Eng Heutzutage, mit Smartphones, Tablets und Laptops an den Schreibtischen im Büro, ändert sich das traditionelle Bild von Arbeitsplätzen rasant. Einer der Trends ist das Aufkommen des sogenannten Hot-Desking-Systems, bei dem ein Arbeitsplatz mehrere Nutzer haben kann.
Es handelt sich um einen Ansatz zur Organisation von Büroflächen, bei dem die Mitarbeiter keine festen Tische und Stühle haben, sondern nach Bedarf freie Arbeitsplätze besetzen und dabei Desk-Check-ins nutzen.
Die „Check-In“-Funktion wurde entwickelt, um den Zeitraum festzulegen, für den Sie Ihre Reservierung bestätigen müssen. Dieser Service kann optional für jeden Platz oder Raum aktiviert werden.
Das Buchen ermöglicht den Zugang zu Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen zu organisieren, wenn Mitarbeiter keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz haben und die Anzahl der verfügbaren Plätze geringer ist als die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen.
Nach der Buchung erhält die Person eine Anfrage zur Bestätigung der Reservierung innerhalb eines Tages. Falls der Mitarbeiter die Reservierung nicht bestätigt oder ablehnt, wird der Arbeitsplatz wieder zur Buchung für andere Mitarbeiter freigegeben.
Mit Zuversicht ins Büro zurückkehren
Viele Mitarbeiter zögern nach der Covid-19-Pandemie, an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren. Dieses Problem ist in vielen Unternehmen weltweit verbreitet.
Daher ist es für ein modernes Unternehmen von großer Bedeutung, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Effizienz und Sicherheit zu wahren, indem alle notwendigen Bedingungen für die Mitarbeiter geschaffen werden und gleichzeitig die Anzahl der Personen im Büro begrenzt wird, um das Risiko einer Mehrfachinfektion zu minimieren.
Die beliebteste Lösung ist die Nutzung eines Buchungssystems für Besprechungsräume und die Überwachung der Arbeitsplätze.
Erhalten Sie Ihre Arbeitsplatz-Analysen
Jeder Mitarbeiter, der zu einem bestimmten Zeitraum im Büro erscheinen muss, sollte seinen Arbeitsplatz oder Besprechungsraum im Voraus buchen. Im einfachsten Fall ermöglicht das System, eine Begrenzung der Anzahl von Mitarbeitern festzulegen, die sich gleichzeitig im selben Raum aufhalten dürfen. Wird die „kritische Masse“ überschritten, schlägt das System vor, den Arbeitsplatz für eine andere Zeit zu buchen.
Der Manager erhält detaillierte Analysen für einen bestimmten Zeitraum, die zeigen, welche Plätze am häufigsten genutzt wurden. Auch Fälle, in denen ein Platz reserviert, aber nicht genutzt wurde, der Mitarbeiter zu spät kam oder länger als die vorgesehene Zeit am Arbeitsplatz blieb, werden aufgezeichnet.
Falls eine Reservierung vorlag, jedoch kein Check-in erfolgte und die Buchung storniert wurde, wird dies ebenfalls im Buchungsbericht der Mitarbeiter festgehalten.
Solche Berichte ermöglichen es, administrative Schlüsse über das Verhalten zu ziehen und den verantwortungsvollen Umgang der Mitarbeiter zu fördern – zur besseren Verwaltung des Büros und zur effizienten Nutzung der Arbeitszeit.
Auf Basis der Analysen kann der Leiter der Personalabteilung Rückschlüsse über den Mangel oder Überschuss an Arbeitsplätzen ziehen, was letztlich die Kosten optimiert und die Effizienz erhöht.
Passen Sie Ihren Arbeitsplatz an
Der Hauptvorteil der Nutzung von Desk-Check-ins besteht darin, dass Sie diese nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Beim Start der Software sieht der Nutzer eine schematische Darstellung des Büros und einen zusammengefassten Belegungskalender. Der Mitarbeiter kann einen freien Arbeitsplatz für das gewünschte Datum auswählen. Eine vertraute Benutzeroberfläche und ein intuitives Layout helfen dabei, sich schnell zurechtzufinden und die passende Platzierung auszuwählen.
Falls ein bestimmter Mitarbeiter erkrankt, kann nachvollzogen werden, wo er sich aufgehalten hat und mit wem er in Kontakt gekommen ist, um die betroffenen Mitarbeiter in Quarantäne zu schicken.
Wie kann UnSpot dabei helfen?
Das intelligente Buchungssystem für Arbeitsplätze ist eine äußerst gefragte Lösung in der Post-Pandemie-Wirtschaft. Wenn Sie sich entscheiden, in Ihrem Büro ein System für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze zu implementieren, um die Raumnutzung zu maximieren, steht Ihnen UnSpot zur Seite. Die Spezialisten bieten Softwarelösungen an, die individuell auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten werden, einschließlich eines umfassenden Implementierungsservices.
