeitsgruppen zusammenkommen. Diese Sitzungen werden genutzt, um Updates auszutauschen, über laufende Projekte zu sprechen, Herausforderungen und Hindernisse anzusprechen, Fragen zu stellen und die kommende Woche zu planen.
Brainstorming-Sitzungen
Bei diesen Sitzungen geht es darum, neue Ideen zu entwickeln. Ziel ist es, gemeinsam an kreativen Lösungen zu arbeiten und so Innovationen zu schaffen. Bei Brainstorming-Sitzungen tauschen die Teammitglieder ihre Ideen in einem entspannten, informellen Rahmen aus. Jeder sollte die gleiche Chance haben, seinen Beitrag zu leisten.
SWOT-Analyse-Meetings
Bei einem Meeting zur SWOT-Analyse kommen wichtige Teammitglieder zusammen, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Projekts oder einer Initiative zu überprüfen. Ziel ist es, potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig zu erkennen, damit sie bewältigt werden können, bevor sie zu größeren Problemen werden.
Es ist eine gute Idee, diese SWOT-Meetings regelmäßig abzuhalten – mindestens alle drei Monate.
Round-Robin-Treffen
Ein Round Robin ist ein offenes Forum, in dem jeder Teilnehmer eine festgelegte Zeit erhält, um seine Gedanken mitzuteilen. Das Meeting folgt einem strukturierten Ansatz, wobei jeder Teilnehmer in einer bestimmten Reihenfolge an die Reihe kommt, um zu sprechen.
Workshops
Im Gegensatz zu normalen Geschäftstreffen erfordern Workshops mehr Vorbereitung und dauern in der Regel länger. Sie werden von einem zentralen Trainer oder Moderator geleitet, der zusammen mit einer Gruppe von Sponsoren die Tagesordnung plant, gemeinsame Aktivitäten organisiert und sicherstellt, dass der Workshop seine Ziele erreicht. Workshops konzentrieren sich auf praktische Teilnahme und aktive Beteiligung.
Hybride Meetings
Bei einem Hybrid-Meeting sind die Teilnehmer an verschiedenen Orten. Manche nehmen persönlich am Meeting teil, andere schalten sich per Telefon oder Online-Konferenz ein.
Bei hybriden Meetings ist es wichtig, allen Teilnehmern gleiche Voraussetzungen zu bieten, damit sie sich aktiv an der Diskussion beteiligen können, unabhängig von ihrem Standort. Das kann eine Herausforderung sein, da man sich nicht immer darauf verlassen kann, dass alle über die gleiche Technologie verfügen oder physische Hilfsmittel wie Haftnotizen verwenden. Mit der richtigen Lösung für hybrides Arbeiten können sie jedoch leichter bewältigt werden.
Für ein erfolgreiches Meeting ist es wichtig, alle Teilnehmer im Voraus über Zeit, Ort und Tagesordnung des Meetings zu informieren und vorzubereiten. Mit modernen Systemen zur Buchung von Besprechungsräumen und zur Verwaltung von Meetings können Sie beispielsweise ganz einfach die richtige Zeit und den richtigen Raum auswählen, alle Teilnehmer automatisch benachrichtigen und die optimale Zeit basierend auf verschiedenen Zeitzonen berechnen. Solche Lösungen sparen Zeit und beseitigen Probleme, die mit der Organisation von Meetings verbunden sind.
Offenes Forum für Mitarbeiter
Dabei handelt es sich um große Meetings, bei denen sich das Management an alle Mitarbeiter wendet. Bei diesen Sitzungen kommen alle im Unternehmen zusammen, um Ideen zu diskutieren, Fragen zu stellen und über wichtige Änderungen zu sprechen. Diese Meetings helfen sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften, Kontakte zu knüpfen, ihre Perspektiven auszutauschen und einander besser zu verstehen.
Regeln und Methoden zur Durchführung effektiver Meetings
Hier sind einige Tipps zum Leiten von Meetings, die Ihnen dabei helfen, jedes Mal produktive und erfolgreiche Sitzungen durchzuführen. Diese Richtlinien eignen sich gut für unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsstile.
Fischgräten- oder Ishikawa-Methode
Diese Methode hilft dabei, die Grundursachen von Problemen während eines Meetings mit 6Ms zu identifizieren und zu visualisieren: Material, Methode/Prozess, Maschine, Messung, Arbeitskräfte und Mutter Natur (Umwelt).
Die 5P-Regel
Um Ihre Meetings effektiver zu gestalten, befolgen Sie die 5 P's:
- Zweck. Klären Sie Ihre Ziele, bevor Sie das Meeting vereinbaren.
- Vorbereitung. Versenden Sie die Tagesordnung und alle zugehörigen Materialien vor dem Meeting.
- Fortschritt. Sorgen Sie dafür, dass das Meeting auf Kurs bleibt, und notieren Sie sich etwaige zusätzliche Punkte für später.
- Teilnahme. Ermutigen Sie alle, einen Beitrag zu leisten, und stellen Sie sicher, dass alle Stimmen gehört werden.
- Ablauf. Pünktlich beginnen und enden. Die Tagesordnung einhalten, wichtige Punkte festhalten und Aufgaben klar zuordnen.
Die 5S-Regel
Für bessere Meetings können Sie auch den 5S-Ansatz anwenden:
- Sortieren. Eliminieren Sie unnötige Themen und Aufgaben. Konzentrieren Sie sich nur auf das, was für die Ziele des Meetings wichtig ist.
- Bringen Sie Ordnung in die Sache. Organisieren Sie Ihre Tagesordnung, Dokumente und alle Tools und Ressourcen so, dass sie während des Meetings leicht zugänglich und verwendbar sind.
- Glänzen Sie. Sorgen Sie dafür, dass die Besprechungsumgebung gut vorbereitet ist. Überprüfen Sie, ob alle Geräte funktionieren und die Materialien auf dem neuesten Stand sind.
- Standardisieren. Legen Sie einheitliche Abläufe für Besprechungen fest, z. B. die Verwendung regelmäßiger Tagesordnungsvorlagen und die Festlegung klarer Rollen.
- Aufrechterhalten. Halten Sie Verbesserungen aufrecht, indem Sie die Besprechungspraktiken regelmäßig überprüfen.
Die SMART-Methode
Legen Sie SMART-Ziele als Leitfaden für Ihre Meetings fest. SMART steht für Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Terminiert. Dieser Rahmen hilft dabei, Ihre Ziele klar, erreichbar und sinnvoll zu gestalten.
Sie könnten beispielsweise während der Besprechung ein Brainstorming durchführen und mithilfe eines Abstimmungssystems drei mögliche Lösungen für ein Kundenfeedbackproblem auswählen. Sie könnten auch den aktuellen Status des Projekts überprüfen, die wichtigsten Risiken und Chancen für das nächste Quartal ermitteln und jedem Teammitglied Aufgaben zuweisen.
Die RACI-Methode
Ein RACI-Meeting ist ein Standard-Teammeeting mit einer RACI-Matrix zur Steuerung der Aufgabenzuweisung. RACI steht für Responsible (Verantwortlich), Accountable (Rechenschaftspflichtig), Consulted (Konsultiert) und Informed (Informiert). Es hilft, Struktur in Projekte zu bringen, indem es festlegt, wer was tut, wer Aufgaben überwacht, wer konsultiert werden muss und wer auf dem Laufenden gehalten werden sollte.
Auch wenn Sie das RACI-Diagramm während des Meetings selbst nicht verwenden, hilft es dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten im Vorfeld zu klären.
Die 10:10:10 Methode
Die 10:10:10-Methode hilft Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen, indem Sie deren Auswirkungen zu verschiedenen Zeitpunkten betrachten:
- Überlegen Sie in nur 10 Minuten, wie Sie sich angesichts der Entscheidung fühlen werden. Dies zeigt die unmittelbaren Auswirkungen.
- Überlegen Sie, wie Sie in 10 Monaten über die Entscheidung denken werden. So können Sie erkennen, ob sie zu Ihren längerfristigen Zielen passt.
- Stellen Sie sich vor, wie Sie in 10 Jahren über die Entscheidung denken werden. So stellen Sie sicher, dass die Entscheidung mit den Grundsätzen und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Die Verwendung dieser Methode in Besprechungen hilft Ihnen, jetzt und in Zukunft gute Entscheidungen zu treffen.
Schritte zur Durchführung eines effektiven Meetings: Vorbereitung, Durchführung, Abschluss
Die Vorbereitung ist die erste Phase und für die Organisation eines erfolgreichen Meetings unerlässlich. Dazu gehört das Definieren klarer Ziele, das Erstellen einer Tagesordnung und das Organisieren von Materialien. Sie legt den Grundstein für ein fokussiertes und organisiertes Teammeeting.
In der Durchführungsphase findet das Meeting tatsächlich statt. Hier muss der Organisator sicherstellen, dass das Meeting auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht, während gleichzeitig die Teilnehmer engagiert und produktiv bleiben.
In der letzten Phase werden die Aktionen nach dem Meeting durchgeführt. Dazu gehört das Teilen von Meeting-Notizen und das Einholen von Feedback. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Entscheidungen umgesetzt, Aufgaben zugewiesen und zukünftige Meetings verbessert werden.
Wir werden als nächstes mehr über jede Phase sprechen ⬇️
Vorbereitungsphase: So starten Sie das Meeting
Bei Geschäftstreffen ist es genauso wichtig wie bei Vorstellungen, einen überzeugenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn Sie sich gut vorbereitet haben, sollte es Ihnen leicht fallen, zu lernen, wie man Besprechungen durchführt.
Bestimmen Sie den Zweck und legen Sie eine Agenda fest
Als Organisator des Meetings müssen Sie den Zweck und die Einzelheiten klären. Fragen Sie sich:
- Warum findet dieses Treffen statt?
- Wer muss unbedingt dabei sein und welchen Beitrag soll er leisten?
- Welche Hauptergebnisse möchten Sie erreichen?
Definieren Sie diese klar, um Ihr Meeting zum Erfolg zu machen, und stellen Sie einen Plan bereit, der von Anfang bis Ende befolgt werden kann. Teilen Sie die Tagesordnung allen Beteiligten mit, am besten eine Woche vor dem Meeting.
Wählen Sie die beste Zeit
Versuchen Sie, Besprechungen in natürliche Pausen zwischen den Sitzungen der Mitarbeiter zu legen – beispielsweise nachdem sie sich morgens eingelebt haben, vor oder nach dem Mittagessen usw. Planen Sie außerdem eine Pufferzeit zwischen den Besprechungen ein. So können die Teammitglieder ihre Aufgaben abschließen und haben zusätzliche Zeit, falls Diskussionen länger dauern.
Zuweisen von Besprechungsrollen
Weisen Sie den Teammitgliedern bei wöchentlichen Teammeetings oder Standups unterschiedliche Rollen zu und wechseln Sie diese jedes Mal, um Führungsqualitäten aufzubauen. Hier ist ein kurzer Überblick:
- Moderator/Facilitator, der das Meeting leitet;
- Zeitnehmer, der die Uhr überwacht und die Gruppe benachrichtigt, wenn die Zeit für die Tagesordnungspunkte knapp wird;
- Vibes-Watcher, der bei der Verwaltung der Teilnahme hilft und Kommentare oder Fragen im Auge behält;
- Protokollführer, der wichtige Punkte und Entscheidungen aufzeichnet und Besprechungsnotizen und -aufzeichnungen verteilt.
Bitten Sie die Teilnehmer, Fragen vorzubereiten
Bitten Sie alle, sich Fragen oder Themen zu überlegen, die sie besprechen möchten. Sie könnten sagen: „Bitte bereiten Sie Fragen oder Themen vor, die Sie besprechen möchten. So können wir unsere gemeinsame Zeit optimal nutzen.“
Stellen Sie sicher, dass Sie sich mental vorbereiten
Nehmen Sie sich vor dem Meeting etwas Zeit, um den Plan und die wichtigsten Themen durchzugehen. Denken Sie über mögliche Fragen oder Probleme nach, die auftauchen könnten. Gehen Sie außerdem alle wichtigen Punkte oder Entscheidungen, die Sie treffen müssen, im Kopf durch.
Technisch vorbereiten
Wenn Sie online teilnehmen, überprüfen Sie vorher, ob Ihre Kamera und Ihr Mikrofon richtig funktionieren. Testen Sie Ihre Internetverbindung und stellen Sie sicher, dass Sie mit der von Ihnen verwendeten Meeting-Software vertraut sind.
Überprüfen Sie bei persönlichen Besprechungen die Raumaufteilung. Stellen Sie sicher, dass alle Präsentationsgeräte wie Projektoren oder Bildschirme ordnungsgemäß funktionieren. Ordnen Sie die Sitzplätze so an, dass jeder gut sehen und hören kann, um eine gute Kommunikation zu ermöglichen.
Bereiten Sie visuelle Hilfsmittel vor
Wenn Sie Präsentationen verwenden, überprüfen Sie, ob Ihre Folien gut strukturiert und fehlerfrei sind. Testen Sie die Präsentation auf der von Ihnen verwendeten Ausrüstung, um technische Störungen zu vermeiden.
Stellen Sie sicher, dass andere Materialien wie Handouts oder Diagramme bereit und leicht verständlich sind. Stellen Sie den Teilnehmern diese Materialien möglichst im Voraus zur Verfügung.
Besprechungsort/Plattform bestätigen
Bestätigen Sie bei virtuellen Meetings die Plattformdetails und prüfen Sie, ob der Link oder der Zugangscode korrekt ist. Testen Sie die Plattform vorher, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert und Sie mit ihren Funktionen vertraut sind.
Senden Sie Benachrichtigungen an Teilnehmer
Senden Sie Erinnerungen mit wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit, Ort oder Link zum virtuellen Meeting. Sie könnten sagen: „Nur eine Erinnerung an unser Meeting morgen um 10:00 Uhr. Hier ist die Tagesordnung und der Link zur Teilnahme an der virtuellen Sitzung.“
📝 Wichtige Punkte für die Vorbereitungsphase
Legen Sie zu Beginn der Sitzung den Zweck der Sitzung fest und erstellen Sie eine klare Tagesordnung, damit alle Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt, um Pausen während des Tages einzuplanen, und lassen Sie zwischen den Sitzungen etwas Zeit für die Vorbereitung. Weisen Sie Rollen zu, z. B. die des Moderators und des Zeitnehmers, um Ordnung und Effizienz zu gewährleisten. Bitten Sie die Teilnehmer, im Voraus Fragen vorzubereiten, um sich auf wichtige Themen zu konzentrieren. Überprüfen Sie die technische Ausrüstung und senden Sie Erinnerungen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer für die Sitzung bereit sind.
Umsetzungsphase: Was während der Teambesprechung zu tun ist
Sobald Ihr Teammeeting beginnt, nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll. Was Sie währenddessen tun, macht wirklich einen Unterschied. In diesem Abschnitt geben wir Tipps und Strategien, damit Ihr Meeting gut verläuft.
Pünktlich ankommen
Respektieren Sie als Leiter des Meetings die Zeit aller, indem Sie pünktlich beginnen. Obwohl einige Verzögerungen unvermeidlich sind, planen Sie eine kurze Schonfrist ein und fahren Sie dann mit Ihrer Tagesordnung fort. Niemand wartet gerne herum und unterhält sich, während das Meeting beginnt.
Sie könnten etwas sagen wie: „Hallo zusammen, herzlich willkommen! Wir warten ein oder zwei Minuten, bis andere beitreten, und legen dann los.“
Begrüßen Sie die Teilnehmer
Bei virtuellen Meetings ist es besonders wichtig, zu überprüfen, ob die Mikrofone, Audiogeräte und Kameras (falls erforderlich) aller Teilnehmer ordnungsgemäß funktionieren. Tun Sie dies, während Sie darauf warten, dass alle teilnehmen.
Sie könnten sagen: „Können mich alle hören? Ich habe gerade meinen Bildschirm freigegeben, also sagen Sie mir Bescheid, wenn er nicht angezeigt wird.“ Wenn es sich um eine Brainstorming-Sitzung handelt, versuchen Sie es mit: „Lassen Sie uns sicherstellen, dass bei allen die Audioverbindung funktioniert. Könnte jeder seinen Namen sagen, damit wir prüfen können, ob wir uns alle hören können?“
So haben die Teammitglieder die Möglichkeit, etwaige Audio- oder Kameraprobleme zu beheben, bevor das Meeting beginnt. Behalten Sie außerdem den „Warteraum“ oder die „Lobby“ Ihrer Videokonferenz im Auge, um eventuell wartende Personen hereinzulassen.
Folgen Sie der Agenda
Nachdem Sie alle begrüßt haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Ziele und den Plan des Meetings durchzugehen. Dies zeigt, dass Sie die Zeit der Teilnehmer wertschätzen und sorgt dafür, dass das Meeting fokussiert bleibt. Gehen Sie auch alle Grundregeln durch, damit alles auf Kurs bleibt.
Sie könnten sagen: „Lasst uns anfangen. Unser Ziel heute ist es, die drei Softwareoptionen durchzugehen und zu entscheiden, welche wir auswählen.“
Hier noch ein paar Tipps:
- Schreiben Sie die Tagesordnung auf ein Whiteboard oder hängen Sie sie dort auf, wo sie jeder sehen kann.
- Teilen Sie bei längeren Besprechungen (30+ Minuten) die Tagesordnung in Zeitabschnitte auf, damit jeder weiß, wie lange jedes Thema dauern wird.
- Wenn die Diskussion vom Thema abkommt, verweisen Sie wieder auf die Tagesordnung.
Zeit effektiv verwalten
Halten Sie sich an Zeitangaben, um die Besprechungszeit besser zu verwalten. Eine Zeitangabe ist einfach eine festgelegte Zeit neben jedem Tagesordnungspunkt. Dies kann beispielsweise ein breiter Zeitrahmen wie 20 Minuten oder ein bestimmter Zeitraum wie 14:00 bis 14:20 Uhr sein. Auf diese Weise wissen Sie genau, wann und wie viel Zeit Sie für jedes Thema aufwenden müssen.
Wenn Sie unsicher sind, planen Sie lieber etwas mehr Zeit ein, als Sie zu benötigen glauben. Geben Sie beispielsweise 30 Minuten für eine Aufgabe, für die Sie schätzungsweise 15 Minuten benötigen.
Teilnehmer einbeziehen
Gestalten Sie Meetings spannender, indem Sie ein paar nette Anreize schaffen, zum Beispiel indem Sie jemandem, der eine gute Frage stellt, 15 Minuten mehr Zeit zum Mittagessen geben. Ermutigen Sie alle, Fragen zu stellen und ihre Ideen zu teilen. Finden Sie außerdem heraus, was das Team von dem Meeting erwartet.
Beantworten Sie alle Fragen
Wenn Teilnehmer Fragen stellen, beantworten Sie diese möglichst sofort. Wenn eine Frage detailliertere Recherche erfordert, geben Sie dies zu und teilen Sie allen mit, dass Sie nach dem Meeting eine Antwort geben werden.
Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern und schließen Sie das Meeting
Nehmen Sie sich am Ende des Meetings einen Moment Zeit, um allen für ihre Zeit und Beiträge zu danken. Sie könnten sagen: „Vielen Dank an alle für Ihre Beiträge und Ihr Engagement heute. Wir haben alle Punkte auf der Tagesordnung besprochen und haben klare nächste Schritte.“ Fassen Sie als Nächstes die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte zusammen, um sicherzustellen, dass alle auf einer Linie sind.
Teilen Sie den Teilnehmern abschließend mit, was die nächsten Schritte sind und wann sie mit einer Folgenachricht rechnen können. Beispiel: „Ich versende die Besprechungsnotizen später heute und wir treffen uns nächste Woche wieder, um unsere Fortschritte zu überprüfen.“
📝 Die wichtigsten Punkte zur Durchführungsphase
Bei Teambesprechungen ist es wichtig, die Zeit sinnvoll zu nutzen, indem man pünktlich beginnt und die Teilnehmer begrüßt, um sicherzustellen, dass ihre Ausrüstung ordnungsgemäß funktioniert. Befolgen Sie eine klare Tagesordnung, um den Fokus aufrechtzuerhalten, verwalten Sie die Zeit effektiv, indem Sie jedem Thema bestimmte Zeitfenster zuweisen, und halten Sie die Besprechung auf Kurs. Beziehen Sie die Teilnehmer mit ein, indem Sie sie ermutigen, Fragen zu stellen und diese sofort zu beantworten oder sie zur Nachbereitung zu notieren. Schließen Sie die Besprechung ab, indem Sie sich bei allen bedanken, die wichtigsten Punkte zusammenfassen und die nächsten Schritte skizzieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und wissen, was zu tun ist.
Letzte Phase: Was ist nach dem Meeting zu tun?
Nach dem Meeting ist es wichtig, die Sache richtig nachzuverfolgen. Was Sie als Nächstes tun, trägt dazu bei, dass alles, was besprochen wurde, erledigt wird.
Präsentation und Notizen versenden
Fassen Sie die wichtigsten Punkte in einem Dokument oder einer E-Mail zusammen und senden Sie es an alle Teilnehmer und alle anderen, die informiert werden sollten. Ihre Zusammenfassung sollte Folgendes enthalten:
- Besprochene Hauptthemen;
- Aktionspunkte mit zugewiesenen Teammitgliedern und Fristen;
- Alle Probleme oder Fragen müssen später geklärt werden.
Durch das Aufschreiben ist für alle klar, was entschieden wurde und was als nächstes zu tun ist. Außerdem dient es als Aufzeichnung für künftige Besprechungen.
Feedback sammeln und verarbeiten
Unabhängig davon, ob das Meeting gut gelaufen ist oder nicht, holen Sie sich Feedback, indem Sie eine Umfrage versenden oder einige erfahrene Teammitglieder nach ihrer Meinung fragen. Dabei geht es nicht darum, Lob zu bekommen, sondern ehrliche, konstruktive Kritik.
Wenn Sie hören, dass das Meeting nicht effektiv war, gehen Sie den Details auf den Grund. Stellen Sie offene Fragen, um die Grundursache zu verstehen, ohne die Antworten der anderen vorwegzunehmen.
Und das Wichtigste: Handeln Sie entsprechend des Feedbacks! Wenn Sie es ignorieren, fühlen sich die Teammitglieder nicht wertgeschätzt und werden in Zukunft ihre Meinung nicht mehr mitteilen.
Überprüfen und beheben Sie Fehler in zukünftigen Meetings
Beginnen Sie damit, etwaige Fehler aus der Vergangenheit einzugestehen. Finden Sie heraus, was schiefgelaufen ist, z. B. Missverständnisse oder versäumte Aufgaben. Sprechen Sie in Ihrem nächsten Meeting kurz über diese Probleme und schlagen Sie Verbesserungen vor.
Setzen Sie diese Änderungen dann in die Tat um und prüfen Sie, ob sie helfen. Überprüfen Sie weiterhin, ob die Anpassungen funktionieren, und seien Sie offen für weitere Änderungen.
📝 Wichtigste Punkte für die Abschlussphase
Senden Sie nach der Sitzung eine Zusammenfassung der wichtigsten Themen, Aktionspunkte und offenen Fragen an alle relevanten Teilnehmer. Sammeln Sie Feedback durch Umfragen, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln, und reagieren Sie darauf, um künftige Sitzungen zu verbessern. Gehen Sie auf Fehler aus vergangenen Sitzungen ein, indem Sie diese anerkennen und Änderungen vornehmen. Bewerten Sie kontinuierlich die Wirksamkeit dieser Anpassungen und bleiben Sie offen für weitere Verbesserungen
Häufige Meeting-Fehler und wie man sie vermeidet
Manchmal können Meetings viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, ohne viel zu erreichen, was für alle Beteiligten frustrierend und verwirrend ist. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie wissen, was bei einem guten Meeting schiefgehen kann und wie Sie es verhindern können. Hier sind sieben häufige Fallstricke, die Sie beachten sollten ⬇️
Besprechungen dauern zu lange
Wenn sich Meetings in die Länge ziehen oder vom Zeitplan abweichen, führt dies häufig zu Müdigkeit und Interessenverlust. Um dies zu vermeiden, planen Sie die Struktur Ihres Meetings sorgfältig und legen Sie für jedes Thema konkrete Zeitlimits fest. Beauftragen Sie jemanden mit der Zeitnahme, der Ihnen dabei hilft, das Meeting im Zeitplan zu halten.
Wenn Diskussionen vom Thema abschweifen, sollten Sie diese lieber für ein Folgemeeting oder eine E-Mail aufheben. Es ist besser, weniger Themen gründlich zu behandeln, als zu viele Dinge anzusprechen.
Fehlende Teilnehmerfragen
Wenn Teilnehmer keine Fragen stellen, liegt das wahrscheinlich daran, dass sie das Gefühl haben, dass dafür kein Platz ist.
Um Fragen zu fördern, schaffen Sie eine offene Umgebung, in der sich jeder wohl fühlt, wenn er etwas sagt. Sie können die Teilnehmer motivieren, indem Sie selbst spezifische Fragen stellen oder Tools wie anonyme Fragenübermittlung verwenden, um ihnen zu helfen, ihre Bedenken zu äußern.
Übermäßig formelle Meetings ohne Interaktion
Besprechungen ohne Teilnehmer werden schnell langweilig und desinteressiert.
Um das Interesse aller aufrechtzuerhalten, fordern Sie die Teilnehmer auf, ihre Gedanken und ihr Feedback mitzuteilen. Gestalten Sie das Meeting interaktiver, indem Sie Methoden wie Live-Umfragen, Fragefelder oder interaktive Aktivitäten verwenden. Achten Sie darauf, ihre Beiträge während des gesamten Meetings wahrzunehmen und zu berücksichtigen.
Keine Moderation
Was genau ist Moderation? Es geht darum, die Diskussion zu leiten, die Zeit einzuteilen, auf Störungen einzugehen und das Gespräch auf den Punkt zu bringen. Wenn es keinen Meeting-Leiter gibt, sinkt die Produktivität tendenziell.
Die Lösung ist einfach: Lassen Sie jemanden dafür sorgen, dass das formelle Gespräch den Regeln entsprechend und reibungslos verläuft.
Fehlende Präsentation
Damit ist das Fehlen einer visuellen oder strukturierten Anleitung wie Folien oder Handouts gemeint, die die wichtigsten Punkte eines Meetings gliedert und vermittelt. Ohne sie können Diskussionen unzusammenhängend werden und die Teilnehmer haben möglicherweise Schwierigkeiten, dem Gespräch zu folgen oder wichtige Informationen zu erfassen.
Versuchen Sie, etwas vorzubereiten, auf das die Teilnehmer aufmerksam blicken können. Das hilft, ihr Interesse zu wecken, und macht es dem Vortragenden auch leichter, sich an die vorgesehene Struktur zu halten.
Fehlende Zusammenfassung der Besprechungsergebnisse
Ohne eine klare Zusammenfassung haben die Teilnehmer möglicherweise unterschiedliche Vorstellungen über die getroffenen Entscheidungen. Dies kann letztlich zu inkonsistenten Maßnahmen führen.
Um dies zu vermeiden, fassen Sie am Ende des Meetings immer die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und nächsten Schritte zusammen. Teilen Sie diese Zusammenfassung schnell mit allen, damit jeder versteht, was getan werden muss.
Inkonsistente Besprechungshäufigkeit
Angesichts hybrider Arbeitsmodelle und wechselnder Mitarbeitereinsätze stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, dass die Anzahl der Meetings unregelmäßig ist. Wenn Teams in unterschiedlichen Modi arbeiten – einige im Büro und andere remote – wird es schwieriger, regelmäßige Meetings zu planen. Inkonsistente Meetings können zu Kommunikationsverlusten zwischen Teammitgliedern und verringerter Produktivität führen.
Um Besprechungen übersichtlicher zu gestalten und Buchungskonflikte zu vermeiden, können Büroverwaltungssysteme eingesetzt werden. Diese Systeme können verfügbare Räume mit der richtigen Ausstattung verfolgen und sie sofort für die richtige Zeit buchen. Und wenn sich im Zeitplan der Kollegen etwas ändert, sendet das System eine Benachrichtigung über die Neuplanung des Meetings und hilft, eine neue Zeit und einen neuen Ort zu finden.
Ein weiteres Merkmal von Büromanagementsystemen sind Analysetools zur Verfolgung der Häufigkeit und Dauer von Besprechungen sowie der Effizienz ihrer Durchführung. Dies hilft, die Teamzeit besser zu verwalten und die Besprechungsproduktivität zu verbessern.
Darüber hinaus hilft Ihnen ein solches System dabei, das Potenzial des gesamten Büros zu analysieren und zeigt Ihnen, wie viele zusätzliche Mitarbeiter Sie mit dem aktuellen Arbeitsformat unterbringen können.
5 Tipps, um Ihr Team zur Produktivität zu motivieren
Tipp Nr. 1: Schaffen Sie eine freundliche Atmosphäre bei der Besprechung
Begrüßen Sie zunächst alle herzlich und danken Sie ihnen für ihre Zeit. Ermutigen Sie alle, sich zu äußern und ihre Ideen mitzuteilen. Loben Sie gute Beiträge und sorgen Sie für eine gute Organisation des Meetings, um eine gute Stimmung zu gewährleisten.
Tipp Nr.2. Versuchen Sie, Konflikte umweltfreundlich zu lösen
Wenn während eines Meetings Konflikte auftreten, sprechen Sie diese ruhig und schnell an. Hören Sie sich die Ansichten aller an, ohne sie zu unterbrechen. Bleiben Sie neutral und konzentrieren Sie sich auf die Lösung des Problems. Verwenden Sie Strategien wie Kompromisse, um eine Lösung zu finden, die für alle funktioniert.
Tipp Nr.3. Passen Sie Meetings für alle Teilnehmer an, auch für virtuelle Teams
Verwenden Sie für Remote-Meetings ein zuverlässiges Videokonferenztool mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Chat. Senden Sie vor dem Meeting klare Anweisungen, um technische Probleme zu vermeiden. Binden Sie alle mithilfe interaktiver Tools ein.
Tipp Nr.4. Vermeiden Sie unnötige Meetings, um die Zeit anderer nicht zu beanspruchen
Bevor Sie ein Meeting planen, fragen Sie, ob Sie die gleichen Ziele mit einer E-Mail oder einem Dokument erreichen können. Überlegen Sie, ob das Meeting wirklich hilfreich ist oder ob es sich nur um eine Routinebesprechung handelt. Stellen Sie sicher, dass die Personen, die Sie einladen, für die Diskussion unverzichtbar sind.
Tipp Nr.5. Entwickeln Sie Strategien zur Minimierung von Stress und Ermüdung während langer Besprechungen
Um lange Meetings angenehmer zu gestalten, legen Sie regelmäßig Pausen ein, damit sich die Teilnehmer ausruhen können. Binden Sie alle ein, indem Sie die Sprecherrollen wechseln oder interaktive Elemente einbauen, um die Sache interessant zu halten.
Stellen Sie bei persönlichen Besprechungen Snacks und Getränke bereit. Schlagen Sie bei Remote-Besprechungen vor, Erfrischungen bereitzustellen und bei Bedarf Pausen einzulegen.
Checkliste für die Durchführung eines effektiven Meetings
Vor dem Treffen
- Machen Sie deutlich, warum das Meeting stattfindet und was Sie damit erreichen möchten.
- Legen Sie für das Meeting einen Zeitpunkt fest, der allen passt
- Entscheiden Sie, wer das Meeting leitet, Notizen macht und andere Aufgaben übernimmt
- Bitten Sie die Teilnehmer, Fragen oder Themen, die sie diskutieren möchten, im Voraus vorzubereiten
- Machen Sie sich bereit, indem Sie die Tagesordnung und die wichtigsten Punkte durchgehen
- Stellen Sie sicher, dass alle technischen Aspekte, wie Videokonferenz-Tools oder Präsentationen, eingerichtet und getestet sind
- Erstellen Sie alle Folien oder Handouts, die zur Unterstützung des Meetings erforderlich sind
- Überprüfen Sie noch einmal, wo das Meeting stattfinden wird oder welche Online-Plattform genutzt wird
- Informieren Sie die Teilnehmer über die Besprechungsdetails
Während des Meetings
- Beginnen Sie das Meeting pünktlich, um die Zeit aller zu respektieren
- Heißen Sie alle willkommen und sorgen Sie für eine positive Atmosphäre
- Halten Sie sich an den Plan, damit das Meeting fokussiert bleibt
- Stellen Sie sicher, dass jedem Thema genügend Zeit eingeräumt wird, und sorgen Sie dafür, dass das Meeting auf Kurs bleibt.
- Ermutigen Sie alle Teilnehmer zur Teilnahme
- Beantworten Sie Fragen, sobald sie auftauchen, und klären Sie etwaige Zweifel
- Wertschätzen Sie die Beiträge aller und beenden Sie das Meeting mit einem positiven Ergebnis.
Nach dem Treffen
- Verteilen Sie bei Bedarf Präsentationsmaterialien und Besprechungsnotizen
- Fragen Sie die Teilnehmer nach ihren Eindrücken zum Verlauf des Meetings
- Identifizieren Sie, was gut funktioniert hat und was nicht, und nutzen Sie dieses Feedback, um zukünftige Meetings zu verbessern.
- Meetings wirken oft wie eine Erschöpfung, wenn die Ideen oder Fähigkeiten Ihres Teams nicht berücksichtigt werden und Ablenkungen schnell auftreten. Aber indem Sie diese wichtigen Schritte abhaken, können Sie Meetings von einer lästigen Pflicht in etwas verwandeln, auf das sich Ihr Team wirklich freut. Wenn Sie diese Schritte richtig umsetzen, werden Ihre Meetings zu einem „Los geht‘s!“-Meeting.
