Eng Wie oft sehen Sie Ihre Kollegen? Wahrscheinlich jeden Tag. Aber wie sieht es mit persönlichen Interaktionen aus?
Laut einer aktuellen Statistik von Deloitte interagieren 44 % der Mitarbeiter täglich mit ihren Teams, indem sie ins Büro pendeln. Der Rest arbeitet zumindest teilweise remote. Genauer gesagt arbeiten 22 % der Mitarbeiter vollständig von zu Hause aus und interagieren nur online mit ihren Kollegen. Weitere 34 % praktizieren einen hybriden Ansatz: Sie arbeiten sowohl von zu Hause als auch im Büro.
Der hybride Ansatz wird zur neuen Norm. Morning Consult hat herausgefunden, dass hybrides Arbeiten in diesem Jahr zum ersten Mal zur bevorzugten Option wurde. Die meisten führen dies darauf zurück, dass sie mehr Flexibilität haben, ihr Leben nach ihren Bedürfnissen zu gestalten, anstatt an einen strikten Arbeitsplan gebunden zu sein.
Für Unternehmen gibt es mehrere Vorteile beim Wechsel zu einem hybriden Modell: Es ermöglicht, im Wettbewerb um die besten Talente in einem angespannten Arbeitsmarkt mitzuhalten, die Vorteile des Remote-Arbeitens zu nutzen und dabei die Kosten zu senken. Weniger Bürofläche bedeutet geringere Miet- und Wartungskosten.
Die Implementierung eines hybriden Arbeitsmodells eröffnet auch die Möglichkeit für fortschrittliche Raummanagement-Techniken. Durch den Einsatz von Tools wie Desk Sharing Software können Unternehmen sicherstellen, dass die Büroräume effizient genutzt werden. Diese Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, im Voraus Arbeitsplätze und Besprechungsräume zu reservieren, was die Nutzung des physischen Raums optimiert und Konflikte über Ressourcen minimiert. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch zu einem besser organisierten und harmonischeren Arbeitsumfeld bei.
In diesem Artikel sprechen wir über die Vor- und Nachteile einer hybriden Arbeitsumgebung und wie man ein hybrides Modell im Unternehmen implementieren kann. Wir werden Strategien untersuchen, um den Übergang reibungsloser zu gestalten, sowie Tools vorstellen, die eine erfolgreiche hybride Arbeitsumgebung unterstützen, sodass sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber von diesem flexiblen Ansatz profitieren können.
Wie sieht das hybride Arbeitsmodell aus?
Hybrides Arbeitsmodell kombiniert die Arbeit im Büro mit der Arbeit von zu Hause aus. Der Ansatz für die Pendelzeiten kann unterschiedlich sein: entweder folgen die Mitarbeiter dem vom Arbeitgeber festgelegten Arbeitsplan, oder die Teams wählen ihre eigenen Tage, um ins Büro zu gehen.
Wenn Mitarbeiter nach dem Zeitplan des Arbeitgebers arbeiten, ist es einfacher, den Arbeitsbereich zu organisieren — Kollegen haben Gewissheit in ihren Handlungen. Daher ist diese Variante der flexiblen Zeitplanung häufiger anzutreffen.
Wenn Mitarbeiter ihre Besuche selbst planen können, bleiben sie flexibler. Für den Arbeitgeber ist es jedoch schwieriger zu verstehen, wo die Kollegen morgen arbeiten werden.
Vor- und Nachteile des hybriden Arbeitsmodells
Das hybride Arbeitsmodell hat an Fahrt gewonnen, da immer mehr Unternehmen ihren Teams ein hybrides Arbeitsmodell anbieten und immer mehr Mitarbeiter sich für dieses Modell entscheiden. Bevor Sie ebenfalls auf hybrides Arbeiten umstellen, sollten Sie ein tiefes Verständnis für die Vorteile und die Engpässe entwickeln, mit denen Sie rechnen müssen.
Hier sind die Vorteile, die Unternehmen, die auf hybrides Arbeiten setzen, erzielen↓
Vorteil #1: Verbesserte Teamleistung
Deloittes externe Arbeitsmarktumfrage unter 1.000 US-Profis untersucht die Vorteile flexibler Arbeitsregelungen und gibt Empfehlungen für Manager, wie sie Arbeitsprozesse mit den Erwartungen der Mitarbeiter in Einklang bringen können.
Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass 94 % der Befragten flexible Arbeitszeiten als vorteilhaft empfinden. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören ein niedrigeres Stresslevel, bessere psychische Gesundheit und eine bessere Work-Life-Integration. Hybride Arbeitsplätze ermöglichten außerdem ein günstiges Arbeitsumfeld, was zu einer höheren Mitarbeitermotivation, -bindung und -produktivität führte.
Genau das bietet eine hybride Arbeitsumgebung: die Möglichkeit, zwischen Büro, Zuhause, Co-Working-Space zu wechseln und den passenden Arbeitsplan zu wählen.
Vorteil #2: Reduzierte Kosten
Hybride Arbeitsplätze sind im Vergleich zu einem traditionellen Büromodell kostengünstiger. Die CEO-Umfrage 2023 bestätigt diese Tatsache: 9 von 10 CEOs geben an, dass Kosteneinsparungen der wichtigste Effekt des Wechsels zu einem hybriden Modell sind. Die Einsparungen umfassen niedrigere Kosten für gemeinsame Büroräume, Büroausstattung und insgesamt reduzierte Büroflächenkosten.
Dies ist möglich, da Sie nicht alle Ihre Mitarbeiter gleichzeitig unterbringen müssen. Stattdessen müssen Sie für komfortable hybride Arbeitsbedingungen für 50-60 % Ihres Teams sorgen, wenn Sie das Modell „drei Tage im Büro/zwei Tage remote“ wählen. Dies bedeutet ein optimiertes Budget für den Aufbau eines hybriden Büros sowie für dessen Verwaltung.
Vorteil #3: Wettbewerbsfähiges HR-Angebot
Während die Mehrheit der Mitarbeiter 2020 gerne von zu Hause aus arbeitete, wurde fast ein Jahr später deutlich, dass die vollständige Remote-Arbeit den Mitarbeitern bedeutungsvolle Verbindungen raubt. Viele Menschen klagten über den Mangel an persönlicher Kommunikation und das Gefühl der Einsamkeit. Dennoch wollten sie nicht dauerhaft ins Büro zurückkehren. Durch die Einführung eines hybriden Modells im Unternehmen können Mitarbeiter die Vorteile beider Modelle genießen: Flexibilität und ein Gefühl der Zugehörigkeit. Darüber hinaus kann die Implementierung von Tools wie Arbeitsplatz-Buchungssystem dieses Erlebnis weiter verbessern, indem Mitarbeiter im Voraus ihre Arbeitsplätze reservieren können. Dies stellt sicher, dass sie einen festen Platz zum Arbeiten haben, wenn sie ins Büro kommen, und hilft gleichzeitig, ein gut organisiertes und effizientes Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.
Umfragen zeigen, dass flexible Arbeitsbedingungen die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Mindestens 80 % der hybriden Mitarbeiter geben an, bessere Beziehungen zu ihren Familien und Kollegen zu haben, verglichen mit der Zeit, als sie vollständig im Büro arbeiteten. Darüber hinaus schätzen sie es, dass sie nicht ins Büro pendeln müssen und kein zusätzliches Geld für Benzin oder Mittagessen ausgeben müssen.
Die Verwendung von Hybrid-Arbeitssoftware kann den Übergang zu einem hybriden Modell erleichtern, indem sie Tools für effiziente Kommunikation, Zusammenarbeit und Aufgabenmanagement bereitstellt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, nahtlos zwischen Remote- und Büroarbeit zu wechseln, ohne an Produktivität zu verlieren.
Dies ermöglicht es Unternehmen, ein wettbewerbsfähigeres Angebot für potenzielle Kandidaten zu machen und den bestehenden Mitarbeitern mehr Gründe zu geben, zu bleiben. Dadurch erleichtert hybrides Arbeiten die Rekrutierung und Bindung von Talenten, was wiederum zu reduzierten HR-Kosten führt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das hybride Modell nicht nur die Arbeitserfahrung verbessert, sondern auch das Wachstum und die Nachhaltigkeit des Unternehmens unterstützt.
Aber das hybride Modell hat auch seine Tücken↓
Nachteil #1: Isolierte Kommunikation und Selbstmanagement
Sie müssen die Kommunikation zwischen den Teams sowie die Produktivität und das Wohlbefinden der hybriden Mitarbeiter weiterhin genau überwachen. Laut Deloitte geben diejenigen, die teilweise von zu Hause und teilweise im Büro arbeiten, an, dass sie sich von ihren Kollegen vor Ort isoliert fühlen. Deshalb empfinden sie ihre Kommunikation als ineffektiv.
Darüber hinaus geben hybride Mitarbeiter zu, dass sie durch nicht arbeitsbezogene Aktivitäten abgelenkt werden und Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit zu organisieren (einschließlich des Zugangs zu Arbeitsdateien, der Priorisierung ihres Wohlbefindens usw.). Dies kann zu erhöhtem Stress und Burnout führen.
Nachteil #2: Ineffiziente Mitarbeiterverwaltung
Arbeitgeber müssen das Maß an Flexibilität bestimmen, das es hybriden Mitarbeitern ermöglicht, die Büro- und Remote-Arbeit in Einklang zu bringen, ohne die persönliche Zusammenarbeit und die Nutzung des Büros zu beeinträchtigen. Einerseits können Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, selbst zu entscheiden, wann und wie lange sie ins Büro kommen, um die Flexibilität im Sinne der Effizienz zu maximieren.
Andererseits ist dies recht riskant, da Sie die Kontrolle verlieren könnten. Aus diesem Grund bestehen viele darauf, dass bestimmte Bürotage eingehalten werden müssen.
Natürlich ist dieses Problem jedoch auch lösbar. Beispielsweise können Sie Zeitplanungs- und Planungssoftware implementieren. So können sich Manager und Mitarbeiter leichter synchronisieren.
Wie man hybrides Arbeiten implementiert
Unternehmen finden es oft schwierig, Veränderungen (selbst potenziell vorteilhafte) im Arbeitsumfeld umzusetzen. Laut Gartner sind Mitarbeiter nicht bereit, Unternehmensveränderungen zu unterstützen, wobei nur 43% der Mitarbeiter neue Unternehmensinitiativen unterstützen. Im Jahr 2016 lag dieser Wert noch bei 74 %.
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Initiativen, die den Übergang zu einem hybriden Arbeitszeitplan angenehmer gestalten.
1. Machen Sie das Büro funktionaler
Hybride Arbeitsplätze sind keine traditionellen Büros. Sie benötigen weniger Platz, Ausstattung und Möbel, aber Sie sollten den Fokus auf die Funktionalität legen.
Beispielsweise sollten Sie beim Einrichten Ihres Arbeitsbereichs sicherstellen, dass er für alle geeignet ist: Männer und Frauen aller Körpergrößen und Erscheinungsbilder. Es ist am besten, verstellbare Schreibtische zu kaufen, die auf unterschiedliche Höhen eingestellt werden können. Einige von ihnen ermöglichen es den Mitarbeitern sogar, im Stehen zu arbeiten, was eine großartige Option sein kann.
Neben Büromöbeln müssen Sie das gesamte Büro funktional gestalten. Dies ermöglicht es Ihnen, den verfügbaren Raum besser zu nutzen und Ihrem Büro einen Mehrwert zu verleihen. Beispielsweise können Sie Massagesessel kaufen, um einen Entspannungsbereich zu schaffen, oder eine Videospielkonsole, eine bequeme Couch, einen Couchtisch und viele Video- und Brettspiele für den Gaming-Bereich bereitstellen.
2. Leistungsmanagement neu ausrichten
Sie können die Leistung nicht auf die gleiche Weise beurteilen wie bei vollständiger Präsenzarbeit. Da Sie weniger Kontrolle über Ihre Mitarbeiter haben werden als bei vollständiger Büroarbeit, müssen Sie detaillierte Leistungsziele festlegen. Dies wird Ihnen helfen, die Produktivität zu verfolgen, die Teamleistung zu überwachen und klare Ziele für jeden Mitarbeiter zu setzen.
Bei der Entwicklung eines neuen Leistungsmanagementsystems sollten Sie über traditionelle Bewertungen und KPIs hinausgehen. Sie müssen regelmäßige Checkpoints, Schlüsselverhaltensweisen und proaktives Coaching als Teil Ihrer neuen hybriden Unternehmenskultur implementieren.
Darüber hinaus sollten Sie ein höheres Maß an Selbstmanagement fördern, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Arbeit effizient zu organisieren, wobei persönliche Ziele und Unternehmensziele berücksichtigt werden.
3. Sicherstellen einer Omnichannel-Erfahrung
Mitarbeiter, die in hybriden Umgebungen arbeiten, wechseln ständig zwischen Büro und Zuhause. Um ihnen an beiden Orten ein effektives Arbeiten zu ermöglichen, ist es wichtig, für ein gleiches Engagement zu sorgen, unabhängig von ihrem Standort. Die Bereitstellung von Geräten wie Laptops erleichtert ihre Arbeit: Hybride Mitarbeiter müssen nicht auf Büro-PCs angewiesen sein, um auf Arbeitsdateien zuzugreifen.
Vergessen Sie auch nicht die Ausrüstung für Gemeinsame Bereiche. Beispielsweise sollten Sie in ein Fernsehgerät oder ein interaktives elektronisches Whiteboard mit Internetzugang investieren, damit Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, an Besprechungen in Ihren Konferenzräumen teilnehmen können.
4. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich anzupassen
Sobald Sie die oben genannten Lösungen implementiert haben, unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Anpassung an die hybride Arbeit, indem Sie Büromanagementsysteme einführen. Diese Systeme bieten nicht nur eine neue Büroerfahrung, sondern senken auch die Verwaltungskosten des Büros und verhindern manuelle Fehler, was die Gesamtproduktivität steigert.
Das Büromanagementsystem ermöglicht es den Mitarbeitern, einen komfortablen Sitzplatz zu wählen. In diesem System können sich die Mitarbeiter dank Arbeitsplatzbuchung an bestimmten Tagen im Büro Arbeitsplätze zuweisen. Auf diese Weise können menschliche Fehler vermieden und Umstrukturierungen verhindert werden, was zu Kosteneinsparungen und höherer Effizienz führt.
Hauptpunkte zu hybriden Arbeitsplätzen: Was zu beachten ist
- Hybride Arbeitsplätze kombinieren Büroarbeit und Remote-Arbeit, was die Anpassung an unterschiedliche Arbeitsbedingungen und persönliche Vorlieben der Mitarbeiter erleichtert.
- Der hybride Ansatz ist zur bevorzugten Wahl für viele Unternehmen und Mitarbeiter geworden, dank der Möglichkeit, die Kosten für Büroräume zu senken und die Teamleistung zu verbessern.
- Zu den Vorteilen des hybriden Modells gehören eine verbesserte Teamproduktivität durch Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes und der Arbeitszeiten, was die Motivation und Effizienz der Mitarbeiter steigert.
- Zu den größten Nachteilen zählen fragmentierte Kommunikation und Herausforderungen im Personalmanagement, die die Entwicklung effektiver Strategien zur Aufrechterhaltung der Konnektivität und Koordination von Teamaktivitäten erfordern.
- Die Implementierung hybrider Arbeit erfordert die Optimierung von Büroräumen zur Anpassung an neue Arbeitsbedingungen, die Implementierung von Leistungsmanagementsystemen und die Sicherstellung einer konsistenten Arbeitserfahrung für Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, um ein effizientes und unterstützendes Arbeitsumfeld zu fördern.
