Eng Sind Sie es leid, lange Besprechungen abzuhalten, die keine Ergebnisse liefern? Es spielt keine Rolle, ob die Teilnehmer aktiv Ideen austauschen oder nur ruhig zuhören. Am Ende werden die meisten Menschen innerhalb weniger Tage vergessen, was besprochen wurde.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Leider passiert das in vielen Unternehmen, die nach jeder Besprechung kein Protokoll erstellen. Statistiken zeigen, dass nur 37 % der Unternehmen Besprechungsprotokolle nutzen.
Besprechungsprotokoll-Vorlagen sind Dokumente, die die wichtigsten Punkte einer Besprechung festhalten: wer teilgenommen hat, was besprochen wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
In diesem Artikel erklären wir, wie man ordnungsgemäß Protokolle führt, warum sie wichtig sind und wie sie Ihrem Team helfen können, schneller und effizienter zu arbeiten. Am Ende finden Sie nützliche Vorlagen für verschiedene Besprechungstypen.
Welche sind die gängigsten Vorlagen für Besprechungsprotokolle, die Sie griffbereit haben sollten?
Jede Abteilung sollte für mindestens fünf der gängigsten Besprechungstypen Vorlagen bereithalten:
Wöchentliche Team-Meetings
Diese Besprechungen finden wöchentlich statt. In ihnen bespricht das Team, was im vorherigen Zeitraum erreicht wurde, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen, und es werden Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe zugewiesen.
Projektbesprechungen
Diese Besprechungen dienen der Diskussion eines spezifischen Projekts. Oft dauern sie länger, da hier Ideen gesammelt und Aufgaben auf einer höheren Ebene festgelegt werden.
Kundenbesprechungen
In diesen Besprechungen werden die Bedürfnisse des Kunden ermittelt. Es ist wichtig, alles aufzuzeichnen, um sicherzustellen, dass man genau weiß, was versprochen wurde und welche Fristen für jede Aufgabe gelten.
Strategiebesprechungen
Diese Besprechungen konzentrieren sich auf die Zukunft des Unternehmens. Es werden Ziele und Pläne diskutiert: wohin sich das Unternehmen bewegt, was verbessert werden muss und welche wichtigen Entscheidungen getroffen werden sollten, um das Wachstum zu fördern.
Bewerbungsgespräche
In diesen Besprechungen bewerten Sie einen potenziellen Kandidaten und prüfen, ob er gut zu Ihrem Unternehmen passt, wobei Sie seine Stärken und Schwächen notieren.
Struktur einer Besprechungsprotokoll-Vorlage
Lassen Sie uns durchgehen, wie man eine grundlegende Besprechungsprotokoll-Vorlage korrekt erstellt und welche wesentlichen Felder sie enthalten sollte. Eine gut strukturierte Vorlage erleichtert den Ablauf einer Besprechung um ein Vielfaches.
Teilnahme: Dieses Feld dient zur Aufzeichnung der Namen der anwesenden oder abwesenden Personen. Es hilft, Missverständnisse zu vermeiden, wenn später versucht wird, sich daran zu erinnern, wer bei der Besprechung gefehlt hat.
Wichtige Diskussionspunkte: In diesem Feld wird eine kurze Zusammenfassung der Hauptthemen, vorgeschlagenen Ideen und Entscheidungen aus der Tagesordnung gegeben sowie die vom Team erzielten Ergebnisse.
Ergebnisse: Dies ist das wichtigste Feld – eine Zusammenfassung der erzielten Vereinbarungen. Diese Notizen bieten einen Überblick über die getroffenen Entscheidungen und die nächsten Schritte.
Aufgaben und Fristen: In diesem Feld können alle zugewiesenen Aufgaben mit klaren Fristen und verantwortlichen Personen aufgelistet werden. Dies stellt sicher, dass bei der nächsten Besprechung niemand der Frage „Warum ist das nicht erledigt?“ entkommen kann.
Notizen und Kommentare: Dieser Abschnitt ist optional, kann jedoch bei der Bearbeitung komplexer Themen hilfreich sein. Zum Beispiel ermöglicht er es, festzuhalten, wer die beste Idee vorgeschlagen hat.
Aufzeichnung der Besprechung: Dieses Feld kann einen Link zu einer Audio- oder Videoaufzeichnung enthalten, die dem Protokoll beigefügt ist. Es ist besonders nützlich für Personen, die die Besprechung verpasst haben.
Eine ordnungsgemäß erstellte Protokollvorlage stellt sicher, dass alle wichtigen Punkte und Aufgaben dokumentiert sind.
Beispiel für ein Besprechungsprotokoll
So sollte eine grundlegende Vorlage für ein Besprechungsprotokoll aussehen:
Alle Details zur Erstellung eines Besprechungsprotokolls
Es mag den Anschein haben, dass das Ausfüllen eines Besprechungsprotokolls und das Zusammenfassen seiner Ergebnisse einfach ist, aber das ist nicht immer der Fall. Wenn Sie noch nie zuvor Protokolle verwendet haben, empfehlen wir, sich mit den wichtigen Details vertraut zu machen, die wir für Sie hervorgehoben haben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von Besprechungsprotokollen
Schritt 1: Bereiten Sie sich vor der Besprechung vor
Wir empfehlen, im Voraus eine Tagesordnung zu erstellen, sie zusammen mit der Besprechungseinladung an alle Teilnehmer zu senden und sicherzustellen, dass jeder weiß, wann und wo die Besprechung stattfindet.
Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer wissen, in welchem Besprechungsraum die Veranstaltung stattfinden wird, ist es besser, ein Buchungssystem für Besprechungsräume zu verwenden. Es wird die Besprechung und die reservierten Raumdaten automatisch in den Kalender aller Teilnehmer eintragen.
Ein Buchungssystem für Besprechungsräume macht nicht nur den Prozess der Besprechungsorganisation transparent, sondern vereinfacht ihn auch erheblich. Manager können Besprechungen planen, in dem Wissen, dass immer ein Raum verfügbar ist, und Mitarbeiter müssen nicht in letzter Minute nach einem geeigneten Raum suchen.
Schritt 2: Benennen Sie eine Person, die für die Protokollführung verantwortlich ist
Der wichtigste Schritt vor Beginn einer Besprechung ist, jemanden zu benennen, der für die Führung des Protokolls verantwortlich ist (dies kann ein Assistent oder ein Teammitglied sein). Ohne diesen Schritt besteht die Gefahr, wichtige Punkte zu übersehen, da Sie gleichzeitig die Besprechung leiten und Notizen machen müssen.
Wenn Sie niemanden haben, der für das Protokoll verantwortlich sein kann, keine Sorge. KI-Tools eignen sich hervorragend für diese Aufgaben. Wir empfehlen die Nutzung von Tools wie Fireflies.ai, Otter.ai oder Sembly.ai.
Wenn Sie die KI-Methode wählen, müssen Sie nach der Besprechung nur die Videoaufzeichnung der Besprechung und die vorgefertigte Protokollvorlage in den virtuellen Assistenten hochladen. Die KI wird die Aufzeichnung analysieren, wichtige Punkte automatisch hervorheben und die relevanten Felder in der Vorlage ausfüllen.
Schritt 3: Notieren Sie die wichtigsten Punkte
Wenn die Besprechung beginnt, halten Sie die Tagesordnung und die Aufgabenliste bereit. Stellen Sie dem Team direkte Fragen, wie der Fortschritt ihrer Arbeit ist und ob sie die Fristen einhalten. Bitten Sie während der Besprechung die benannte Person, die wichtigsten Punkte, getroffene Entscheidungen und aufkommende Probleme zu protokollieren.
Beispiel für Protokollnotizen:
- Aufgabe: 5 Marketing-Hypothesen für Eric vorbereiten
- Fortschritt: In Bearbeitung
- Ergebnis: Fünf Hypothesen wurden aufgelistet, aber nur vier wurden getestet
- Probleme: Zusätzliches Budget erforderlich, wartet auf Genehmigung durch die Finanzabteilung
Schritt 4: Überprüfen Sie das ausgefüllte Protokoll
Nach Ende der Besprechung muss das ausgefüllte Protokoll überprüft werden, bevor es an alle Teilnehmer weitergeleitet wird. Prüfen Sie Folgendes:
- Sind die Aufgaben klar mit festgelegten Fristen und verantwortlichen Teammitgliedern?
- Sind alle Abschnitte des Protokolls ausgefüllt?
- Wenn Sie sich unsicher sind, klären Sie die Punkte mit Ihren Kollegen innerhalb der ersten zwei Stunden.
- Öffnen Sie die Aufzeichnungsdatei der Besprechung und stellen Sie sicher, dass sie funktioniert.
Schritt 5: Teilen Sie das Protokoll
Sobald Sie das Protokoll überprüft und von den notwendigen Personen genehmigt haben, teilen Sie es mit allen Teilnehmern. Stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf das Protokoll hat. Sie können auch gleich die nächste Besprechung planen, bei der der Fortschritt der im Protokoll festgehaltenen Aufgaben überprüft wird.
Tipps für schnelle und effiziente Protokollführung
Manchmal verlaufen Besprechungen schnell, und die Person, die das Protokoll führt, hat Schwierigkeiten, mitzuhalten. Zum Beispiel könnte sie durch Terminologie verwirrt werden oder Schwierigkeiten haben, das richtige Feld in der Protokollvorlage zu finden, um die Informationen festzuhalten.
Um dies zu vermeiden, versuchen Sie, den Ablauf der Besprechung zu steuern. Hier sind einige Tipps, wie Sie das tun können:
- Fokus auf Aufgaben: Bitten Sie die Protokollführende Person, nur Informationen zu Aufgaben und Entscheidungen zu notieren. Versuchen Sie nicht, jedes Wort festzuhalten – konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Punkte.
- Klar sprechen: Bitten Sie das Team, einfache Begriffe zu verwenden und Abkürzungen zu erklären, da die Protokollführung möglicherweise durch diese verwirrt wird.
- Auf die Zeit achten: Weisen Sie für jedes Thema 3–5 Minuten zu, um die Besprechung nicht in die Länge zu ziehen. Fordern Sie die Teammitglieder auf, direkt auf die gestellten Fragen zu antworten.
- Zusammenfassen: Bevor Sie die Besprechung beenden, fassen Sie die wichtigsten Schlussfolgerungen kurz zusammen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten korrekt zugewiesen wurden.
- Vorlage anpassen: Nach einigen Besprechungen analysieren Sie, welche wichtigen Abschnitte in die Protokollvorlage aufgenommen werden sollten.
Durch die Befolgung dieser Schritte und Tipps können Sie sicher sein, dass Ihre Besprechungsprotokolle korrekt ausgefüllt werden und für das gesamte Team nützlich sind!
5 der beliebtesten Besprechungsprotokoll-Vorlagen
Wir haben für Sie die fünf beliebtesten Protokollvorlagen zusammengestellt. Sie helfen Ihnen, während jeder Art von Besprechung wichtige Punkte, Aufgaben und Entscheidungen leicht aufzuzeichnen. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie auf den Link, um sie herunterzuladen.
Zusammenfassung des Besprechungsprotokolls
Das Hauptziel von Besprechungsprotokollen ist es, Verwirrung über Aufgaben und Fristen nach der Besprechung zu vermeiden. Protokolle helfen, die Arbeit zu strukturieren, unnötige Diskussionen zu verhindern und zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.
Beim Erstellen einer Protokollvorlage sollten folgende Felder enthalten sein:
- Teilnehmerliste: Wer war anwesend und wer nicht?
- Wichtige Diskussionspunkte: Die Hauptthemen und getroffenen Entscheidungen.
- Ergebnisse der Diskussion: Was wurde beschlossen und welche nächsten Schritte wurden festgelegt?
- Aufgaben und Fristen: Wer ist für was bis wann verantwortlich?
- Kommentare: Zusätzliche Notizen, falls erforderlich.
- Aufzeichnung der Besprechung: Ein Link zur Audio- oder Videoaufzeichnung der Besprechung.
Vor der Besprechung sollte eine Person für die Protokollführung bestimmt werden, damit keine wichtigen Punkte übersehen werden. Nach der Besprechung sollte das Protokoll überprüft, vom Manager genehmigt und mit allen Beteiligten geteilt werden.
