Was ist eine Hybridrichtlinie und wie erstellt man in 6 Schritten eine Vorlage für eine Hybridrichtlinie?

Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt setzen viele Unternehmen auf flexible Arbeitsmodelle, um Spitzenkräfte anzuziehen und zu halten. Dazu gehören Optionen wie Fernarbeit und Teilzeitarbeit, die Unternehmen helfen, sich abzuheben und die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Das Festlegen klarer Regeln und Richtlinien für hybrides Arbeiten stellt jedoch eine Herausforderung dar, um einen reibungslosen Betrieb für alle Beteiligten vom Mitarbeiter bis zum Management sicherzustellen.

Hier erfahren Sie, wie Sie effektive Richtlinien für Hybrid- und Remote-Arbeit erstellen und erhalten Beispiele für Richtlinien für Hybridarbeit ⬇️

Warum braucht Ihr Arbeitsplatz eine hybride Arbeitsrichtlinie?

Eine Hybridarbeitsrichtlinie ist ein Leitfaden, der festlegt, wie ein Unternehmen hybrides Arbeiten handhabt. Sie definiert klar, wo, wann und wie Mitarbeiter arbeiten können, und legt Erwartungen und Verhaltensrichtlinien fest. Sie gibt auch an, welche Rollen an hybrider Arbeit beteiligt sind, und erläutert die gesetzlichen Rechte und Pflichten von Hybridmitarbeitern. 

Die Implementierung eines solchen Modells ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Sie unterstützt bei der Erreichung von Konsistenz und Fairness in der Verwaltung von Remote- und Büroarbeit.
• Optimiert die Produktivität am Arbeitsplatz, indem die Erwartungen der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen und betrieblichen Erfordernissen in Einklang gebracht werden.
• Unterstützt das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, indem es Flexibilität bietet und gleichzeitig die Verantwortlichkeit aufrechterhält.
• Berücksichtigt rechtliche Aspekte und Compliance-Anforderungen und reduziert zudem die mit der Fernarbeit verbundenen Risiken, wie etwa Sicherheitsprobleme am Arbeitsplatz oder Kommunikationsstörungen.

So schreiben Sie eine Hybrid-Arbeitsrichtlinie + Beispiele

Hier sind einige wichtige Abschnitte, die in Ihrer Hybridrichtlinie enthalten sein sollten ⬇️

Allgemeine Bestimmungen zum Modell

Welche Fragen müssen im Abschnitt beantwortet werden:

1. Was ist das Hauptziel der Umsetzung dieser Arbeitspolitik?
2. Welche Mitarbeiter oder Teams fallen unter diese Arbeitsrichtlinie? Gibt es bestimmte Rollen oder Abteilungen, die vom Modell ausgenommen sind?

So können Sie vorgehen:

1. Diese Richtlinie für hybrides Arbeiten zielt darauf ab, Flexibilität und Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Work-Life-Balance aller Mitarbeiter zu fördern. 
2. Sie gilt für alle berechtigten Voll- und Teilzeitbeschäftigten, ausgenommen Positionen, die aus betrieblichen Gründen vor Ort sein müssen.

Hybride Arbeitspläne

Beachten Sie die folgenden Punkte bei der Definition der Arbeitszeitplandetails:

1. Wie läuft der Prozess zur Beantragung und Genehmigung flexibler Arbeitszeiten ab?
2. Müssen Teamleiter oder Manager flexible Arbeitszeiten für Mitarbeiter genehmigen, die diese beantragen?
3. Gibt es länderspezifische gesetzliche Anforderungen bezüglich der Homeoffice-Zeitpläne?
4. Welche Erwartungen werden an die Arbeitszeiten von Hybridmitarbeitern gestellt?

Beispiele für Ihre Erklärung zur Hybridarbeit:

1. Mitarbeiter sollten eine Anfrage mit dem gewünschten Arbeitszeitmodell an ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung senden. Dieser wird je nach Stellenbeschreibung geprüft.
2. Teamleiter oder Manager müssen prüfen, wie sich der Arbeitszeitplan auf die Produktivität des Teams auswirkt und ob er den betrieblichen Anforderungen entspricht.
3. Für die Telearbeit können besondere Regeln hinsichtlich Pflichtpausen, Höchstarbeitszeiten und Sicherheitsstandards gelten.
4. Mitarbeiter müssen ihr Team über längere Pausen informieren und sicherstellen, dass sie die versäumte Arbeitszeit nachholen.

Arbeitsort: Zuhause, im Büro oder Hybrid

Bei der Festlegung des Arbeitsorts müssen Unternehmen folgende Aspekte berücksichtigen:

1. Wie viele Tage pro Woche müssen die Mitarbeiter im Büro arbeiten?
2. Gibt es bestimmte Tage oder Zeiten, an denen Mitarbeiter oder Teams im Büro sein müssen?
3. Können Mitarbeiter ausschließlich von zu Hause oder von anderen Standorten aus arbeiten? Welchen Einfluss haben lokale Gesetze darauf?
4. Wie wird entschieden, wo Mitarbeiter je nach ihrer Rolle oder Aufgabe arbeiten sollen?

So können Sie antworten:

1. Mindestens 3 Tage pro Woche müssen die Mitarbeiter im Büro sein.
2. Mitarbeiter können bis zu 10 Tage pro Monat von zu Hause aus arbeiten.
3. Die Teilnahme an notwendigen Präsenzterminen ist erforderlich, an anderen Tagen kann Telearbeit von zu Hause aus geplant werden.
4. Bei wiederholten Problemen können die Berechtigungen zur Fernarbeit widerrufen werden.

Arbeitszeiten und Verfügbarkeit

Fahren Sie mit der Prüfung der Arbeitszeiten und Verfügbarkeitsoptionen fort:

1. Was sind die voraussichtlichen Öffnungszeiten, während derer Mitarbeiter für die Arbeit zur Verfügung stehen sollten? Gibt es bei diesen Zeiten Flexibilität?
2. Welche Zeiten sind für Arbeitstreffen und gemeinsame Sitzungen vorgesehen?

Sie können folgende Aussagen treffen:

1. Von den Mitarbeitern wird eine Verfügbarkeit von mindestens 8 Stunden zwischen 7 und 19 Uhr erwartet, mit flexibler Mittagspause.
2. Um sowohl den Mitarbeitern im Büro als auch den Remote-Mitarbeitern gerecht zu werden, werden die Besprechungstermine während der Kernarbeitszeiten geplant.

Technologien und Ausrüstung für Arbeitsaufgaben

Berücksichtigen Sie als Nächstes die folgenden Fragen zu Ihrem hybriden Arbeitsmodell:

1. Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn Mitarbeiter zusätzliche Geräte für ihre Heiminstallation benötigen?
2. Bietet das Unternehmen Unterstützung für Strom-, Gas- oder Internetrechnungen für Remote-/Hybrid-Mitarbeiter? Gibt es spezielle arbeitsrechtliche Bestimmungen zur finanziellen Unterstützung bei Remote-Arbeitskosten?

Beispiele für Hybridrichtlinien:

1. Den Mitarbeitern werden Laptops zur Verfügung gestellt, die eine Remote-Verbindung zum Server ermöglichen.
2. Remote-/Hybrid-Teammitglieder erhalten ein monatliches Stipendium zur Deckung der Kosten für die Arbeit von zu Hause aus, das je nach Standort angepasst wird.

Arbeitskommunikation und Interaktion

Einige Details, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Wie werden die Sitzungen verwaltet, um Konsistenz und Beteiligung zu gewährleisten?
2. Welche Tools werden für Teamkommunikation, Projektmanagement und Meetings genutzt?
3. Werden Sie das Projektmanagement erleichtern?
4. Wie werden wirksame Kommunikationspraktiken gefördert?

Beispielhafte Implementierungsdetails für das Modell:

1. Für ein einheitliches Meeting-Erlebnis von verschiedenen Standorten aus wird Zoom verwendet und die Ergebnisse werden über OneDrive geteilt.
2. Die Teams kommunizieren über Teams/Slack.
3. Das Projektmanagement wird bis Montag erleichtert.
4. Teams werden ermutigt, effektive Kommunikationspraktiken zu entwickeln. Anstatt beispielsweise Arbeitsbesprechungen zum Austausch von Informationen abzuhalten, wird alles dokumentiert, sodass die Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen können.

Bewertung und Leistung der Arbeit der Mitarbeiter

Hier sind einige wichtige Fragen, die Unternehmen in ihrem Modell berücksichtigen müssen:

1. Wie geben Führungskräfte und Mitarbeiter in hybriden Teams Feedback?
2. Welche Methoden werden eingesetzt, um die Produktivität zu messen und eine Gleichbehandlung der im Büro und an entfernten Standorten arbeitenden Mitarbeiter zu erreichen?
3. Wie sollten Ziele festgelegt werden?

Beispiele:

1. Wenn das Unternehmen oder der Arbeitnehmer der Meinung ist, dass die aktuelle Regelung nicht gut funktioniert, können sie zu den vorherigen Arbeitsbedingungen zurückkehren.
2. Teams nutzen Kennzahlen wie den Abstand zwischen geplanter und erledigter Arbeit, um die Leistung einzelner Mitarbeiter zu bewerten.
3. Manager sollten die Arbeitsbelastung, die psychische Gesundheit, die Interessen und die Karrierewünsche der Mitarbeiter besprechen, um erreichbare Ziele festzulegen. Gleichzeitig sollten sie die Leistungs- und Ergebniserwartungen des Unternehmens klar kommunizieren.

Sicherheit und Datenschutz am Arbeitsplatz

Wichtige zu berücksichtigende Fragen:

1. Benötigen Mitarbeiter zusätzliches Equipment für ihre Sicherheit und IT-Sicherheit beim Arbeiten im Homeoffice oder von zu Hause? Welche Maßnahmen werden getroffen, um ergonomische Homeoffice-Arbeitsplätze einzurichten und das Risiko körperlicher Überlastung oder Verletzungen zu reduzieren?
2. Welche Richtlinien gibt es, um sicherzustellen, dass vertrauliche Unternehmensinformationen bei der Remote-/Hybridarbeit geschützt bleiben?
3. Welche Schulungen oder Ressourcen werden den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, um ihr Bewusstsein für Cybersicherheitsbedrohungen und sichere Remote-/Hybrid-Arbeitspraktiken zu schärfen?

Anweisungsbeispiele:

1. Zur Datensicherheit verwenden die Mitarbeiter vom Unternehmen bereitgestellte VPNs und verschlüsselte Geräte. Ergonomische Ausstattung wie Stühle und Schreibtische sind auf Anfrage erhältlich.
2. Strenge Datensicherheitsprotokolle umfassen Verschlüsselung und sicheren Umgang mit vertraulichen Informationen. 
3. Mitarbeiter haben Zugang zu Online-Kursen und Materialien, die ihnen helfen, Cybersicherheitsrisiken zu erkennen und zu minimieren.

Unterstützung und Schulung durch das Management

Stellen Sie abschließend folgende Fragen zum Support und zur Schulung:

1. Welche Schulungen werden angeboten?
2. Wie erhalten Mitarbeiter bei technischen oder betrieblichen Problemen Unterstützung, wenn sie remote arbeiten?
3. Wie unterstützt die Personalabteilung die Mitarbeiter bei der Bewältigung der Richtlinien für hybrides Arbeiten?

Folgendes können Sie anbieten:

1. Die Personalabteilung wird Orientierungssitzungen zu Richtlinien für hybrides Arbeiten abhalten.
2. Die IT bietet rund um die Uhr Helpdesk-Support für Fernzugriff und Cybersicherheit.
3. Die Personalabteilung unterstützt die Mitarbeiter bei der Arbeitsplanung, um eine korrekte Umsetzung der Hybridrichtlinien zu gewährleisten.

So verfassen Sie in 6 Schritten eine Richtlinie für hybrides Arbeiten

Das Schreiben einer Hybridmodellrichtlinie ist einfach. Folgen Sie einfach unserer sechsstufigen Checkliste ⬇️

1. Bewerten Sie die Bedürfnisse des Unternehmens

Analysieren Sie zunächst die aktuellen Bedingungen und skizzieren Sie die Ziele, die Sie mit Ihrer Richtlinie für hybrides Arbeiten erreichen möchten.

2. Daten sammeln und Mitarbeiter befragen

Sammeln Sie durch Umfragen Erkenntnisse zur Remote-Arbeit von Mitarbeitern und Managern, um die Präferenzen zu verstehen und Best Practices anderer Organisationen zu studieren.

3. Entwickeln Sie einen Richtlinienentwurf für hybrides Arbeiten

Identifizieren Sie in einem Richtlinienentwurf für das Hybridmodell wesentliche Elemente für die Fernarbeit, wie etwa die Berechtigung zur Fernarbeit, Kommunikationsrichtlinien und Erwartungen an die Arbeitsleistung.

Der Hybrid ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren Arbeitsplan zu kontrollieren, ihre Umgebung rechtzeitig zu ändern, um ihre Arbeitseffizienz zu verbessern, und ihre persönliche Zeit flexibler zu verwalten. Und um zu verhindern, dass ein solches Modell im Chaos endet, müssen Sie den Prozess organisieren und herausfinden, wie Sie ihn kontrollieren können.

Sie können beispielsweise ein System zur Verwaltung eines flexiblen Büros implementieren – einen einzigen Raum, in dem Mitarbeiter Schreibtische, Besprechungsräume, Schließfächer und Parkplätze buchen. Um das Beste aus einem solchen System herauszuholen, können Sie zusätzlich ein nicht zugewiesenes Arbeitsplatzformat implementieren, bei dem die Mitarbeiter wählen können, wo sie im Büro sitzen möchten.

4. Überprüfen und Anpassungen vornehmen

Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen, um den Entwurf zu überprüfen, damit vor der endgültigen Genehmigung des Modells Klarheit und Konformität bestehen. Stakeholder wie HR, IT und Rechtsberater benötigen möglicherweise eine Klarstellung. 

5. Genehmigen und Implementieren des Modells

Informieren Sie die Mitarbeiter nach der Genehmigung und bieten Sie Schulungen zur Umsetzung der Hybridarbeitsrichtlinie an, um Verständnis und Einhaltung zu fördern. Die anfängliche Implementierung dauert 4 bis 6 Wochen, der Rest wird schrittweise innerhalb von 3 bis 6 Monaten umgesetzt.

6. Überwachen und anpassen

Bewerten Sie regelmäßig die Wirksamkeit der Richtlinie für hybrides Arbeiten und passen Sie sie bei Bedarf an, um den sich entwickelnden Unternehmensanforderungen und dem Feedback der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass sich die Planung von Besprechungen auf Ad-hoc-Basis besser an Ihre unterschiedlichen Zeitpläne anpasst, als wenn Sie sie jede Woche an einem festen Tag oder zu einer festen Uhrzeit ansetzen.

5 Tipps zur erfolgreichen Implementierung eines hybriden Arbeitsmodells

Wir haben das meiste bereits abgedeckt, aber hier sind noch ein paar letzte Tipps, damit Ihre Hybridrichtlinie gut funktioniert:

1. Sorgen Sie für Klarheit und Genauigkeit – Anstatt vage Formulierungen wie „Übergang zur Hybridarbeit“ zu verwenden, geben Sie wichtige Details wie das Startdatum (z. B. 1. September) und die Erwartungen an den Arbeitsplan (z. B. zwei Tage Remote-Arbeit, drei Tage im Büro pro Woche) an.

2. Unterstützen Sie die Gleichstellung zwischen Remote- und Präsenzarbeit – Stellen Sie sicher, dass Ihr hybrides Arbeitsmodell Mitarbeiter im Büro nicht gegenüber Remote-Mitarbeitern bevorzugt oder umgekehrt, um wahrgenommene Diskriminierung zu vermeiden. Schaffen Sie gleiche Chancen und Unterstützung für alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Arbeitsort.

3. Erklären Sie die Vorteile der persönlichen Zusammenarbeit – Viele Mitarbeiter zögern, ins Büro zurückzukehren, weil sie keine klaren Vorteile sehen. Manche fühlen sich aus Kontrollgründen oder aus Produktivitätsgründen unter Druck gesetzt, zurückzukehren. Um dies zu erreichen, zeigen Sie, wie die persönliche Zusammenarbeit zum Erfolg führt oder für spannende Arbeitstage sorgt.

4. Teilen Sie die Richtlinie über mehrere Kanäle – Senden Sie sie per E-Mail, besprechen Sie sie in Teambesprechungen, teilen Sie sie über Instant Messaging-Kanäle, laden Sie sie in Tools für die Zusammenarbeit hoch und zeigen Sie wichtige Punkte in gemeinsamen Bereichen an. Sorgen Sie dafür, dass sie sichtbar und zugänglich ist.

5. Machen Sie es zu Ihrem eigenen – Hybridarbeit ist kein Einheitsmodell, sondern erfordert Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter. Nutzen Sie die Flexibilität dieses Modells, um eine maßgeschneiderte Richtlinie zu erstellen, die zu Ihrer Branche, Unternehmenskultur und Belegschaftsdynamik passt.