Besprechungen zu leiten, kann eine Herausforderung sein, da viele Menschen sie als unangenehm empfinden. Sie gelten als langweilig und zeitraubend, ohne dabei nennenswerte Ergebnisse zu liefern. Dennoch leiden viele Teilnehmer anschließend unter dem sogenannten „Meeting-Recovery-Syndrom“. Das ändert nichts daran, dass sich die in Besprechungen verbrachte Zeit im Vergleich zur Vor-Pandemie-Ära verdreifacht hat, insbesondere durch die Zunahme virtueller Treffen. Vielleicht ist es an der Zeit, einen anderen Ansatz zu verfolgen und produktiver, nicht häufiger, zu tagen. Hier finden Sie eine Checkliste mit sieben Schritten für effizientere Besprechungen.
Schritt 1. Was ist der Zweck Ihrer Besprechung?
Haben Sie jemals an einer Besprechung teilgenommen, ohne zu wissen, worum es ging? Glückwunsch, dann gehören Sie zu den 62 % der Beschäftigten, die laut einer Studie von Atlassian an einem Meeting teilgenommen haben, ohne vorher über dessen Ziel informiert zu sein. Wahrscheinlich fühlten Sie sich unvorbereitet und wenig nützlich, was kaum zu einem hohen Engagement geführt haben dürfte.
Doch wenn Sie die Person sind, die die Besprechung einberuft, sollten Sie klare Vorstellungen über die erwarteten Ergebnisse haben. Möchten Sie, dass Ihr Team neue Ideen für ein herausforderndes Projekt entwickelt? Müssen neue Rollen zugewiesen und Anforderungen kommuniziert werden? Handelt es sich um ein Folge-Meeting, um die Effizienz zu bewerten? Bei der Beantwortung dieser Fragen haben Sie auch die Möglichkeit, abzuwägen, ob es überhaupt notwendig ist, Ihre Kollegen von ihrer Arbeit abzuhalten. Denn laut der gleichen Atlassian-Studie glauben über 70 % der Beschäftigten, dass Besprechungen nicht die effektivste Methode sind, um Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen oder Ziele zu klären.
Schritt 2. Wie wählen Sie das richtige Team für Ihre Besprechung aus?
Wenn Sie sich sicher sind, dass die Ziele eine Besprechung rechtfertigen, sollten Sie überlegen, welche Teammitglieder den größten Beitrag leisten können und die Teilnehmerliste auf ein vernünftiges Maß reduzieren. Versuchen Sie, die richtige Balance zwischen unterschiedlichen Perspektiven und den Kosten der Besprechung zu finden. Laut einem Bericht von Otter.ai können Organisationen etwa 25.000 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr einsparen, indem unnötige Besprechungen reduziert werden.
Es ist auch schwierig, eine große Gruppe in die richtige Richtung zu lenken, und Sie erinnern sich sicher an völlig aus dem Ruder gelaufene Besprechungen, bei denen Teilnehmer plaudern, multitasken oder unbeteiligt bleiben, weil der Moderator die Situation nicht im Griff hatte. Es gibt sogar eine nachgewiesene Korrelation zwischen der Größe eines Meetings und der dafür benötigten Zeit: Laut einer Umfrage von Dialpad dauern Besprechungen mit 3-6 Teilnehmern etwa 30 Minuten, während Veranstaltungen mit über 20 Personen häufig mehr als 70 Minuten in Anspruch nehmen. Um Ihre Besprechung effektiver zu gestalten, laden Sie am besten weniger als 7 Personen pro Moderator ein.
Sie sollten auch über einen Konferenzraum nachdenken, der Ihr Team aufnehmen kann, und diesen im Voraus buchen. Mit UnSpot, einem effizienten System zur Verwaltung von Büroräumen, können Sie dies in wenigen Klicks von jedem Gerät aus tun und sich gleichzeitig per QR-Code einchecken oder einen Link für die Online-Teilnahme versenden.
Schritt 3. Machen Sie Ihre Besprechung durch eine klare Agenda effektiver
Eine Besprechung ohne Agenda zu leiten, ist wie ein Projekt ohne Plan anzugehen. Laut 79 % der Befragten einer Atlassian-Umfrage trägt eine klare Agenda zur Effektivität der Besprechung bei. Das ist leicht nachzuvollziehen, denn wenn man die Themen im Voraus kennt, kann man sich vorbereiten, notwendige Informationen einholen und seine Meinungen, Ideen oder Fragen formen, um produktiver beizutragen.
Eine Agenda hilft Ihnen auch dabei, die Zeit der Besprechung richtig einzuplanen und während des Treffens auf Kurs zu bleiben. Sollte das Gespräch von den vorgegebenen Themen abweichen, können Sie wertvolle Ideen für die nächste Diskussion notieren und die Besprechung zurück auf den richtigen Weg bringen. So stellen Sie sicher, dass die Besprechung nicht länger dauert als geplant und Sie die gewünschten Ergebnisse erreichen.
Um eine Agenda zu erstellen, denken Sie über die zu treffenden Entscheidungen oder zu diskutierenden Themen nach und formulieren Sie diese in Form von Fragen. Laut Steven Rogelberg, PhD an der University of North Carolina Charlotte, macht dieser Ansatz Besprechungen effektiver, da Fragen Menschen zum Nachdenken anregen und dazu beitragen, zu verstehen, ob das Meeting die gewünschten Ergebnisse liefert — eine erfolgreiche Besprechung lässt keine Fragen offen.
Wenn die Agenda fertig ist, sollten Sie diese in den Einladungen an die Teilnehmer aufnehmen. So wissen sie, was sie erwartet und können sich überlegen, wie sie zum Erfolg des Meetings beitragen können. Sie können auch Feedback einholen und Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit geben, abzusagen oder eine andere Person vorzuschlagen, falls sie das Gefühl haben, nichts beizutragen zu können.
Schritt 4. Effektive Besprechungen durch Rollenzuweisung
Fast ein Drittel der Befragten einer Dialpad-Umfrage gaben an, dass sie keine Besprechungen mögen, die vom ursprünglichen Thema abweichen. Aus diesem Grund brauchen Sie jemanden, der für die Leitung der Besprechung verantwortlich ist und sicherstellt, dass sie nicht vom Thema abkommt. Außerdem sind Besprechungen, die nicht fesseln, laut 62 % der nordamerikanischen Führungskräfte, dazu verurteilt, unproduktiv zu sein. Lustigerweise gaben 38 % der Befragten zu, dass sie oft die Diskussion dominieren und anderen dadurch kaum Gelegenheit geben, sich zu äußern.
Sie brauchen also definitiv einen Moderator, und es kann sinnvoll sein, unterschiedliche Personen für diese Rolle zu bestimmen. Durch die Rotation der Moderatoren werden mehr Personen in die Gestaltung der Besprechungsagenda eingebunden, und es ergibt sich eine gute Chance, dass weniger stimmgewaltige Teammitglieder sich einbringen. Informieren Sie Ihre Moderatoren vorab über ihre Aufgaben und erklären Sie auch die anderen Rollen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Abhängig von Ihren Besprechungszielen sollten Sie möglicherweise zusätzliche Rollen einführen, wie etwa:
- einen Entscheidungsträger — eine Führungskraft, die darüber entscheidet, welche Ideen aufgegriffen werden und die Besprechungsergebnisse abschließt
- einen Protokollführer — eine Person, die für die Erfassung der wichtigsten Entscheidungen, Ideen und Fragen verantwortlich ist
- einen Redner — jemanden, der sich in dem Besprechungsthema gut auskennt und wichtige Informationen mit anderen teilt
Klare Rollen sorgen für eine strukturierte, ansprechende und effektive Besprechung, sollten jedoch auf die Größe und den Zweck Ihrer Veranstaltung zugeschnitten sein.
Schritt 5. So bleiben Ihre Besprechungen pünktlich
Einige Studien zeigen, dass das Engagement in Besprechungen nach etwa 30 Minuten abnimmt, wobei mehr als ein Drittel der Teilnehmer nach 45 Minuten die Konzentration verliert. Sie haben sich vielleicht sogar schon selbst dabei ertappt, während einer langen Besprechung im Internet zu surfen oder auf Ihrem Handy zu tippen, anstatt zuzuhören und teilzunehmen. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Besprechungen in eine halbe Stunde passen müssen, um effektiv zu sein. Robby Kwok, Chief of Staff des CEO von Slack, ist der Meinung, dass strategieorientierte Besprechungen, Diskussionen über wirklich schwierige Probleme und Treffen zur Generierung vieler Ideen durchaus bis zu 90 Minuten dauern können.
Wenn Sie keine genaue Vorstellung davon haben, wie Sie Besprechungen ohne Überziehen durchführen können, können Sie den folgenden Tipp nutzen:
- 15-30 Minuten — regelmäßige Team-Besprechungen und Retrospektiven
- 30-60 Minuten — Brainstorming-Sitzungen und Einzelgespräche
- 60-90 Minuten — Strategiebesprechungen und Entscheidungsfindung
In jedem Fall sollten Sie darauf achten, die Zeit im Auge zu behalten, um Ermüdungserscheinungen und eine höhere wahrgenommene Arbeitsbelastung bei den Teilnehmern zu vermeiden. Bitten Sie die Teilnehmer, 5 Minuten früher zu erscheinen, falls sie sich mit der Technik verbinden müssen, und sorgen Sie dafür, dass Ihre Besprechung pünktlich beginnt. Weisen Sie außerdem eine Rolle als „Zeitwächter“ zu, um sicherzustellen, dass die Besprechung im Zeitrahmen bleibt und nicht länger dauert als geplant. Wenn Sie eine längere Besprechung abhalten, sollten Sie Pausen einplanen, damit sich die Teilnehmer erholen können.
Schritt 6. Beenden Sie Ihre Besprechung richtig
Wenn Sie jemals eine Besprechung verlassen haben, ohne genau zu wissen, wie sie geendet hat, sollten Sie in den letzten 5 Minuten der Veranstaltung Zeit reservieren, um die wichtigsten Ergebnisse zu kommunizieren. Es reicht nicht, nur die Ergebnisse zusammenzufassen, sondern Sie müssen auch festlegen, wer was zu tun hat, um die getroffenen Entscheidungen umzusetzen. Dies hilft den Teilnehmern zu erkennen, dass sie ihre Zeit nicht mit einer nutzlosen Diskussion ohne Fortschritt verschwendet haben. Studien zeigen, dass effektivere Besprechungen die benötigte Erholungszeit nach einer Besprechung verkürzen. Wenn Sie die Erfolge hervorheben und das Gespräch positiv abschließen, können Sie die Produktivität Ihres Teams steigern.
Darüber hinaus sollte eine gute Besprechung in konkreten Maßnahmen münden, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen und mit Terminen versehen werden. Um sicherzustellen, dass Ihr Team seine Aufgaben klar versteht, sollten Sie Notizen mit den Aktionspunkten über Ihre internen Plattformen teilen und leicht zugänglich machen. Sie können auch allen Mitarbeitern, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, Zugang zu den Materialien gewähren, damit sie davon profitieren oder zur Umsetzung beitragen können.
Schritt 7. Sammeln Sie nach der Besprechung Feedback
Es kommt vielleicht vor, dass Sie überrascht sind, zu hören, dass anderen Teilnehmern eine Besprechung gefallen hat, die Sie selbst als wenig gelungen empfunden haben. Und vielleicht sind auch die von Ihnen organisierten Diskussionen nicht so gut, wie Sie glauben. Es ist hilfreich, herauszufinden, was schiefgelaufen ist, damit Sie die Probleme beheben und Ihre Besprechungen effektiver gestalten können, besonders wenn das Führen von Besprechungen zu Ihren Aufgaben gehört.
Sammeln Sie Feedback, indem Sie die Teilnehmer bitten, hervorzuheben, was gut gelaufen ist und was geändert werden könnte, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Sie können einige kurze Fragen stellen oder eine Umfrage erstellen, die die Agenda, den Zeitrahmen, das Engagement, die Ergebnisse und andere Aspekte Ihrer Besprechung abdeckt.
Produktive Besprechungen machen einen großen Unterschied. Wenn Sie lernen, wie man Besprechungen effektiv durchführt, können Sie einen positiven Einfluss auf Ihr Team oder sogar auf die gesamte Organisation ausüben, greifbare Ergebnisse liefern, unzählige Arbeitsstunden sparen und die Arbeitszufriedenheit steigern.
