Eng Die Pandemie hat vieles für Unternehmen und ihre Mitarbeiter verändert. Millionen von Firmen stehen vor einer neuen Realität: Damit ein Unternehmen weiterhin arbeiten und Einkommen generieren kann, ist es notwendig, schnell Fernarbeitsplätze bereitzustellen, ohne die Effizienz der Kommunikation zu verlieren.
Höchstwahrscheinlich überschreitet die Anzahl der Personen, die sich in einem Raum versammeln, derzeit nicht mehr als drei oder vier. Laut Statistik sind jedoch die meisten Konferenzräume in Büros für sieben oder mehr Personen ausgelegt. Die richtige Lösung, um die Bürofläche effizient zu nutzen, besteht darin, diese im Voraus zu buchen. Besprechungsräume werden zunehmend ein Teil des Büroalltags, und die einfache Buchung und Vernetzung rücken in den Vordergrund. So wird es leicht, einen Besprechungsraum zu finden und zu reservieren, auch aus der Ferne.
Was ist eine App zur Buchung von Besprechungsräumen?
Um die Effizienz von Besprechungsräumen und die Verteilung der Raumnutzung zu steigern, bieten verschiedene moderne IT-Unternehmen umfassende Lösungen für die elektronische Raumreservierung an. Diese Lösungen umfassen Software- und Hardwarelösungen, die in die IT-Infrastruktur einer Organisation integriert und individuell auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt sind. Solche Systeme erstellen eine virtuelle Karte der Besprechungsräume.
Wie profitieren Unternehmen von einer App zur Buchung von Besprechungsräumen?
Ein Raumreservierungssystem ist ein effektives Werkzeug, um die effizienteste Nutzung von Büroflächen sicherzustellen. Das elektronische Steuerungssystem verteilt die Nutzung auf die verschiedenen Räumlichkeiten von Geschäftsgebäuden, wodurch es möglich ist, vorherzusagen, wann ein bestimmter Raum frei sein wird, und diesen mit nur einem Klick für Präsentationen, Verhandlungen oder Meetings zu reservieren.
Weniger Zeit für die Buchung von Meetings aufwenden
Müssen Sie dringend einen Besprechungsraum buchen? Mit dem Reservierungssystem müssen Sie nicht mehr durch die Gänge laufen und an jede Tür klopfen, um nach einem freien Raum zu suchen. Die Sofortbuchungsfunktion ermöglicht es Ihnen, einen Raum in nur wenigen Sekunden zu reservieren. Zudem können Sie den Besprechungsraum direkt von Ihrem Arbeitsplatz aus über die App oder das Webportal buchen.
Doppelte Raumreservierungen vermeiden
Durch den Einsatz von Buchungstechnologien erhalten alle Mitarbeiter ein hervorragendes Werkzeug zur Analyse und Entscheidungsfindung bei der Verteilung von Besprechungen. Die Einführung von Systemen zur Buchung von Besprechungsräumen beseitigt Verwirrung im Zeitplan, doppelte Reservierungen und unterbrochene Konferenzen. Der gesamte Buchungsprozess wird transparent. Jederzeit können Sie einsehen, wer den Raum zu welcher Zeit und für welches Ereignis reserviert hat.
Flächen effizienter nutzen
Mit einem automatisierten Buchungssystem wird eine hohe Effizienz bei der Nutzung von Büro- oder Geschäftsräumen erreicht, die bis zu 90 % oder mehr betragen kann. Das bedeutet, dass die Räume nicht leer stehen und sich keine Warteschlangen von Personen bilden, die dort ein Meeting oder Verhandlungen abhalten möchten. Gleichzeitig wird die Lebensdauer der Technik verlängert, da sie nur dann eingeschaltet wird, wenn der Raum tatsächlich genutzt wird.
Wie beginnen Sie mit der Nutzung einer Software zur Buchung von Besprechungsräumen?
Neben den Veränderungen in der Arbeitstechnologie muss auch die Unternehmenskultur an das neue Paradigma angepasst werden. In einem Unternehmen, das auf ein hybrides Büromodell umgestellt hat, gibt es keine Trennung mehr zwischen Büroangestellten und denen, die aus der Ferne arbeiten.
Um Tablets für die Buchungssoftware von Besprechungsräumen zu verwenden, sollten Sie mindestens die folgenden vier Schritte berücksichtigen: Integration des Kalenders in die App, klare Richtlinien festlegen, die App mit mobilen Geräten verbinden und den Zeitplan auf verschiedenen Bildschirmen anzeigen.
Integration der App in Ihr bestehendes Kalendertool
Eine der wertvollsten Funktionen von Buchungssystemen ist die Integration der E-Mails und Arbeitspläne der Mitarbeiter dank der Unterstützung des Kalendertools. Dies ermöglicht es, einen Raum zu reservieren, indem einfach das mit dem Raum verbundene Postfach zur Verteilerliste der Veranstaltungsteilnehmer hinzugefügt und die Reservierung mit dem Arbeitsplan abgestimmt wird.
Klare Buchungsrichtlinien für Besprechungsräume festlegen
Kein Streit mehr mit Kollegen über den Zugang zu Räumen oder ungünstige Startzeiten. Alle Teilnehmer werden bei der Buchung eines Raumes im Voraus informiert, und die Transparenz des Buchungssystems mit der Möglichkeit, den Zeitplan über den Browser einzusehen, beseitigt Konflikte, Missverständnisse und Verzögerungen.
Die App für Besprechungsräume mit mobilen Geräten verbinden
Komfort ist der Hauptgrund, warum moderne Programme bevorzugt werden. Sie können einen Besprechungsraum für eine bestimmte Zeit und Dauer direkt über das Touchpad, online von einem Arbeitscomputer oder über ein Smartphone buchen. Die App für Besprechungsräume ist besonders vorteilhaft für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten.
Den Zeitplan der Besprechungsräume auf verschiedenen Bildschirmen anzeigen
Touchpanels und verschiedene Bildschirminstallationen sind weitere Trends. Solche Tools verbessern die Teamarbeit erheblich. Sie können Inhalte von jedem Gerät hochladen. Einer der Hauptvorteile solcher Lösungen ist die Zusammenarbeit von geografisch verteilten Teams (besonders relevant in einer Pandemie) — ein Touchscreen oder sogar ein Laptopbildschirm genügt.
Wie kann die Unspot-Software helfen?
Transformierbare Büroflächen versprechen, in den kommenden Jahren zu den begehrtesten zu gehören. Wenn es um Besprechungen geht, können Räume in solchen Büros je nach Anzahl der Teilnehmer vergrößert oder verkleinert werden.
Die Unspot-Software für die Fernbuchung von sowohl Besprechungsräumen als auch Arbeitsplätzen hilft bei der Verwaltung von Räumlichkeiten in transformierbaren Büros. Mit dem UnSpot Display können Sie Analysen, die Anzahl der Personen im Raum, Abstandsregeln und sogar die Reinigung der Oberflächen verfolgen. Es ist die harmonische Kombination von Multimedia-Technologien und funktionalem Design in Ihrem Büro. UnSpot bietet die Vorteile einer Software zur Buchung von Besprechungsräumen: Sie zeigt freie und belegte Flächen an, damit Sie sofort eine Reservierung vornehmen können. Darüber hinaus kann die Software das Büro modernisieren.
