Eng Laut einer Studie von Gallup wechselt derzeit die Hälfte der US-Belegschaft, die für Fernarbeit geeignet ist, auf hybride Arbeitsmodelle, die als die Zukunft des Arbeitsplatzes angesehen werden. Während einige Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Mitarbeiter in traditionelle Arbeitsumgebungen zurückzubringen, setzen andere auf flexiblere Lösungen, einschließlich des Hotelings von Arbeitsplätzen.
Was ist Office-Hoteling?
Hoteling ist ein trendbasiertes, aktivitätsorientiertes Arbeitsplatzmodell und ein Büromanagementsystem, das seine Inspiration aus der Hotelbranche zieht. Ähnlich wie in Hotels buchen die Mitarbeiter eines Unternehmens einen Arbeitsplatz im Büro für eine bestimmte Zeit, melden sich bei ihrer Ankunft an und beim Verlassen ab. Neben Arbeitsplätzen können sie auch Besprechungsräume, Telefonkabinen und andere Einrichtungen, die im Hoteling-Bereich angeboten werden und mit moderner Technologie ausgestattet sind, wie Hochgeschwindigkeitsinternet, Multimedia-Geräte, Multifunktionsdrucker und VoIP, reservieren.
Die buchbaren Büros bieten Flexibilität in der Verwaltung einer vielfältigen Belegschaft und können nicht nur von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten genutzt werden, sondern auch von Freelancern, Auftragnehmern, hybriden Teams und anderen von der Firma genehmigten Besuchern. Ein Office-Hoteling-Bereich kann über unterschiedliche Einrichtungen und Technologien verfügen, die den Besuchern zur Verfügung stehen, sowie über verschiedene Methoden zur Verwaltung der Reservierungen.
Worin unterscheidet sich Hoteling von anderen Arbeitsplatzkonzepten?
Der Hauptunterschied zwischen Hoteling-Arbeitsplätzen und dem traditionellen Bürokonzept besteht darin, dass die reservierbaren Arbeitsplätze keinem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind. Das Personal bucht sie nach Bedarf und nicht für die regulären Arbeitszeiten. Durch den Zugang zu einem gemeinsam genutzten Büro mit einer Open-Space-Gestaltung und der Schaffung einer kollaborativen Umgebung ähnelt Hoteling dem Coworking, mit dem Unterschied, dass der Reservierungsdienst nur für Mitarbeiter eines Unternehmens verfügbar ist, während Coworking-Räume Mitarbeiter verschiedener Firmen zusammenbringen. Hoteling-Arbeitsplätze unterscheiden sich zudem von Hot Desking, bei dem ein Arbeitsplatz ohne vorherige Reservierung genutzt werden kann.
UnSpot, eine robuste All-in-One-Software zur Verwaltung von Hoteling-Arbeitsplätzen, ermöglicht es Mitarbeitern, problemlos Tische zu buchen, Besprechungen zu planen, verfügbare Besprechungsräume einzusehen und über eine zentrale Ticket-Plattform schnell Lösungen für Probleme zu finden. Mit UnSpot können Remote-Mitarbeiter ihre Büroarbeit bis zu einem Monat im Voraus planen, was Stress und Verwirrung vermeidet.
Vorteile von Hoteling-Arbeitsplätzen für Arbeitgeber
Unternehmen können ihr Büromanagement effizienter, flexibler und mitarbeiterfreundlicher gestalten. Arbeitgeber können die Vorlaufkosten senken, indem sie kleinere Büros unterhalten, die eine größere Anzahl von Mitarbeitern aufnehmen können, da einige der Arbeitsplätze nur zeitweise besetzt sind und somit von mehreren Teammitgliedern innerhalb einer Woche oder sogar eines Tages genutzt werden können. Ein Beispiel hierfür ist der Versicherungsgigant Allstate, der durch die Umstellung auf Homeoffice, kleinere Büros und flexible Hoteling-Arbeitsplätze seine Immobilienkosten halbieren konnte.
Da die Mitarbeiter befähigt werden, basierend auf ihren tatsächlichen Bedürfnissen und Aufgaben den Arbeitsplatz und die Personen, mit denen sie arbeiten, auszuwählen, können sie produktiver arbeiten und sich stärker einbringen. Arbeitgeber können im Wettbewerb um die besten Talente erfolgreicher sein, indem sie flexible Hoteling-Arbeitsplätze anbieten, da 76 % der Mitarbeiter im Zuge der Umstellung auf hybride Arbeit bereit sind, das Unternehmen zu verlassen, wenn flexible Arbeitsmöglichkeiten abgeschafft werden.
Da die Arbeitsplatzreservierung über Software erfolgt, die Analysen zur Nutzung der Büroflächen sammelt, können Unternehmen ihre Ressourcen besser planen und datengestützte Entscheidungen über den Bedarf an Bürofläche treffen. Unternehmen können auch ihre Reservierungs-Apps nutzen, um Besucher zu verwalten und ein reibungsloses Erlebnis für Partner, Kunden und Auftragnehmer zu schaffen, indem sie sicherstellen, dass die Arbeitsbereiche vorbereitet sind und klare Orientierungshilfen, wie digitale Karten, bereitgestellt werden.
Vorteile von Hoteling für Mitarbeiter
Ein flexibler Hoteling-Arbeitsplatz bietet nicht nur Arbeitgebern, sondern auch Mitarbeitern viele Vorteile. Laut einer Studie von OnePoll und TravelPerk nennen 44 % der hybriden Mitarbeiter das Fehlen von Teamzusammenhalt und mangelnde persönliche Interaktion als die Hauptnachteile der Fernarbeit. Dank der bequemen Reservierung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen können sie diese Isolation überwinden und eine bessere Zusammenarbeit genießen. Dieselbe Studie zeigt, dass 25 % der Homeoffice-Mitarbeiter unter Ablenkungen oder mangelnder Ausstattung zu Hause leiden. Der schnelle Zugang zu voll ausgestatteten Hoteling-Arbeitsplätzen und arbeitsfreundlichen Zonen bietet Remote-Mitarbeitern die ideale Umgebung, um ihre Aufgaben zu erledigen.
Mobile Mitarbeiter und solche, die zwischen Filialen in anderen Städten oder sogar Ländern pendeln, profitieren ebenfalls von einfachem Zugang zu den benötigten Ressourcen und einem optimierten Arbeitserlebnis. Außerdem stärkt die Möglichkeit, zu entscheiden, wie, wann und wo sie arbeiten, das Vertrauen am Arbeitsplatz, verbessert das Wohlbefinden der Mitarbeiter und erhöht die Arbeitszufriedenheit um bis zu 67 %. Im Gegensatz zu Hot Desking, bei dem der Arbeitsplatz nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben wird, gewährleistet das Hoteling-System, dass eine benötigte Anzahl und Konfiguration von Arbeitsplätzen den Mitarbeitern zur Verfügung steht, wenn sie diese benötigen.
Herausforderungen beim Office-Hoteling
- Erschwerter Zugang zu gemeinsam genutzten Ressourcen. Wenn Mitglieder eines Teams ständig durch das Büro wechseln, wird es schwieriger, auf Referenzmaterialien und andere gemeinsam genutzte Ressourcen zuzugreifen.
- Schwierigkeiten bei der Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz. Ein nicht zugewiesener Arbeitsplatz bedeutet, dass derjenige, der früh kommt, den besten Platz erhält. Spätankömmlinge könnten Schwierigkeiten haben, eine komfortable Sitzgelegenheit für konzentriertes Arbeiten oder genügend Arbeitsplätze für ein großes Team zu finden.
- Hygienebedenken. Da während eines Tages mehrere Personen einen Arbeitsplatz teilen, stellt die Sauberkeit und die Vermeidung der Verbreitung von Krankheiten eine zusätzliche Herausforderung dar.
Glücklicherweise können einige dieser Nachteile durch die Einhaltung bewährter Praktiken im Umgang mit Hoteling-Arbeitsplätzen gemildert werden.
Bewährte Praktiken beim Hoteling: So implementieren Sie das System
Die Transformation des Büromanagements ist ein großer Umbruch für ein Unternehmen, weshalb sie weise gehandhabt werden muss, um den Übergang zu erleichtern und Mehrwert zu schaffen. Beginnen Sie mit einer Bewertung, ob Hoteling für Ihre Unternehmenskultur und Logistik geeignet ist, und erkunden Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter. Sie können ihre Zustimmung gewinnen, indem Sie ihnen erklären, was sich ändern wird, wie es funktioniert und welche Vorteile sie haben werden.
Es ist wichtig, klare Richtlinien zu entwickeln, die die Reinigung, das Management von gemeinsam genutzten Ressourcen, Reservierungs- und Priorisierungsregeln sowie andere Aspekte des flexiblen Arbeitsplatzes abdecken. Wählen Sie zudem effektive Software für das Arbeitsplatzmanagement aus, um eine einfache und zuverlässige Buchung, Transparenz in Bezug auf Personen und Orte sowie nahtlose Integration mit anderen im Unternehmen genutzten Geschäftstools zu gewährleisten. Auch sollte die Software die Möglichkeit bieten, eine bestimmte Anzahl von Arbeitsplätzen zur Lastenverteilung zu reservieren und anpassbare Funktionen zu besitzen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Hoteling-Bereich so umgestaltet wird, dass er Schließfächer für persönliche Gegenstände, ausreichend Lagerraum für Dokumente und Materialien, genügend Ausstattung, Besprechungsräume unterschiedlicher Größen, abteilungsbezogene Zonen, Kommunikationsbereiche und andere Bereiche enthält, die den Arbeitsplatz flexibler und komfortabler gestalten.
Nachdem Sie die Bedeutung von Hoteling verstanden haben und den oben genannten Empfehlungen folgen, können Sie das Beste aus Ihrem Büroraum herausholen, ohne das Mitarbeitererlebnis zu beeinträchtigen.
