Eng Heutzutage sind Arbeitsplätze flexibler geworden, da viele Unternehmen auf ein hybrides Arbeitsmodell umgestiegen sind, das sowohl Remote- als auch Büroarbeit kombiniert. Dies hat zur Verbreitung von Praktiken wie „Hot-Desking“ und „Desk-Hoteling“ geführt, die es Unternehmen ermöglichen, die Raumnutzung zu maximieren und das Immobilienrisiko zu minimieren, indem überflüssige Büroflächen reduziert werden.
Aufgrund dieser neuen Arbeitsweise müssen Mitarbeiter schnell geeignete Plätze finden. Die digitale Beschilderung von Konferenzräumen kann jedem Teammitglied dabei helfen, sich in einer ungewohnten Umgebung zurechtzufinden. Die Software ermöglicht es, leicht einen verfügbaren Raum für Besprechungen zu finden oder einen ruhigen Ort zum Arbeiten zu reservieren.
Es gibt viele Vorteile, die der Einsatz von digitalen Bildschirmen für die Raumreservierung mit sich bringt, aber wie funktioniert das eigentlich?
Wie funktioniert die digitale Beschilderung?
Es ist heute schwer vorstellbar, ohne Bildschirme zu leben. Wir sehen sie überall, von öffentlichen Verkehrsmitteln bis hin zu Einkaufszentren. Digitale Beschilderungen zeigen Informationen, die Menschen interessant oder unterhaltsam finden könnten. Sie können in verschiedenen Formen vorliegen: statisch, interaktive Touchscreens, Werbetafeln oder große Videowände.
Auf der grundlegendsten Ebene ist digitale Beschilderung ein Bildschirm, der visuelle Botschaften in digitaler Form präsentiert. Nutzer können den Inhalt mit einer speziellen Verwaltungssoftware steuern, entweder vor Ort oder über die Cloud, was die schnelle Anpassung ermöglicht. Das macht sie zu einem äußerst praktischen Tool für die Verwaltung von Konferenzräumen.
Der Einsatz eines Tools zur Raumreservierung ermöglicht es, die Nutzung gemeinsamer Büroflächen zu kontrollieren, sodass man einen besseren Überblick darüber hat, wie häufig sie genutzt werden. Ihr Team profitiert von der Möglichkeit, Konferenzräume schnell und bequem von überall aus zu buchen – über den Firmenkalender, eine Web-App oder direkt am Bildschirm vor dem Besprechungsraum.
Vorteile der digitalen Beschilderung für Besprechungsräume
Die digitale Beschilderung von Konferenzräumen bietet nicht nur Komfort, sondern steigert auch die Effizienz der Büroflächen und erspart Ihrem Team manuelle und zeitaufwendige Aufgaben.
Echtzeit-Updates
Zeitaufwendige manuelle Check-ins gehören der Vergangenheit an. Mit der digitalen Beschilderung von Besprechungsräumen wird die Information über verfügbare Zeitfenster automatisch im Raumreservierungssystem aktualisiert, sobald eine Buchung vorgenommen wurde. Änderungen im Zeitplan erscheinen sofort auf dem Monitor vor dem Besprechungsraum und auf allen anderen Geräten, um Verwirrungen zwischen den Mitarbeitern zu vermeiden.
Raumplanung und Buchung
Dank der Integration von Kalender- und Buchungssystemen kann der mehrstufige Prozess der Suche nach einem Konferenzraum und der Organisation eines Meetings in eine einfache Aktion umgewandelt werden. Reservieren Sie einfach zu einem passenden Zeitpunkt einen Raum, laden Sie Teilnehmer ein, und das System benachrichtigt diese sofort. Alles in einem Arbeitsablauf.
Einhaltung der Covid-19-Regeln
Es ist kein Geheimnis, dass sich nach der Pandemie die Arbeitsumgebung verändert hat und viele Sicherheitsrichtlinien befolgt werden müssen. Die Beschilderung von Konferenzräumen kann dazu beitragen, die neuen Vorschriften und Sicherheitsmaßnahmen zu unterstützen. Die Software ermöglicht es, wichtige Informationen wie Raumkapazitätsgrenzen zu kommunizieren, um die empfohlenen Richtlinien für den räumlichen Abstand einzuhalten.
Berührungslose Buchung
Mit einer Anwendung zur Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen können Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Überblick über verfügbare Räume im Büro erhalten, indem sie mobile oder Web-Apps nutzen. Mit nur einem Klick lässt sich ein Raum oder ein Arbeitsplatz für ein gewünschtes Datum reservieren, und bei geänderten Plänen kann die Buchung einfach umgeplant werden. Es ist nicht notwendig, zum Monitor vor dem Besprechungsraum zu gehen und den Bildschirm manuell zu berühren. Dies verringert die ständige Bewegung durch die Flure und erhöht gleichzeitig die Sicherheit am Arbeitsplatz.
Erkenntnisse über die Arbeitsplatznutzung
Als Arbeitgeber ist es wichtig zu verstehen, wie das Büro im Laufe des Tages, der Woche oder des Monats genutzt wird, um die Raumnutzung und Effizienz zu maximieren. Welche Räume sind am beliebtesten? Welche werden überhaupt nicht gebucht? Welche Konferenzräume sind überbucht? Solche Fragen zur Nutzung von Büroräumen lassen sich leicht beantworten, wenn Ihr Team Zugang zu digitalen Beschilderungen und Buchungslösungen hat.
Tipps zur Installation digitaler Konferenzraumbeschilderung
In unserer neuen digitalen Welt erfordert die Effizienzsteigerung Ihres Büros nicht unbedingt ein Großprojekt. Mit einer Vielzahl von Technologien und Fachwissen kann der Prozess der Schaffung eines besser vernetzten Arbeitsplatzes nahtlos ablaufen. Die besten Raumreservierungslösungen helfen Ihnen dabei, die bereits vorhandenen Ressourcen im Büro zu nutzen und neue Tools ohne zusätzlichen Aufwand zu integrieren.
Bildschirme
Überlegen Sie, welche Bildschirme Sie derzeit in Ihrem Unternehmen verwenden. Die Verfügbarkeit moderner elektronischer Bildschirme ermöglicht es den Mitarbeitern, die Software frei zu nutzen. Betrachten Sie Apple-Geräte wie iPads, da die Unspot-Buchungsplattform nahtlos mit mehreren Versionen integriert wird und eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche bietet. Zusammen mit der Apple-Software wird Unspot zu einem leistungsstarken und stabilen Tool, das einen reibungslosen Betrieb des Systems gewährleistet.
Montage und Ständer
Es ist wichtig, den Installationsprozess zu berücksichtigen, wenn Sie Gehäuse für den gewählten Bildschirmtyp kaufen. Ein typischer wandmontierter Raumdisplay funktioniert gut an Trockenbauwänden, aber was tun, wenn Sie Glasbesprechungsräume haben? In solchen Fällen gibt es viele freistehende Optionen (speziell für iPads) zur Auswahl.
Einhaltung der ADA-Richtlinien
Stellen Sie sicher, dass Sie die spezifischen Richtlinien für die Platzierung digitaler Geräte im Büro gemäß dem „Americans with Disabilities Act“ (ADA) befolgen. Bei der Installation digitaler Raumschilder sollte die Höhe, Tiefe des Gehäuses und Platzierung den Bundesstandards entsprechen. Dies macht die Nutzung der Buchungssoftware für jeden Mitarbeiter im Büro bequem und einfach.
Die beste digitale Konferenzraum-Beschilderungslösung für Ihr Unternehmen
Die digitale Beschilderungs- und Buchungslösung für Besprechungsräume soll jede Bürofläche mit einer Vielzahl von Funktionen bereichern. Es gibt viele sofort einsatzbereite Lösungen auf dem Markt, aber wie wählt man die beste für sein Unternehmen aus?
Hier sind einige Merkmale der besten Lösungen:
- Nahtlose Integration mit bereits bekannter Software
Stellen Sie sicher, dass sie mit dem aktuellen Ökosystem Ihres Unternehmens kompatibel ist: Kalender-Apps (Outlook, Google Calendar usw.) und auch mobile Apps.
- Intuitive Benutzeroberfläche
Mitarbeiter sollten die Informationen zur Raumverfügbarkeit auf einen Blick finden können. Der Reservierungsprozess sollte so einfach wie möglich sein, um einen Raum schnell zu buchen oder eine Reservierung bei Nichtbedarf zu stornieren.
- Detaillierte Berichte
Die beste digitale Beschilderungslösung bietet Ihnen detaillierte Statistiken zur Nutzung Ihrer Besprechungsräume, sodass Sie verstehen, wie Sie die Büronutzung optimieren können.
Eine geeignete Lösung für Ihr Unternehmen könnte Unspot sein. Sie verfügt über alle fortschrittlichen Funktionen und kombiniert digitale Beschilderung und Buchungssysteme, um die Arbeitsroutine auf ein neues Niveau zu heben. Die Unspot-Software hilft, das Büro in einen Raum für effektive Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu verwandeln und ihre Produktivität zu steigern.
