Für viele Organisationen passt es nicht mehr, entweder vollständig remote oder ausschließlich im Büro zu arbeiten. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, dass Mitarbeiter zweimal pro Woche oder gelegentlich ins Büro kommen. Andere haben spezifische Teams, die jeden Mittwoch für gemeinsame Sitzungen ins Büro kommen. Gleichzeitig möchten viele Arbeitnehmer weiterhin die Möglichkeit haben, remote zu arbeiten — daher der Aufstieg der hybriden Mitarbeiterkultur.
Hybrides Arbeiten kombiniert Büro-, Remote- und mobile Modelle und bietet Mitarbeitern Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsortes und ihrer Arbeitsmethoden. Dieser Ansatz passt sich den Präferenzen jedes Teams an, verbessert deren Produktivität und Arbeitszufriedenheit. Gleichzeitig reduziert er die Büroausgaben, steigert das Mitarbeiterengagement und hält die Arbeitsprozesse flexibel.
Um dieses dynamische Arbeitsmodell zu unterstützen, greifen Unternehmen zunehmend auf hybride Arbeitssoftware und Tools zur Optimierung von Arbeitsräumen zurück. Diese Technologien erleichtern die Verwaltung hybrider Arbeitsumgebungen.
Hybride Arbeitssoftware ermöglicht eine nahtlose Koordination zwischen Remote- und Büroarbeit, sodass Teams unabhängig von ihrem Standort verbunden und produktiv bleiben. Sie unterstützt bei der Planung, Kommunikation und Aufgabenverwaltung, wodurch sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.
Instrumente zur Optimierung von Arbeitsräumen hingegen helfen Unternehmen, ihre physischen Büroflächen effizienter zu nutzen. Durch die Analyse der Nutzung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen ermöglichen diese Tools eine bessere Raumverwaltung. Dies stellt sicher, dass Ressourcen nicht verschwendet werden und dass die Büroumgebung sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Büro als auch der Remote-Mitarbeiter unterstützt. Eine effiziente Raumverwaltung reduziert nicht nur Kosten, sondern verbessert auch das gesamte Arbeitserlebnis der Mitarbeiter.
In diesem Artikel erkunden wir, was hybrides Arbeiten bedeutet, welche verschiedenen Formen und Modelle es annehmen kann und wie man es erfolgreich umsetzt. Erfahren Sie, warum es zu einem Eckpfeiler moderner Arbeitsstrategien wird. Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien kann hybrides Arbeiten zu einer flexibleren, produktiveren und zufriedenstellenderen Arbeitsumgebung für alle Beteiligten führen.
Was ist hybrides Arbeiten und wie unterscheidet es sich von Remote- oder Büroarbeit?
Definition hybrides Arbeiten: eine moderne Arbeitsweise, die traditionelle persönliche Büroarbeit mit Remote-Arbeit kombiniert. Es erkennt an, dass verschiedene Aufgaben, Projekte und Arbeitsstile unterschiedliche Stufen an persönlicher Interaktion und Teamarbeit aus der Ferne erfordern.
Hybrides Arbeiten stellt die Menschen in den Mittelpunkt des Workforce Managements, insbesondere die Produktivität und Arbeitszufriedenheit der hybriden Mitarbeiter. Es greift zentrale Probleme der Remote-Arbeit wie Einsamkeit und das Bedürfnis nach Gemeinschaft auf. Statt nur im Büro zu sein, wird ein flexibles Modell geschaffen, bei dem die Mitarbeiter von zu Hause, in Coworking-Spots oder im Büro arbeiten können. So können Teammitglieder je nach ihren Aufgaben flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsorten wechseln.
Vier Modelle des hybriden Arbeitens
Hybrides Arbeiten ist ein dynamischer, moderner Arbeitsstil, der sich weltweit durchgesetzt hat. Es ist jedoch keine Einheitslösung, sondern nimmt verschiedene Formen an, die auf die einzigartigen Bedürfnisse von Unternehmen und ihren Mitarbeitern zugeschnitten sind.
1. Flexibles Modell
In einem flexiblen Modell wählen hybride Mitarbeiter selbst, wann sie im Büro arbeiten und wann sie lieber remote arbeiten möchten. Das Büro ist die ganze Woche geöffnet, sodass Mitarbeiter theoretisch jeden Tag dort sein könnten, wenn sie wollen.
Dieses Modell ermöglicht es den Mitarbeitern, jeden Tag den besten Arbeitsplatz für ihre Bedürfnisse auszuwählen, was das Vertrauen des Arbeitgebers zeigt. An Tagen, die sich auf eigenständige Aufgaben oder Projekte konzentrieren, arbeiten sie oft von zu Hause aus. Der Prozess kann durch die Nutzung der Arbeitszeitplanung strukturierter gestaltet werden.
Airbnb gibt seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, wo sie sich am produktivsten fühlen. Sie können die ganze Zeit von zu Hause aus arbeiten, jeden Tag ins Büro kommen oder selbst entscheiden, wann es am besten ist, im Büro zu sein.
2. Festes Modell
Ein festes hybrides Arbeitsmodell legt mehr Wert auf persönliche Zusammenarbeit. Es gibt klare Regeln für die Remote-Arbeit. Abteilungen, die mehr persönliche Interaktionen erfordern, haben mehr Bürotage, während andere, die unabhängig arbeiten, weniger haben.
Wenn verschiedene Mitarbeiter an unterschiedlichen Tagen zur Arbeit kommen, wie etwa dienstags und donnerstags für einige und montags und mittwochs für andere, hilft dies, die Büroflächen besser zu nutzen und die Teams näher zusammenzubringen.
Darüber hinaus können Sie mit Hilfe spezieller Software das Büro analysieren und verstehen, wie Sie es effizienter nutzen können. Mit Hilfe spezieller Software können Sie zudem den Office Büro Analyse, wie er effizienter genutzt werden kann. Berechnen Sie z. B., wie viele neue Mitarbeiter in demselben Büro unter Beibehaltung des derzeitigen Arbeitsplans untergebracht werden können. Oder Sie ziehen in ein kleineres, aber komfortableres Büro um, wenn das Unternehmen nicht plant, die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
Bei Apple kommen einige Mitarbeiter nur für ein paar Tage pro Woche ins Büro, und einige Teams sind ganztägig im Büro. Apple glaubt, dass zwei bis drei Tage pro Woche im Büro spontane Interaktionen und Diskussionen fördern, die zu neuen Ideen und Innovationen führen.
3. Büro-zuerst-Modell
Im büroorientierten hybriden Arbeitsmodell sind die Mitarbeiter hauptsächlich vor Ort, haben jedoch die Möglichkeit, bei Bedarf remote zu arbeiten. Beispielsweise könnte man vier Tage pro Woche im Büro und einen Tag von zu Hause aus arbeiten.
Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter seinen Zeitplan ändert, zum Beispiel zwei Tage von zu Hause aus arbeitet und drei im Büro. Dann kann ein Büromanagementsystem implementiert werden, damit Kollegen Arbeitsplätze buchen können, die für sie bequem sind. Zum Beispiel in der Nähe der Klimaanlage oder näher an der Küche.
Eine interaktive Karte des Büros macht es noch einfacher: Alle Standorte sind so übersichtlich wie die eigene Handfläche. Sie können einen Platz auswählen, der zur Stimmung des Tages passt.
Und wenn sich jemand entscheidet, an einem Bürotag remote zu bleiben, wird seine Reservierung automatisch storniert und jemand anderes kann den Platz des Mitarbeiters buchen. Auf diese Weise wird die Arbeit im Büro optimiert, menschliche Fehler werden vermieden und Überbuchungen werden verhindert. Letztendlich reduziert dies die Kosten und erhöht die Effizienz.
Vor einigen Jahren forderte Google die Mitarbeiter auf, vom Büro aus zu arbeiten, und selbst Remote-Mitarbeiter, die in derselben Stadt wie ihr Arbeitsplatz wohnten, mussten mit Gehaltskürzungen rechnen.
4. Remote-zuerst-Modell (Home-First-Modell)
Das Remote-zuerst-Hybridmodell bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter von zu Hause oder an einem anderen externen Ort arbeiten. Sie können die Büroräume des Unternehmens nutzen, wenn nötig, aber der Wohnort der Mitarbeiter beeinflusst die Einstellung nicht.
Dropbox folgt einem Remote-zuerst- oder „virtual-first“-Ansatz, bei dem Büros eher wie Co-Working-Spaces funktionieren. Dies senkt die Büroausgaben erheblich, vielleicht sogar bis hin zur Abschaffung des Büros.
Was sind die Vorteile von Hybrid-Arbeit?
In den letzten Jahren hat die hybride Arbeitsstruktur ihre vielen Vorteile gezeigt. Bis 2023 hatten 48 % der Unternehmen Remote-Arbeit bereits zur Norm gemacht, und 27 % befanden sich im Prozess der Entwicklung entsprechender Richtlinien. Remote-Arbeit als Teil eines hybriden Arbeitsmodells erweist sich für viele Unternehmen als erfolgreich. Hier ist der Grund:
→ Kostenersparnis. Remote-Arbeit hilft Unternehmen, Geld bei Ausgaben wie Büroräumen und Versorgungsunternehmen zu sparen. Cisco beispielsweise sparte von 2015 bis 2020 etwa 500 Millionen US-Dollar durch die Nutzung von weniger Büroflächen.
→ Umweltauswirkungen. Arbeiten von zu Hause reduziert die CO₂-Emissionen.
→ Work-Life-Balance. Mitarbeiter genießen kürzere Pendelzeiten und mehr Kontrolle über ihren Zeitplan.
→ Zufriedenheit der Mitarbeiter. Hybride Mitarbeiter können wählen, wann und wo sie arbeiten. Dies ist nützlich für Pflegekräfte oder diejenigen, die flexible Arbeitszeiten benötigen. Und dank der interaktiven Bürokarten in speziellen Managementsystemen können Sie schnell die richtigen Mitarbeiter finden.
→ Ergebnisorientierung. Hybrides Arbeiten ermutigt die Mitarbeiter, sich auf sinnvolle Ergebnisse zu konzentrieren, anstatt nur Aufgaben zu erledigen.
→ Vielfalt und Inklusion. Hybrides Arbeiten und Remote-Einstellungen erweitern den Zugang zu Talenten aus verschiedenen Hintergründen und Standorten.
Hybride Mitarbeiter schätzen die Arbeitsflexibilität, und Unternehmen profitieren von einem höheren Engagement, besserer Teamarbeit und höherer Produktivität.
Was sind die Einschränkungen und Herausforderungen?
Hybrides Arbeiten hat klare Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die Unternehmen daran hindern, es vollständig zu übernehmen:
→ Ausrichtung der Strategie mit der Belegschaft: Es ist schwierig für Führungskräfte sicherzustellen, dass jeder die Unternehmensziele versteht und dazu beiträgt, insbesondere in großen, globalen Teams mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen.
→ Isolation und Kommunikation: Remote-Arbeitsmodelle können es Teams erschweren, verbunden und informiert zu bleiben. Dies führt zu langsameren Lernkurven für neue Mitarbeiter und dem Gefühl, ausgeschlossen zu sein.
→ Vertrauensprobleme: Einige Manager haben Schwierigkeiten, Remote-Mitarbeitern zu vertrauen, was zu Überwachung und Zweifel an der Mitarbeiterbindung führt.
→ Unterschiedliche Arbeitsplatzvorlieben: Arbeitgeber und Mitarbeiter haben oft unterschiedliche Ansichten über die Rückkehr ins Büro versus Remote-Arbeit, was zu Spannungen und Unsicherheiten führen kann.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, können Unternehmen Werkzeuge wie Büro Analyse nutzen, um besser zu verstehen, wie Mitarbeiter ihre Arbeitsumgebungen nutzen, sowohl im Büro als auch remote. Workspace Analytics hilft dabei, Muster zu erkennen und den Arbeitsbereich zu optimieren, um sicherzustellen, dass er den Bedürfnissen aller Mitarbeiter gerecht wird, was die Gesamtproduktivität und Zufriedenheit steigert.
Eine weitere effektive Lösung ist die Implementierung einer Desk Sharing Software. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren, wodurch sichergestellt wird, dass sie einen festen Platz zum Arbeiten haben, wenn sie ins Büro kommen. Solche Systeme erleichtern nicht nur den Prozess der Verwaltung von Büroflächen, sondern helfen auch dabei, Abstandsregeln einzuhalten und die Raumnutzung zu verbessern.
Diese Herausforderungen sind keine unüberwindbaren Hindernisse, aber sie sollten berücksichtigt werden, bevor ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt wird. Durch proaktives Angehen dieser Probleme und die Nutzung der richtigen Werkzeuge können Unternehmen eine kohäsivere und produktivere hybride Arbeitsumgebung schaffen. Dieser Ansatz löst nicht nur potenzielle Konflikte und Ineffizienzen, sondern fördert auch eine engagiertere und zufriedenere Belegschaft.
Wie man hybrides Arbeiten im Büro implementiert: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
Nachdem wir nun die Definition von Hybridarbeit kennen und wissen, was sie mit sich bringt, konzentrieren wir uns auf den eigentlichen Übergang.
Mit dem richtigen Ansatz kann der Übergang zu hybrider Arbeit für jede Organisation effektiv sein. Diese sechs Schritte konzentrieren sich auf die Anpassung und das Wohlbefinden hybrider Mitarbeiter, sodass jeder ein verbessertes Arbeitserlebnis hat.
Schritt 1: Ziele und Vorgaben für hybrides Arbeiten definieren
Bevor Sie in ein hybrides Arbeitsmodell eintauchen, stellen Sie sicher, dass Sie die Bedeutung des hybriden Arbeitens verstehen und definieren Sie, was Sie erreichen möchten. Wollen Sie die Abläufe verbessern, Kosten senken oder die Teamarbeit verstärken? Sie könnten sich auf viele Aufgaben konzentrieren, aber es ist am besten, ein oder zwei Hauptprioritäten zu setzen, insbesondere während Sie und Ihre Teams sich an das neue Modell gewöhnen.
Sie müssen auch Metriken planen, die zeigen, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben. Wenn Kostensenkung das Ziel ist, verfolgen Sie die Einsparungen durch reduzierte Büroflächen oder Reisekosten. Für die Teamarbeit achten Sie darauf, wie gut die Teams zusammenarbeiten, zum Beispiel wie oft sie Projekte gemeinsam abschließen oder wie zufrieden sie als Gruppe arbeiten.
Schritt 2: Einen Hybrid-Arbeitsplan aufstellen
Überlegen Sie, welcher der zuvor besprochenen Zeitpläne am besten zu den einzelnen Abteilungen passt. Erstellen Sie ein Modell, das beschreibt, wie hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen funktionieren soll. Darin sollte festgehalten werden, wer teilnehmen kann, wer über die Arbeitspläne entscheidet, wie die Mitarbeiter in Kontakt bleiben und wie die Sicherheit gewährleistet wird.
Beteiligen Sie Ihre Rechts- und Compliance-Teams, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien für hybride Mitarbeiter den Vorschriften entsprechen und alle rechtlichen Anforderungen abdecken.
Klären Sie auch Ihr Team darüber auf, was von ihnen im neuen Setup erwartet wird: wie oft sie im Büro sein werden, welche Tools sie verwenden sollen und wie sie über ihre Arbeit berichten.
Schritt 3: Mitarbeiter auf hybrides Arbeiten vorbereiten
Um hybrides Arbeiten erfolgreich zu machen, müssen Sie Ihrem Team die richtigen Werkzeuge und Unterstützung bieten. Betonen Sie die psychologischen Vorteile des hybriden Arbeitens und unterstützen Sie das Wohlbefinden hybrider Mitarbeiter mit Wellness-Initiativen und Zugang zu psychischen Gesundheitsressourcen.
Nun zur technischen Seite: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Werkzeuge für Ihr Arbeitsmodell haben. Bieten Sie Laptops und VPN-Zugang an, richten Sie ein zuverlässiges Zeit- und Anwesenheitssystem ein und helfen Sie ihnen, sich mit den wichtigsten Tools vertraut zu machen. Bieten Sie Schulungen zu diesen Tools und zur Anpassung an die Dynamik des hybriden Arbeitens an.
Schritt 4: Leistungskontrolle und -bewertung implementieren
Sie benötigen ein System oder eine Software zur Verfolgung von Kennzahlen. Abhängig von den Metriken — Verkaufsziele, Projektfristen, Kundenservice-Kennzahlen usw. — benötigen Sie möglicherweise ein anderes Werkzeug, um diese Daten zu sammeln. Idealerweise sollten Sie all diese Metriken in ein digitales Arbeitsmodell integrieren.
Verfolgen Sie Trends im Laufe der Zeit, um Muster für hybride Mitarbeiter zu identifizieren. Beispielsweise könnte die Marketingabteilung verfolgen, wie sich Online-Webinare im Vergleich zu traditionellen Messen auf die Lead-Generierung auswirken.
Schritt 5: Regelmäßige Meetings und Mitarbeiter-Check-Ins durchführen, psychologische Unterstützung in Betracht ziehen
Hybrides Arbeiten sollte kein starres Modell sein, sodass es möglicherweise Anpassungen im Laufe der Zeit erfordert. Um sich weiter zu verbessern, hören Sie auf Ihr Team, Ihre Manager und Ihre Stakeholder. Nehmen Sie Änderungen basierend auf deren Input (Umfragen, Meetings, Einzelgespräche) vor und überwachen Sie, wie diese Änderungen funktionieren.
Bleiben Sie nicht bei einem festen Ansatz, den Sie zu Beginn erarbeitet haben. Während Sie sich weiterentwickeln, wachsen und möglicherweise den Kurs ändern, müssen sich auch Ihre Richtlinien für hybride Mitarbeiter entsprechend anpassen.
Stellen Sie sicher, dass Sie psychologische Unterstützung wie Beratung oder Stressmanagement-Programme anbieten, wenn Mitarbeiter Hilfe bei der Bewältigung der Herausforderungen des hybriden Arbeitens benötigen. Die Unterstützung ihres psychischen Wohlbefindens ist der Schlüssel, um ein positives und produktives Umfeld zu erhalten.
Schritt 6: Spezialisierte Software für das flexible Büromanagement implementieren
Umstellung Ihres Arbeitsmodells auf Hybridarbeit ist ein bisschen wie die Renovierung Ihrer Arbeitsumgebung. Sie könnten es selbst in die Hand nehmen — das Projekt Ihrem internen Team zuweisen und ein Jahr damit verbringen, alles einzurichten. Aber in Wirklichkeit könnte es Monate dauern, bis alles richtig funktioniert. Oder Sie könnten den einfacheren Weg gehen und Profis engagieren, die alles für Sie anpassen.
Die Wahl des richtigen Kollaborationstools ist entscheidend, wenn Sie zu einem hybriden Arbeitsmodell übergehen. Vor ein paar Jahren mussten Organisationen schnell Entscheidungen über Technologien treffen, um den Remote-Betrieb zu unterstützen. Jetzt haben Sie die Freiheit, die besten Plattformen auszuwählen und mit den besten Teams zusammenzuarbeiten, ohne Eile.
Suchen Sie nach einem System, das Teams und Arbeitsbereiche einfach verwalten kann. Die Lösung sollte helfen, hybrides Zeitmanagement und Desk Sharing zu implementieren, sodass die Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Arbeitsplätzen befreit werden.
