Eng Für jeden Manager ist es von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass das Arbeitsteam erfolgreich und produktiv ist. Die Leistung der Mitarbeiter hängt von mehreren internen und externen Faktoren ab. Eine Person muss von den Unternehmensleitern ein gewisses Maß an Unterstützung erhalten, um ihre Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Der Arbeitsplatz sollte so komfortabel wie möglich gestaltet sein, damit der Mitarbeiter produktiv arbeiten und sich ausschließlich auf seine Aufgaben konzentrieren kann.
Das Arbeitsumfeld hat direkten Einfluss auf die Produktivität und die Moral der Mitarbeiter. Um dies zu verbessern, sollten Sie diese fünf Tipps zur Büroflächenplanung beachten.
Was ist Büroflächenplanung?
Die Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Zugänge, Empfangsbereiche und Pausenräume bilden die wesentlichen Bereiche bei der Büroflächenplanung. Eine der Aufgaben des Unternehmens ist es, Büroflächen effizient zu verwalten, um das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu fördern und diesen effizient, nachhaltig und sicher zu gestalten. Hierbei ist es entscheidend, ein Schreibtischreservierungssystem sowie die Mobilität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu berücksichtigen.
Die Büroflächenplanung ist der Motor, der für ein gesundes Unternehmen sorgt, das beste Arbeitsumfeld schafft und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert.
Warum ist Büroflächenplanung wichtig?
Die Ziele, die bei der Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigt werden müssen, sollten klar definiert sein. Jede Veränderung bedeutet eine Verbesserung, aber es ist entscheidend, dass die meisten der folgenden Faktoren erfüllt sind, damit das Projekt erfolgreich ist:
- Die Produktivität des gesamten Unternehmens steigern;
- Monatliche Büroausgaben senken;
- Die Interaktion zwischen Kollegen fördern;
- Änderungen in der Unternehmensphilosophie vorantreiben;
- Kreativität anregen;
- Die Marke durch Schaffung einer Identität ausdrücken;
- Den Einfluss auf die Umwelt verringern.
Alle Entwürfe sollten im Einklang mit der Unternehmenskultur stehen und diese unterstützen.
Tipp zur Büroraumplanung #1: Bewerten Sie Ihre Flächen
Der erste Schritt besteht darin, eine Diagnose der aktuellen Situation zu erstellen. Um den Raum effizienter zu organisieren, müssen Sie wissen, wie er derzeit genutzt wird. Zu verstehen, wie und wo Menschen arbeiten, hilft, ein klares Bild der Raumnutzung zu gewinnen. Wenn viele Arbeitsplätze ungenutzt oder über weite Teile des Tages unbesetzt sind, ist es wichtig herauszufinden, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet und wie sie organisiert ist.
Die Mitarbeiter selbst können ebenfalls wertvolle Rückmeldungen zur Effizienz ihrer Arbeitsplätze geben, um die Aufgabenerfüllung zu unterstützen. Aus diesem Grund ist es auch notwendig, bestehende Arbeitsplatztypologien und die räumliche sowie arbeitsbezogene Kommunikation zusammen mit dem Integrationsbedarf zu erkennen.
All diese Daten werden gesammelt und analysiert, um nicht nur zu verstehen, wie das Unternehmen arbeitet, sondern auch, um seine Kultur zu erfassen und zu bestimmen, welche Ziele und Aktivitäten seine Mission und Geschäftsvision verkörpern.
Sobald der Status Quo definiert ist, wird das Anforderungsprogramm erstellt. Die Belegungsrichtlinien und Typologien werden festgelegt, und es wird im Detail angegeben, wie viele Arbeitsplätze, Einzelbüros, Gemeinschaftsräume und Unterstützungsbereiche benötigt werden.
Tipp zur Büroraumplanung #2: Nutzen Sie die richtigen Tools
Die Optimierung der Räume für Arbeitstreffen zur Organisation von Personal, Arbeitszeit und Arbeitsplatzmanagement ist eine Aufgabe, die in vielen Unternehmen noch aussteht. In diesem Sinne ist es eine gute Option:
- eine flexible App oder ein System zur Reservierung von Besprechungsräumen zu verwenden. Dies ist eine einfache Lösung, um zu verhindern, dass zwei verschiedene Teams zur gleichen Zeit denselben Raum nutzen. Es geht darum, die Anfragen zur Raumbuchung zu koordinieren.
- ein Besucherverwaltungssystem zu nutzen, das hilft, Gäste-Meetings zu organisieren und sie von den Büromitarbeitern zu trennen;
- Tools zur Raumplanung zu verwenden, die Ihnen neue Ideen zur Büroorganisation liefern können.
Für eine produktive Umgebung ist es notwendig, das Raummanagement korrekt durchzuführen. Für gemeinsame Räume und eine vorherige Planung ist es wichtig, Besprechungsräume, den Speiseraum oder andere Räume zu reservieren, um Arbeitskonflikte zu vermeiden und den Arbeits- und Pausenrhythmus zu erleichtern.
Tipp zur Büroraumplanung #3: Binden Sie die Mitarbeiter ein
Es ist effektiver, die Mitarbeiter nach den Aufgaben zu organisieren, die sie im Büro erledigen, anstatt nach Hierarchien. Wenn dies schwierig ist, fragen Sie einfach die Mitarbeiter — sie werden sicher sagen, was sie benötigen. Kommunikation und Arbeitsfeedback müssen effektiv sein. Das Design sollte den fließenden Austausch zwischen allen Mitgliedern des Unternehmens unterstützen. Kollektive Arbeitsbereiche (Arbeitsplätze, Besprechungsräume) sowie Begegnungs- und Erholungsräume (Pausenzonen, Serviceräume und kleine Cafeterias) sind besonders hervorzuheben.
Tipp zur Büroraumplanung #4: Dokumentieren Sie Ihren Raumplan
Gut geplante Arbeitsumgebungen sowie die Vorteile, die sie bieten, positionieren das Unternehmen wettbewerbsfähig, um die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, den Raumplan zu dokumentieren.
Mit modernen Ressourcen planen Sie Ihr Büro mit computerbasierten Programmen. Diese ermöglichen es, leicht übertragbare und anpassbare Entwürfe zu erstellen, was den Planungsprozess schnell und effizient macht. Zudem können Sie sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren, während andere ausgeblendet werden.
Agenturen beginnen ihren Prozess, indem sie die Anliegen der Mitarbeiter, die Unternehmensziele und den verfügbaren Raum und das Budget verstehen. Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass all diese Aspekte am Arbeitsplatz zusammenkommen und sowohl dem Unternehmen als auch seinen Mitarbeitern zugutekommen.
Ein gut geplanter Arbeitsplatz bietet das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis unter Berücksichtigung des Interventionsbudgets und der kurz- und mittelfristigen Ergebnisse.
Tipp zur Büroraumplanung #5: Überwachen und Anpassen
Die Sensibilität von Daten und Informationen, hybride Räume, in denen Sicherheit oder Privatsphäre im Vordergrund stehen, oder Räume, in denen fortschrittliche industrielle Lösungen umgesetzt werden, sind kritische Bereiche, die untersucht und geplant werden müssen, sodass kein Detail dem Zufall überlassen bleibt. Basierend auf der Geschäftstätigkeit und falls Ihr Unternehmen über solche Räume verfügt, müssen Sie alle Möglichkeiten analysieren und nach einem Design und einer Lösung suchen, die ein geeignetes Raummanagement ermöglichen.
Fehler im Vorfeld zu erkennen und zu analysieren, hilft, richtig zu planen und weiterzumachen. Einige Aspekte, auf die Sie besonders achten sollten, sind:
- zukünftige Erweiterungen und Änderungen der Raumaufteilung verhindern;
- das Budget so effizient wie möglich kalkulieren;
- Inspiration suchen und verschiedene Optionen vergleichen;
- das Büro schrittweise ausstatten.
Kurz gesagt, um Ihren Mitarbeitern bessere physische Arbeitsbedingungen zu bieten, können Sie jeden der Tipps umsetzen, um den Büroraum zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Wie kann UnSpot dabei helfen?
Die Wahl einer guten Trennwand und die Ausstattung mit geeignetem Büromobiliar sind der Schlüssel, um den Komfort und die Arbeitsqualität der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Ein komfortables Arbeitsumfeld zu schaffen, ist entscheidend, da es Engagement und Motivation fördert.
Ein Büro muss jedoch richtig ausgestattet sein, um flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können, menschenorientiert und mitarbeiterfreundlich zu sein. Dabei kann UnSpot helfen. Entfernen Sie einige der Tische im Großraumbüro und ersetzen Sie sie durch Sofas und Sitzsäcke. Statten Sie Besprechungsräume so aus, dass sie einen einladenden Raum für Projektarbeit bieten. Eine interaktive Bürolandkarte, verschiedene Arbeitsplatzformate (reguläre Schreibtische, Steharbeitsplätze, Bartheken, Sofas und Sitzsäcke) sowie die Möglichkeit, Besprechungsräume sofort auf verschiedene Arten von überall aus zu buchen, einschließlich eines Displays am Eingang. All dies gehört zu einer modernen Büroplanung.
