Eng Studien zeigen, dass die Arbeit von zu Hause aus die Konzentration steigert und die reduzierte Pendelzeit zu mehr Freizeit führt. Die Zusammenarbeit im Büro ist jedoch nach wie vor wichtig, da sie direkte Interaktion, Teamarbeit und spontanen Ideenaustausch zwischen Kollegen ermöglicht.
Einerseits bietet die Fernarbeit Konzentration und Flexibilität; andererseits bieten Büros Möglichkeiten zum Austausch und zur Problemlösung. Die gute Nachricht ist, dass das hybride Arbeiten diese Vorteile vereint und es Ihnen ermöglicht, das Beste aus beiden Welten zu nutzen.
Was versteht man unter einem hybriden Arbeitsmodell? Wer profitiert davon und inwiefern? Was ist der beste hybride Arbeitsplan? Lassen Sie uns hier mehr darüber erfahren ⬇️
Was ist ein hybrider Arbeitsplan?
Die Bedeutung des hybriden Arbeitszeitmodells: Es handelt sich um eine Arbeitsform, die die Arbeit von zu Hause aus mit der Arbeit im Büro kombiniert. Es ermöglicht den Mitarbeitern, an bestimmten Tagen von zu Hause und an anderen Tagen im Büro zu arbeiten und so ein Gleichgewicht zwischen der Unabhängigkeit der Mitarbeiter und der persönlichen Zusammenarbeit herzustellen.
So schneidet es im Vergleich zu zwei anderen Arbeitsmodellen ab:
- Traditionelle Büroarbeitszeiten – Die Mitarbeiter arbeiten ausschließlich vom Büro aus und haben gelegentlich für persönliche Termine oder Notfälle Homeoffice-Tage.
- Vollständig remote arbeiten – Teammitglieder arbeiten von verschiedenen Standorten aus, ohne ein zentrales Büro. Sie treffen sich möglicherweise gelegentlich persönlich zu Teambesprechungen oder externen Meetings.
- Hybrides Arbeitszeitmodell – Dieses Modell vereint Aspekte beider Arbeitsformen und ermöglicht es den Mitarbeitern zu entscheiden, wann sie von zu Hause oder im Büro arbeiten wollen. Einige Hybridmodelle haben feste Tage für jeden Standort, andere bieten flexiblere Planungsoptionen.
Interessanter Fakt: Eine Studie von Accenture ergab, dass 83 % der Arbeitnehmer ein hybrides Arbeitsmodell einem starren 9-zu-5-Arbeitsplan vorziehen. Die bevorzugte Lösung war, mindestens ein Viertel ihrer gesamten Arbeitszeit remote zu arbeiten.
Sind hybride Arbeitspläne bloß ein Trend?
Hybride Arbeitsmodelle gibt es schon seit einiger Zeit, aber ihre Popularität hat in letzter Zeit zugenommen. Während der Lockdowns wurde die Fernarbeit praktisch zur einzigen praktikablen Arbeitsmethode, aber ihre Vorteile wurden offensichtlich. Sie wurde bevorzugt, weil sie mehr Flexibilität, ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben und die Möglichkeit bot, Zeit für konzentrierte Aufgaben zu gewinnen.
Doch mit der Wiedereröffnung der Arbeitsplätze wurde klar, dass die Menschen auch die Büroumgebung vermissten. Mitarbeiter nutzen Büros insbesondere für kollaborative Aufgaben wie Strategiebesprechungen, Onboarding, Einzelgespräche und Schulungen.
Jetzt bietet ein hybrider Arbeitsplan die Lösung, um Lücken in anderen Arbeitsplatzkonfigurationen zu schließen
Die während der letzten Zeit aufgebaute Remote-Infrastruktur bleibt bestehen. Dies hat es den Teams erleichtert, hybride Arbeitszeiten einzuführen und trotz anhaltender Unsicherheiten flexibel zu bleiben.
Mittlerweile nutzt die Hälfte der Belegschaft ein hybrides Arbeitsmodell, indem sie ihre Zeit zwischen Heimarbeit und Arbeit vor Ort aufteilt.
Eine weitere bemerkenswerte Statistik ist, dass drei von zehn Hybridarbeitern sehr wahrscheinlich ein Unternehmen verlassen, wenn ihnen keine gewisse Flexibilität gewährt wird. Der Wandel in der Einstellung der Arbeitnehmer hin zur Hybridarbeit hat bereits stattgefunden, nun liegt es an den Arbeitgebern, diesen Wandel zu berücksichtigen.
Arten von hybriden Arbeitsplänen
Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten, wie Organisationen Remote- und Büroarbeit kombinieren ⬇️
Hybrider Zeitplan mit abwechselnden Tagen (Remote-Tage und Tage im Büro). Bei diesem hybriden Remote-Arbeitsplan wechseln die Mitarbeiter an bestimmten Tagen zwischen der Arbeit im Büro und der Arbeit von zu Hause aus. Es handelt sich um ein strukturiertes System, bei dem jeder eine Reihe von Regeln befolgt, die von seinem Manager oder Unternehmen festgelegt werden.
Hier sind einige beliebte Arten von Wechseltagesplänen:
- 3:2-Modell – Mitarbeiter verbringen drei Tage im Büro und zwei Tage im Homeoffice. Das lässt sich problemlos verwalten und sicherstellen, dass alle an bestimmten Tagen in der Woche gemeinsam im Büro sind. Allerdings verringert sich dadurch der Bedarf an Bürofläche und die Kosten werden nicht wesentlich gesenkt.
- Bottom-up-Modell – Teams entscheiden, wann und wie oft sie das Büro besuchen, z. B. zwei Tage pro Woche. Dadurch können die Teams die besten Tage für die Zusammenarbeit auswählen und benötigen weniger Bürofläche. Der einzige Nachteil ist, dass es ohne geeignete Managementtools schwieriger ist, Besprechungen zwischen verschiedenen Teams zu koordinieren.
- Versetzte Arbeitszeiten – Dieser hybride Büroplan legt sowohl die Tage als auch die Uhrzeiten fest, zu denen die Mitarbeiter im Büro sein sollen. Er ist nützlich für Branchen mit Schichtarbeit, wie das Gesundheitswesen, wo das Personal den ganzen Tag über anwesend sein muss. Letztendlich garantiert er, dass der Betrieb in kritischen Bereichen ohne Unterbrechung weiterläuft.
Hybrid-Zeitplan mit flexiblen Arbeitszeiten. Flexible Zeitpläne bieten vollständige Anpassungsfähigkeit. Es gibt keine starren Richtlinien; stattdessen entscheiden die Mitarbeiter je nach ihren Präferenzen, ob sie von zu Hause aus arbeiten oder ins Büro gehen.
- Flexibler Ort – Bei diesem Hybridmodell können Teammitglieder jeden Tag selbst entscheiden, wo sie arbeiten. Es ähnelt dem Bottom-up-Ansatz, gibt aber Einzelpersonen und nicht ganzen Teams die Kontrolle. Um die Bürogröße zu reduzieren, funktionieren flexible Ortspläne mit einem Schreibtischreservierungssystem. Begrenzter Büroraum kann jedoch bedeuten, dass nicht jeder an den gewünschten Tagen kommen kann.
- Flexible Arbeitszeit – Bei diesem Modell können Teammitglieder ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen. Beispielsweise können sie an Remote-Tagen von 8 bis 12 Uhr arbeiten, persönliche Aufgaben erledigen und dann von 15 bis 19 Uhr ihre Arbeit wieder aufnehmen. Unternehmen können flexible Arbeitszeiten mit flexiblen Arbeitsorten oder wechselnden Tagesplänen kombinieren, um die Flexibilität der Mitarbeiter zu erhöhen.
Hybrider Zeitplan mit projektbasiertem Ansatz (Remote-Phasen und In-Office-Phasen). Bei diesem hybriden In-Office-Zeitplan arbeiten die Teams während bestimmter Projektphasen im Büro zusammen, um Entscheidungen in Echtzeit zu treffen, intensiv zu brainstormen und den Teamzusammenhalt zu stärken.
Um Brainstorming-Sitzungen angenehmer zu gestalten, kann spezielle Ausrüstung eingesetzt werden. Zum Beispiel interaktive Whiteboards, Multimedia und Lautsprecher. Spezielle Software kann dabei helfen, den Prozess der Suche und Buchung von Besprechungsräumen mit der erforderlichen Ausrüstung zu vereinfachen.
Dieser Ansatz ermöglicht eine zielgerichtete Interaktion. Mit einer besseren Projektdynamik und Abstimmung unter den Teammitgliedern sollte es einfacher werden, Projektfristen und Meilensteine einzuhalten.
Eine besondere Herausforderung ist die mögliche Unterbrechung des Arbeitsablaufs und der Koordination beim Übergang zwischen Projektphasen. Teammitglieder haben manchmal Schwierigkeiten, sich an den Wechsel von intensiver Zusammenarbeit im Büro zu unabhängigeren Remote-Arbeitsumgebungen anzupassen.
Diese Änderung kann den Projektablauf beeinträchtigen und erfordert eine sorgfältige Planung und Kommunikation.
Was sind die Vorteile eines hybriden Arbeitsplans?
Welche Vorteile bietet die Einführung hybrider Büromodelle für Unternehmen? Wie wirkt sich dieses Modell positiv auf die Work-Life-Balance und Produktivität der Mitarbeiter aus? Wir untersuchen die Vorteile hybrider Arbeitszeitmodelle für beide Seiten:
➡️ Für Mitarbeiter. Ein hybrider Homeoffice-Plan ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeit um persönliche Verpflichtungen herum zu organisieren. Es besteht genügend Freiheit, um die Arbeitszeiten neben anderen Verpflichtungen zu verwalten. Dieses System unterstützt eine bessere Work-Life-Balance , da es unterschiedlichen persönlichen Zeitplänen und Vorlieben gerecht wird.
Außerdem muss weniger gependelt werden. Ein hybrider Arbeitsplan verkürzt die Reisezeit der Mitarbeiter, da sie an den meisten Tagen von zu Hause aus arbeiten und nur ein paar Mal pro Woche ins Büro gehen können. Dies spart viel Zeit und Kraftstoff während der Remote-Arbeitstage.
Darüber hinaus können Mitarbeiter bei flexibler Zeiteinteilung selbst entscheiden, wann sie ihren Arbeitstag im Büro beginnen und beenden. So vermeiden sie arbeitsreiche Zeiten und können entspannter zur Arbeit und wieder nach Hause fahren.
➡️ Für Arbeitgeber. Bei einem hybriden Remote-Arbeitsplan sind weniger Mitarbeiter gleichzeitig im Büro, wodurch Unternehmen die Bürofläche verkleinern und Kosten wie Nebenkosten und Gemeinkosten sparen können. Die Höhe der Einsparungen hängt vom jeweiligen Hybridmodell ab. Wenn Teams beispielsweise an verschiedenen Tagen im Büro arbeiten, ist eine Verkleinerung einfacher.
Wenn Mitarbeiter ihren Arbeitsort frei wählen und ihre Zeit effektiv einteilen können, fühlen sie sich stärker und motivierter. Diese Autonomie führt zu mehr Engagement , und engagierte Mitarbeiter sind engagierter, produktiver und tragen positiv zum Erfolg des Unternehmens bei.
Zudem hat die Möglichkeit zur Fernarbeit den potenziellen Mitarbeiterpool erweitert. Unternehmen können Talente von überall her rekrutieren, unabhängig vom Standort. Das bedeutet, dass Unternehmen Top-Talente einstellen können, die ihnen sonst nicht zur Verfügung stünden. Für andere Rollen senkt es die Rekrutierungskosten, da einige Standorte über qualifizierte Arbeitskräfte mit niedrigeren Gehaltsvorstellungen verfügen, die für ihre Region angemessen sind.
Was sind die Nachteile eines hybriden Arbeitsplans?
Obwohl ein hybrider Remote-Arbeitsplan Flexibilität bietet, die reine Büro- oder Remote-Arbeitsumgebungen nicht bieten, bringt er auch Herausforderungen und Unsicherheiten mit sich. Es ist wichtig, dass jedes Unternehmen diese potenziellen Nachteile und Hindernisse versteht, bevor es das neue Modell implementiert. Hier sind einige, die Sie berücksichtigen sollten:
➡️ Für Mitarbeiter. Manche Mitarbeiter haben Probleme, ihre Zeit zu verwalten , Aufgaben zu priorisieren und motiviert zu bleiben, was zusammengenommen zu einem Produktivitätsrückgang führt. Arbeitgeber können helfen, indem sie klare Prioritäten setzen und Produktivitätstools bereitstellen.
Wenn Mitarbeiter abwechselnd im Büro arbeiten, sehen sie ihre Kollegen nicht so oft bei der Arbeit und erleben Isolation und Trennung. Dies gilt insbesondere für abwechselnde und gestaffelte Arbeitszeiten, bei denen das Management entscheidet, wer wann im Büro arbeitet.
➡️ Für Arbeitgeber. Ein großer Nachteil von hybriden Bürozeiten sind die Koordinationsschwierigkeiten. Arbeitgeber müssen sich mit Konfliktlinien zwischen Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice auseinandersetzen, insbesondere wenn Remote-Teammitglieder von kleinen Gesprächen und kleinen Entscheidungen der Mitarbeiter im Büro ausgeschlossen werden. Um dieses Problem zu lösen, müssen Mitarbeiter eine Kultur fördern, in der die Beiträge aller Teammitglieder unabhängig vom Standort geschätzt werden.
Ein weiterer Aspekt sind die Investitionskosten für Technologien und Tools, die die Fernarbeit unterstützen. Dazu gehört die Einrichtung zuverlässiger Kommunikationsplattformen und Projektmanagementsoftware sowie die Schulung der Mitarbeiter zur Verwendung dieser Tools in einer hybriden Arbeitsumgebung. Eine Möglichkeit, dies zu bewältigen, besteht darin, Technologieinvestitionen an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.
Erfolgreiche Unternehmen, die hybride Arbeitspläne nutzen, und ihre Best Practices
Hier sind einige Unternehmen und wie sie den besten Hybridplan für sich gefunden haben:
Ford Foundation
Laut der Ford Foundation versucht ihr hybrider Büroplan , Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter in Einklang zu bringen und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Gemeinschaft im Team zu verbessern. Das Modell umfasst drei Tage vor Ort, wobei Dienstag und Mittwoch für alle Mitarbeiter obligatorisch sind und ein zusätzlicher Tag von jedem Einzelnen gewählt werden kann.
Darüber hinaus hat die Stiftung dreimal im Jahr „Remote Quiet Weeks“ eingeführt, um Unterbrechungen zu minimieren und eine konzentrierte Arbeit zu ermöglichen, indem große interne Meetings und nicht unbedingt notwendige Teammeetings unterbrochen werden. Schließlich finden wöchentlich „Light-Meeting Fridays“ statt, die die Konzentration fördern, indem abteilungsübergreifende Meetings an Freitagen vermieden werden.
Basierend auf Feedback und Änderungen seit 2021 hat Fords Modell Vorteile wie erhöhte Flexibilität, Agilität, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit gebracht, wie ein Vertreter des Unternehmens in einem LinkedIn-Beitrag feststellte. Diesen Ansatz möchte das Unternehmen auch in Zukunft weiterverfolgen.
Zapier
Zapier ermutigt seine Teammitglieder, regelmäßig den Raum und die Zeit zu beanspruchen, die sie brauchen, um ihre ideale Arbeitsumgebung zu schaffen. Diese Vorgehensweise macht Flexibilität zur Norm, sodass die Arbeit in verschiedenen Zeitzonen die Arbeitsabläufe des Teams nicht stört. Dies wird erreicht durch:
- Implementierung unternehmensweiter Richtlinien, beispielsweise der globalen Mobilitätsrichtlinie.
- Festlegen bewährter Kalenderpraktiken, um alle über die üblichen Arbeitszeiten zu informieren.
- Integrieren Sie Slack in Kalender, damit Teammitglieder leicht sehen können, ob jemand frei nimmt, zu Mittag isst oder seine Kinder von der Schule abholt.
Laut dem Chief People Officer von Zapier bietet dieser Ansatz mehrere Vorteile:
- Seit seiner Einführung konnte Zapier die besten Talente auf der ganzen Welt anziehen, nicht nur in Technologiezentren wie dem Silicon Valley.
- Durch die Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne kann Zapier eine vielfältigere Belegschaft aufbauen.
- Remote-Arbeit fördert eine bessere Dokumentation, Wissensaustausch und Automatisierung.
Formstack
Formstack ist, selbst mit einem kleinen Team, seit fast einem Jahrzehnt Vorreiter im Bereich der Remote-First-Hybridarbeit. Das Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern die Flexibilität, von zu Hause oder von Coworking-Plätzen aus zu arbeiten. Sein Ziel ist es, „echte Arbeitsplatzflexibilität“ zu bieten, die den Bedürfnissen jedes Einzelnen entspricht. Die Mitarbeiter können entscheiden, ob sie im Büro oder dort arbeiten möchten, wo sie sich am produktivsten fühlen.
Darüber hinaus gewährt Formstack monatliche Homeoffice- und Wellness-Zuschüsse, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten.
8 Schritte zur Implementierung eines hybriden Arbeitsplans in Ihrem Unternehmen
Wenn Sie bei der Implementierung genauso erfolgreich sein möchten, ist eine gründliche Planung und Koordination erforderlich. Hier sind 8 Schritte zur Verwaltung und Implementierung dieses neuen Arbeitsmodells:
1. Sammeln Sie Feedback von Managern und Mitarbeitern zu ihren Präferenzen. Verstehen Sie, wie Teams informell mit hybrider Arbeit umgehen, um formelle Richtlinien unter Berücksichtigung der bestehenden Kultur zu entwickeln.
2. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Legen Sie fest, wer den hybriden Remote-Arbeitsplan für jedes Team verwaltet. Stellen Sie sicher, dass die HR- und IT-Teams ihre Rollen bei der Unterstützung des neuen Arbeitsplatzes verstehen.
3. Bringen Sie Top-down- und Bottom-up-Richtlinien ins Gleichgewicht. Legen Sie Leistungsziele, erforderliche Arbeitszeiten, Kommunikationsrichtlinien, Anforderungen an Remote-Arbeitstools und Sicherheitsverfahren fest. Geben Sie Teams und Managern die Flexibilität, Richtlinien an ihre Bedürfnisse anzupassen.
4. Implementieren Sie die erforderlichen Tools und Systeme. Verwalten Sie Raumplanung, Kommunikationsplattformen, Schreibtischreservierungen und Community-Building-Aktivitäten effektiv. Wählen Sie Plattformen, die ein reibungsloses Hybrid-Erlebnis unterstützen.
5. Bieten Sie Coaching für Führungskräfte und Mitarbeiter an. Kontinuierliche Schulungen in Bereichen wie Aufgabenkoordination, Messaging, Erreichen von Zielen und Verwendung neuer Tools helfen dabei, den hybriden Arbeitsansatz zu verfeinern.
6. Testen Sie Ihren Hybridplan zunächst mit einer kleinen Gruppe, etwa einem Team oder einer Schicht. Holen Sie sich durch Umfragen Feedback von Mitarbeitern, Managern, IT und HR, um zu sehen, ob sie alles haben, was sie brauchen, und effektiv zusammenarbeiten können.
7. Führen Sie die Hybrid-Richtlinie unternehmensweit ein. Geben Sie den Mitarbeitern zwei Wochen Zeit, um ihre Routinen anzupassen.
8. Bewerten Sie den Fortschritt kontinuierlich. Sammeln Sie regelmäßig Feedback und nutzen Sie Arbeitsplatzanalysen, um Bereiche zu finden, in denen Verbesserungsbedarf besteht, und um erfolgreiche Praktiken in Ihrem hybriden Arbeitsmodell zu verstärken.
Eine Checkliste für den erfolgreichen Übergang zu einem hybriden Arbeitsplan
Die Umstellung auf einen hybriden Zeitplan legt den Grundstein für zukünftige Arbeitsdynamiken und mögliche bevorstehende Änderungen. Es ist ein kritischer Zeitpunkt, um von Anfang an wirksame Praktiken zu entwickeln. Damit Sie beim Wechsel zu einem Hybridplan nichts vergessen, verwenden Sie unsere Checkliste ⬇️
✔️ Wählen Sie effektive Kommunikationskanäle aus – Implementieren Sie Kommunikationsprotokolle und verwenden Sie Tools wie Slack, Zoom oder Teams. Planen Sie regelmäßige 1:1-Meetings, Brainstorming-Sitzungen und Team-Catch-ups ein, um alle auf dem Laufenden zu halten.
✔️ Schaffen Sie Transparenz – Sorgen Sie dafür, dass Teammitglieder ihre Zeitpläne für Kollegen sichtbar halten, um Besprechungskonflikte zu vermeiden und die Kommunikationseffizienz zu verbessern.
✔️ Legen Sie klare Arbeitserwartungen fest – Legen Sie klare Arbeitszeiten fest. Diese Klarheit fördert die Work-Life-Balance, da die Mitarbeiter wissen, wann sie verfügbar sein müssen. Vertrauen Sie jedoch darauf, dass Ihr Team unabhängig und ohne ständige Aufsicht arbeitet.
✔️ Fördern Sie Konzentration und Produktivität – Legen Sie jede Woche einen speziellen „besprechungsfreien Tag“ fest, um ungestörte Konzentrationszeit zu fördern. Unterscheiden Sie außerdem zwischen wichtigen Besprechungen und Aufgaben, die per E-Mail oder anderen asynchronen Methoden erledigt werden können.
✔️ Reaktionszeiten effektiv verwalten – Ermutigen Sie zu realistischen Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeiten, um den Druck sofortiger Benachrichtigungen zu verringern.
✔️ Machen Sie den Übergang richtig mit den richtigen Tools – Optimieren Sie Ihren hybriden Arbeitsplankalender mit Aufgaben wie Schreibtischreservierungen, Mitarbeiterplanung und Besprechungskoordination. Genießen Sie den Komfort einer All-in-One-Plattform und integrieren Sie alle Ihre bevorzugten Tools.
Angesichts aller Möglichkeiten sollte es nicht allzu schwer sein, den optimalen Hybridplan für Ihr Unternehmen zu finden, insbesondere mit den richtigen Tools und dem Engagement für kontinuierliche Verbesserung. Mit der Zeit wird sich daraus der beste Hybridplan für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens entwickeln.
