Eng Heutzutage wird in der Geschäftswelt immer häufiger die Notwendigkeit erwähnt, das Büro umzugestalten und eine Hot Desk-Zone einzuführen. Ein Hot Desk ist global betrachtet ein modernisierter Bereich, in dem Mitarbeiter anstelle eines festen Arbeitsplatzes einen freien Platz einnehmen, wenn sie nach ihrem Arbeitsplan ins Büro kommen.
Einen erheblichen Teil des Jahres verbringen Mitarbeiter im Urlaub, auf Geschäftsreisen, bei Meetings oder im Krankenstand. In dieser Zeit bleiben ihre Arbeitsplätze ungenutzt. Durch das Teilen eines Arbeitsplatzes kann der Büroraum optimiert und effizienter genutzt werden. Zudem ermöglicht dieses Format, die angemietete Fläche um 30-40 % zu reduzieren.
Auch für Unternehmen, die während der Covid-Pandemie die Anzahl der Mitarbeiter erhöht haben, deren Bürofläche jedoch nicht ausreicht, um so viele Personen unterzubringen, ist dieses Modell vorteilhaft. Hier erweist sich die Organisation eines hybriden Arbeitsmodells als besonders nützlich. Laut einer Umfrage von Fortune bevorzugen mehr als 50 % der Befragten hybride Arbeitszeiten.
In diesem Artikel werden wir versuchen, die Frage zu beantworten, wie man ein Hot Desk für hybrides Arbeiten effektiver organisieren kann.
4 Tipps für die effektive Implementierung von Hot Desking im Büro
Die einzige Herausforderung bei der Nutzung eines Hot Desk besteht in der Erstellung eines Zeitplans. Ohne eine festgelegte Zeit für jeden mobilen Mitarbeiter ist die Arbeit in einem solchen Raum nicht möglich, da sonst die Arbeitsprozesse durch Platzmangel verlangsamt werden könnten. Einige Tipps können jedoch helfen, Hot Desking im Büro effektiv zu implementieren.
Teilen Sie den Mitarbeitern die Hot Desk-Pläne mit, um sie auf die Umstellung vorzubereiten
Der erste Tipp besteht darin, „Staus“ zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder, der im Büro arbeiten möchte, einen Platz hat. Hierbei sollte der Kauf einer Hybrid-Buchungs-App in Betracht gezogen werden, und die Pläne sollten den Mitarbeitern vorgestellt werden. Dies ist bequem und leicht in alle Bürosysteme zu integrieren.
Einige Unternehmen bevorzugen den traditionellen Weg: Wenn jemand im Büro arbeiten möchte, aber keinen festen Arbeitsplatz hat, sendet er eine Anfrage an eine spezielle E-Mail-Adresse, die von Büro-Managern verwaltet wird. Dies ist jedoch zu kompliziert. Mit einfachen Mechanismen kann man einen Platz an einem bevorzugten Ort reservieren und überall im Büro zusätzliche Bildschirme anfordern.
Nutzen Sie eine fortschrittliche Arbeitsplatzbuchung, um Engpässe zu vermeiden
Konservative Büroräume werden durch die Einführung einer Hot Desk-Zone in flexible Räume umgewandelt. Dank der Hot Desks wird die Auslastung des Büros verteilt, und der Zeitplan für die Nutzung der Arbeitsplätze sorgt für zugängliche Sitzplätze und eine minimale Anzahl von Personen im Arbeitsbereich.
Analysen zeigen oft, dass 50 % der Mitarbeiter nicht mehr als 2-3 Stunden pro Tag an ihrem Arbeitscomputer verbringen. Daher wäre es sinnvoll, diese Mitarbeiter in die Hot Desk-Zone zu verlagern, eine Anfrage zu stellen und einen Zeitplan für sie zu erstellen.
Legen Sie eine grundlegende Nutzungsrichtlinie fest
Es ist auch notwendig, grundlegende Verhaltensregeln für das Teilen von Arbeitsplätzen festzulegen:
- keine persönlichen Gegenstände nach der Arbeit hinterlassen;
- Sauberkeit wahren;
- Kollegialität und Rücksichtnahme auf andere.
Mit dieser Richtlinie für die Organisation von Büroflächen ist es auch von großer Bedeutung, die Funktionsfähigkeit der gesamten Ausstattung und die richtige Konfiguration der Kommunikationsmittel sicherzustellen.
Schaffen Sie einen komfortablen Arbeitsplatz für den Mitarbeiter
Trotz des Mangels an Personalisierung sollte jeder Arbeitsplatz so gut wie möglich ausgestattet sein, damit sich jeder wohlfühlt. Vielseitigkeit ist eines der Hauptanforderungen.
Das Hot Desk-System bietet jedem die Möglichkeit, die für ihn am besten geeignete Arbeitsorganisation zu wählen. Dadurch lassen sich letztendlich die besten Leistungsindikatoren erzielen.
Hauptvorteile von Hot Desking
Viele Unternehmen haben dieses System bereits erfolgreich implementiert, um von allen Vorteilen zu profitieren, darunter insbesondere:
- hohe Effizienz der Raumnutzung;
- Organisation effektiver Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen;
- Senkung der Kosten für die Arbeitsplatzgestaltung;
- hohe Arbeitsproduktivität;
- Mitarbeitermotivation und Förderung eines kreativen Arbeitsansatzes.
Die Buchung von Arbeitsplätzen in einem hybriden Büro bietet Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, das Budget zu schonen, ohne die Arbeitseffizienz zu beeinträchtigen.
Unspot kann bei der Organisation von Hot Desking helfen
Die Pandemie hat viele Anforderungen an die Organisation von Büroflächen hervorgebracht. Eine qualitativ hochwertige Lösung kann die Einführung eines Hot Desk-Systems sein. Das Team von Unspot kann die ideale Lösung für die Organisation von Hot Desking bieten. UnSpot unterstützt alles, was Sie zur Implementierung von Hot Desking benötigen – von einer virtuellen Karte bis hin zu Einschränkungen und der Information, wer heute im Büro sein wird. Sie müssen sich nicht mehr an Büroleiter wenden, um Ihren Besuch im Büro zu planen. UnSpot hilft Ihnen dabei:
1. Ihre Zeit im Büro zu planen.
2. Einen verfügbaren Arbeitsplatz im Büro zu wählen.
