Übersetzung: Alles über hybride Arbeitszeitpläne: Beispiele, Vorteile und Einblicke

Die COVID-19-Pandemie hat die Machbarkeit und teilweise auch die Attraktivität der Telearbeit eindrucksvoll bewiesen. Laut Forschungsergebnissen erreichen Mitarbeitende oft ein höheres Maß an Konzentration in ihrem häuslichen Umfeld, während die verkürzte Pendelzeit mehr Raum für das Privatleben lässt. Allerdings hat die schrittweise Rückkehr zu physischen Arbeitsplätzen gezeigt, dass auch der direkte Austausch von Angesicht zu Angesicht von großem Wert ist. So wie die Telearbeit unsere Konzentration und Anpassungsfähigkeit fördert, bietet das traditionelle Büro eine wichtige Umgebung für soziale Interaktionen und die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen.

Dennoch muss die Trennlinie zwischen Zuhause und Büro nicht strikt binär sein. Dank des Konzepts der hybriden Arbeit lassen sich die Vorteile beider Welten kombinieren.

Das hybride Arbeitsmodell: Ein umfassender Überblick

Zahlreiche Unternehmen erkennen mittlerweile, dass sie ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten und gleichzeitig die Produktivität aufrechterhalten können. Das hybride Arbeitsmodell ist ein Rahmen, der sowohl die Vor-Ort-Arbeit als auch die Arbeit im Homeoffice nahtlos miteinander verbindet. Dieser Ansatz ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben entweder von einem zentralen Büro, dem Komfort ihres Zuhauses oder sogar mobil auszuführen, etwa von Satellitenbüros oder geteilten Co-Working-Spaces.

Einer kürzlich von Accenture durchgeführten Umfrage zufolge bevorzugen 83 % der Befragten das hybride Arbeitsmodell, wobei sie die Möglichkeit betonen, mindestens 25 % ihrer Arbeitszeit remote zu arbeiten. Eine weitere Studie der International Foundation of Employee Benefit Plans zeigt, dass eine signifikante Mehrheit der Mitarbeitenden hybride Arbeitsmodelle den rein virtuellen oder vollständig bürobasierten Arbeitsmodellen vorzieht.

Die drei Arbeitsmodelle: Ein Vergleich

Das hybride Arbeitsmodell ist nur eine von drei verschiedenen Arbeitsweisen. Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede:

1. Büro-Arbeitszeitplan:

In diesem Modell arbeiten alle Teammitglieder regelmäßig im Büro, mit Ausnahme von gelegentlicher Telearbeit, die durch Arzttermine, Kinderbetreuung oder besondere Lebensumstände erforderlich wird.

2. Remote-Arbeitszeitplan:

Hier arbeiten alle Teammitglieder vollständig von verschiedenen Standorten aus, was ein physisches Büro überflüssig macht. Auch wenn sich Remote-Mitarbeitende möglicherweise einige Male im Jahr für Teambesprechungen oder externe Meetings persönlich treffen, bleibt der primäre Modus virtuell.

3. Hybrider Arbeitszeitplan:

Dieser Ansatz kombiniert die beiden zuvor genannten Modelle, wobei die Mitarbeitenden zwischen Homeoffice und Büroarbeit wechseln. Einige hybride Modelle erlauben den Mitarbeitenden, selbst zu entscheiden, wann sie im Büro anwesend sind, während andere strukturierte Pläne bestimmte Tage für Telearbeit oder Büroarbeit vorsehen.

Ein genauerer Blick auf den hybriden Arbeitszeitplan

Während wir die Essenz der verschiedenen hybriden Arbeitsansätze verstanden haben, wollen wir nun tiefer in die Spezifika dieser flexiblen Arbeitszeitpläne eintauchen. Das hybride Arbeitsmodell beschreibt eine flexible Anordnung, die sowohl Remote- als auch Präsenzarbeit kombiniert. Es weicht von der binären Struktur „nur remote“ oder „nur Büro“ ab. Stattdessen können Mitarbeitende in Abstimmung mit ihren Vorgesetzten das optimale Verhältnis zwischen Telearbeit und Büroarbeit bestimmen, um individuellen Anforderungen und Vorlieben gerecht zu werden.

Bei durchdachter Umsetzung bieten hybride Arbeitszeitpläne die Flexibilität der Telearbeit, um ein intensives Eintauchen in Aufgaben zu ermöglichen, und erhalten gleichzeitig die Teambildungs- und Kooperationsmöglichkeiten der Präsenzarbeit.

Varianten des hybriden Arbeitszeitplans: Optionen und Überlegungen

Die Welt der hybriden Arbeit ist vielfältig und ermöglicht es, Arbeitszeitpläne an spezifische Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen. Hier sind einige gängige Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten, sowie deren Vor- und Nachteile:

Kohortenpläne:

Kohortenpläne stellen einen strukturierten Ansatz innerhalb des hybriden Arbeitsmodells dar. Hier wird eine allgemeine Regel entweder vom Vorgesetzten oder vom Unternehmen festgelegt. Zum Beispiel könnte das gesamte Personal verpflichtet sein, montags und dienstags im Büro zu arbeiten, während mittwochs bis freitags remote gearbeitet werden kann.
Einige Varianten des Kohortenplans umfassen:

• 3:2-Modell: Mitarbeitende teilen ihre Zeit auf drei Tage im Büro und zwei Tage zu Hause auf. Diese Methode ist leicht zu koordinieren und fördert eine einheitliche Präsenz im Büro während der Woche. Ein möglicher Nachteil sind die Kosten, da eine Reduzierung der Bürofläche möglicherweise nicht ermöglicht wird.
• Bottom-Up-Modell: Teams entscheiden selbst über ihre Büro-Tage, während sie ein vorgegebenes Ziel (z. B. zwei Bürotage pro Woche) einhalten. Dieser Ansatz ermöglicht es Teams, ihren Büroplan zu optimieren. Eine Reduzierung der Bürofläche ist möglich, da verschiedene Teams das Büro an unterschiedlichen Tagen nutzen. Die Herausforderung besteht darin, funktionsübergreifende Teams an gemeinsamen Tagen zusammenzubringen.
• Gestaffelte Pläne: Dieses Modell legt nicht nur Büro-Tage fest, sondern auch Ankunfts- und Abfahrtszeiten. Es eignet sich besonders für schichtorientierte Arbeit und gewährleistet eine kontinuierliche Abdeckung. Zum Beispiel nutzen medizinische Praxen gestaffelte Pläne, um eine ausreichende Personaldeckung zu gewährleisten und gleichzeitig das Risiko von COVID-Infektionen zu minimieren.

Flexible Zeitpläne:

Flexible Zeitpläne, wie der Name schon sagt, bieten Freiheit ohne starre Regeln. Mitarbeitende können ihren Arbeitsort und ihre Anwesenheit im Büro nach persönlichen Präferenzen bestimmen.

• Flexi-Place: Einzelne Teammitglieder entscheiden täglich über ihren Arbeitsort, ähnlich dem Bottom-Up-Modell. Desk-Reservierungssysteme können eine Reduzierung der Bürofläche unterstützen. Jedoch könnten Platzbeschränkungen die Fähigkeit der Teammitglieder beeinträchtigen, an bestimmten Tagen Arbeitsplätze zu reservieren.
• Flexi-Time: Teammitglieder legen ihre Arbeitszeiten fest, zum Beispiel durch die Aufteilung des Tages in Morgen- und Nachmittagsarbeit oder durch die Kombination mit Flexi-Place- oder Kohortenplänen. Dieser Ansatz erhöht die Autonomie der Mitarbeitenden, erfordert jedoch eine effektive Koordination für die Zusammenarbeit.

Die Vorteile hybrider Arbeitszeitpläne

Die Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells und -plans kann für Unternehmen mehrere bemerkenswerte Vorteile mit sich bringen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Zugang zu einem vielfältigen Talentpool: Laut Gallup bevorzugt ein großer Teil der remote-fähigen Mitarbeitenden, etwa neun von zehn, flexible Arbeitsarrangements. Die Einführung eines hybriden Modells wird diese potenziellen Kandidaten natürlich anziehen und das Unternehmen Zugang zu einem breiteren Spektrum an qualifizierten Fachkräften ermöglichen.
• Kosteneffizienz: Hybride Arbeitsmodelle ermöglichen eine Verschlankung der Büroflächen, was zu geringeren Ausgaben für Mieten oder Immobilienbesitz führt. Darüber hinaus können Unternehmen Kosteneinsparungen durch geringere Nebenkosten, reduzierte Gemeinkosten, weniger Reisevergütungen und andere herkömmliche Büroanreize erzielen.
• Erhöhte Mitarbeiterproduktivität: Weitere Untersuchungen von Gallup zeigten, dass 51 Prozent der Mitarbeitenden und Führungskräfte in einem hybriden Umfeld eine gesteigerte Produktivität feststellen. Die Flexibilität, die dieses Modell bietet, erlaubt es den Mitarbeitenden, Arbeitsumgebungen zu schaffen, die ihren optimalen Produktivitätsbedingungen entsprechen und so zur Gesamteffizienz beitragen.

Die passenden Tools für eine nahtlose hybride Arbeit nutzen

In der Welt der hybriden Arbeit, die Präsenz- und Remote-Aktivitäten nahtlos miteinander verbindet, wird die Wahl geeigneter Tools entscheidend. Da Ihre Mitarbeitenden zwischen Büros, Homeoffice und verschiedenen anderen Orten wechseln, steigt der Bedarf an Werkzeugen, die eine reibungslose Koordination ermöglichen. Während herkömmliche Tools wie Besprechungen und E-Mails für Präsenz-Interaktionen ausreichend sind, nimmt die Komplexität zu, wenn Projekte über große Entfernungen orchestriert werden müssen. Zum Glück erweist sich Software zur Arbeitsplatzverwaltung als leistungsfähige Lösung, die die Zusammenarbeit über Zeitzonen, diverse Teams und mehrere Bürostandorte hinweg erleichtert.

Das passende Tool fungiert als zentrale Plattform für die Arbeitskoordination und überwindet geografische Barrieren. Es sorgt dafür, dass Aufgabenorganisation und -ausführung an einem Ort konsolidiert werden. Dadurch wird die physische Anwesenheit in einem Raum überflüssig, um auf dem Laufenden zu bleiben, und Teams können effizient von überall aus arbeiten, ohne dass es zu Unterbrechungen kommt. In dieser komplexen Welt der hybriden Arbeit wird der Einsatz der richtigen Tools zu einem strategischen Vorteil, der eine konsistente Zusammenarbeit und einen durchgängigen Informationsfluss fördert.

Mit dem Übergang vieler Organisationen in die Post-COVID-Landschaft wird der hybride Arbeitsplatz zur vorherrschenden Norm. Um einen effektiven hybriden Arbeitszeitplan systematisch zu entwickeln und umzusetzen, sollten folgende Schritte beachtet werden:

1. Vorlieben sammeln:

Ermutigen Sie Manager*innen und Mitarbeitende, ihre Präferenzen in Bezug auf hybride Arbeitszeitregelungen zu äußern. Auch wenn eine vollständige Übereinstimmung möglicherweise nicht machbar ist, bieten diese Rückmeldungen Einblicke in die gängigen Praktiken und können zur Gestaltung standardisierter Richtlinien beitragen.

2. Verantwortlichkeiten zuweisen:

Bestimmen Sie Personen oder Teams, die für das Management der hybriden Arbeitszeitpläne in jeder Abteilung verantwortlich sind. Stellen Sie sicher, dass HR- und IT-Teams über ihre Rolle in der Unterstützung der hybriden Arbeitsumgebung informiert sind.

3. Top-Down- und Bottom-Up-Ansätze ausbalancieren:

Setzen Sie klare Leistungserwartungen und grundlegende Richtlinien fest, die Kernarbeitszeiten, Kommunikationsprotokolle, Remote-Arbeitsausrüstung und Sicherheitsmaßnahmen umfassen. Gleichzeitig sollten Teams und Manager*innen befähigt werden, Regelungen zu treffen, die am besten zu ihrer Dynamik passen, um ein Gefühl der Eigenverantwortung zu fördern.

4. Funktionale Zusammenarbeit fördern:

Ermutigen Sie funktionsübergreifende Teams, ihre Bürozeiten aufeinander abzustimmen, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Halten Sie eine offene Kommunikationslinie mit Führungskräften aufrecht, um Teaminteraktionen und Kooperationsniveaus zu überwachen.

5. Geeignete Tools einführen:

Da die hybride Arbeit eine effektive Verwaltung von Raumreservierungen, Kommunikation, Schreibtischbuchungen und Gemeinschaftsinitiativen erfordert, investieren Sie in eine Plattform, die diese Aspekte für eine nahtlose Erfahrung optimiert.

6. Schulungen anbieten:

Die Welt der hybriden Arbeit ist dynamisch. Bieten Sie kontinuierliche Schulungen für Manager*innen und Mitarbeitende zu Themen wie Projektmanagement, Kommunikationsstrategien, Fristeneinhaltung und die Einführung neuer Tools an. Passen Sie Ihren Ansatz kontinuierlich an und verfeinern Sie ihn basierend auf den besten Praktiken, die sich entwickeln.

7. Kontinuierliche Evaluierung:

Die Etablierung eines standardisierten hybriden Arbeitsmodells ist ein fortlaufender Prozess. Holen Sie regelmäßig Feedback von den Beteiligten ein und nutzen Sie Arbeitsplatzanalysen, um den Fortschritt zu messen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Verfeinern Sie Ihre Strategien basierend auf Echtzeiterkenntnissen.

Durch die systematische Umsetzung dieser Schritte kann Ihr Unternehmen einen hybriden Arbeitszeitplan entwickeln und umsetzen, der Produktivität, Mitarbeitendenzufriedenheit und Zusammenarbeit optimiert und gleichzeitig den einzigartigen Bedürfnissen und der Kultur Ihres Unternehmens entspricht.