Eng Es ist kein Geheimnis, dass die Organisation des Arbeitsplatzes eine große Rolle für die Produktivität Ihres Teams spielt. Wenn die Umgebung chaotisch wirkt, kann es den Mitarbeitenden schwerfallen, sich auf das Wesentliche im Unternehmen zu konzentrieren.
Wenn es um die Organisation von Büros geht, lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie man den gesamten verfügbaren Raum maximieren kann. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass jeder freie Platz mit einem Schreibtisch für neue Mitarbeitende gefüllt werden muss. Ganz im Gegenteil: Die Maximierung der Raumausnutzung setzt voraus, dass man versteht, wie der Arbeitsplatz tatsächlich genutzt wird – wie oft Besprechungsräume, Arbeitsplätze und andere Arbeitsbereiche im Laufe einer Woche reserviert werden.
Die umfassende Analyse der Arbeitsplatznutzung hilft, die betrieblichen Ressourcen sinnvoll zu verwalten und das Zufriedenheitsniveau des Teams in der Arbeitsumgebung zu steigern.
Die Messung des Arbeitsplatzes: Wie wird es gemacht?
Die Messung des Arbeitsplatzes ist der erste Schritt zur Maximierung der Flächennutzung. Wie macht man es richtig? Zunächst denkt man daran, die Kosten pro Quadratmeter zu berechnen. Das würde Sinn ergeben, wenn man ein altmodisches Büro mit einheitlichen Schreibtischen und Kabinen baut, die nebeneinander stehen. In einem solchen Fall wäre die typische Lösung, den Raum anhand der Kosten pro Quadratmeter zu maximieren, indem man mehr Schreibtische und mehr Mitarbeitende unterbringt.
Das ist die traditionelle Herangehensweise, doch sie ist nicht die beste Lösung in Bezug auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Auswirkungen auf deren Produktivität.
Glücklicherweise hat sich die Unternehmenskultur verändert, und heute sind die Mitarbeitenden nicht mehr an ihre Schreibtische gebunden. Cafés, Erholungszonen und verschiedene Besprechungsbereiche haben Einzug in moderne Büros gehalten. Das macht das Arbeitsleben der Mitarbeitenden vielfältiger, gleichzeitig aber auch komplexer für Arbeitgeber, da sie den Wert solcher Räume aufgrund ihrer Vielfalt nur schwer einschätzen können.
Was ist die Lösung? Der Schlüssel zur Bestimmung des Werts eines Arbeitsplatzes liegt darin, zu messen, wie er genutzt wird.
Anders ausgedrückt: Man misst die wesentliche Komponente – die Menschen. Die Mitarbeitenden und ihre Interaktionen mit dem Arbeitsplatz bieten offene Datenquellen zur Untersuchung. Wenn Sie das Verhalten jeder Person verstehen, erhalten Sie detaillierte Echtzeit-Analysen, die veraltete, statische Kennzahlen bei weitem übertreffen. Mit diesem Ansatz holen Sie das Maximum aus der Raumnutzung heraus.
Wie erkennen Sie, ob Sie Ihren Arbeitsplatz optimal nutzen?
Die Antwort auf diese Frage finden Sie, indem Sie analysieren, wie Ihr Raum genutzt wird. Die Analyse der Auslastung hilft Ihnen zu verstehen, welche Art von Arbeitsumgebung für die Mitarbeitenden am besten ist, welche Arbeitsplätze sie benötigen, um produktiv zu bleiben, und welche Bürogröße angemessener ist. Es gibt mehrere einfache Fragen, die Ihnen dabei helfen können, herauszufinden, ob der Arbeitsplatz optimal genutzt wird.
- Welche Räume werden am häufigsten gebucht? Warum werden sie öfter genutzt als andere?
- Wie verwenden Mitarbeitende die Ausrüstung? Welche Bestände können reduziert werden, und in welche sollte stärker investiert werden?
- Welche Arbeitsplätze sind überflüssig?
- Wie viele Teambesprechungen finden pro Woche statt? Wäre es sinnvoll, mehr Konferenzräume hinzuzufügen?
- Wie nutzen Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze? Wie oft kommen sie ins Büro? Sollten mehr Arbeitsplätze hinzugefügt oder deren Anzahl reduziert werden?
- Wie viel Stauraum für notwendige Arbeitsmittel wird genutzt? Wird zusätzlicher Platz benötigt?
Durch die Beantwortung dieser Fragen mit den richtigen verfügbaren Daten können Sie den effektivsten Arbeitsplatz schaffen, der den Bedürfnissen der Menschen entspricht und unnötige Ressourcen eliminiert.
Wie kann aktivitätsbasiertes Arbeiten dazu beitragen, die Raumnutzung zu maximieren?
Die Überwachung und Auslastung des Arbeitsplatzes trägt dazu bei, sowohl die Immobiliennutzung als auch die Produktivität zu maximieren. Ganz zu schweigen von den Kosten, die eingespart werden können, was sich positiv auf das Geschäft auswirkt.
Hier sind einige wichtige Vorschläge, um die Raumeffizienz zu erreichen:
Nur für genutzte Flächen zahlen
Wenn das Büro überfüllt ist, voller Ablenkungen und keine ruhigen Plätze bietet, werden die Mitarbeitenden wahrscheinlich an einen besseren Ort flüchten, zum Beispiel nach Hause oder in das nächstgelegene Café. Es ist unmöglich, sich auf ein Projekt zu konzentrieren, wenn die Umgebung chaotisch ist, oder? Die Bereitstellung der richtigen Mischung aus Arbeitsbereichen, damit das Team bequem produktiv sein kann, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht für ungenutzte Räume Miete und Nebenkosten zahlt.
Gemeinschaftsräume nutzen
Hot Desking und Desk Hoteling können hervorragende Werkzeuge sein, um die Raumauslastung zu maximieren. Mithilfe von Nutzungsanalysen erfahren Sie, ob es sinnvoll ist, reservierbare Arbeitsplätze für Besucher oder Remote-Mitarbeitende bereitzustellen, die manchmal im Büro arbeiten möchten.
Vorbeugende Maßnahmen vermeiden
Wenn Ihr Unternehmen ständig wächst und jedes Jahr viele neue Mitarbeitende einstellt, wäre der einfachste Weg, größere Büroräume zu kaufen, mehr Schreibtische unterzubringen und beträchtliche Summen in Immobilien zu investieren. Warum solche Ausgaben tätigen, wenn es eine Möglichkeit gibt, den bestehenden Arbeitsplatz optimal zu nutzen? Gestalten Sie Ihr Büro durch aktivitätsbasiertes Arbeiten um: Stellen Sie reservierbare Schreibtische für diejenigen zur Verfügung, die sie wirklich brauchen, fügen Sie Besprechungsbereiche, Telefonkabinen, Konferenzräume, bequeme Sitzgelegenheiten und viele andere Lösungen hinzu. Es erfordert nur ein wenig Kreativität!
Die Grenzen Ihres Büros verändern
Die Nutzung der Arbeitsumgebung und ein elastisches Büromodell könnten die Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sein, auch wenn nur vorübergehend. Ein elastisches Modell funktioniert, wenn ein Unternehmen über ein kleines Büro verfügt und bei Bedarf Räume außerhalb der eigenen Wände mit Hilfe von Anbietern mieten oder die Mitarbeitenden vorrangig von zu Hause aus arbeiten lassen kann. Es kann auch die umgekehrte Situation auftreten: Ihr derzeitiger Arbeitsplatz bietet mehr freie Plätze, als von den Mitarbeitenden genutzt werden. Eine Reduzierung der Bürofläche könnte eine unerwartete Lösung sein, die Sie dank der Analyse der Raumauslastung entdecken.
Wie kann Unspot helfen?
Die Verfügbarkeit der richtigen Software zur Erfassung der notwendigen Daten spart wertvolle Zeit und bietet eine vollständige Perspektive darauf, wie Menschen den Raum nutzen. Hier kommt Unspot ins Spiel.
Lernen Sie, wie Sie das Büro an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden anpassen können, indem Sie stets aktuelle Analysen für jeden Raum und Arbeitsplatz nutzen. Erhalten Sie detaillierte Berichte, um über die Raumnutzung informiert zu bleiben und bei Bedarf Änderungen in der Arbeitsumgebung vorzunehmen.
Unspot ist eine fortschrittliche Software, die ein benutzerfreundliches Tool zur Schreibtischbuchung bietet und eine All-in-One-Lösung zur Maximierung der Arbeitsplatznutzung darstellt. Lassen Sie die Mitarbeitenden sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, indem Sie die Unspot-App für die Buchung von Schreibtischen oder Besprechungsräumen mit nur einem Klick nutzen. Gleichzeitig haben Sie als Arbeitgeber Zugang zu den Interaktionen des Teams mit den Arbeitsbereichen und erhalten ein Verständnis dafür, wie das Bürodesign effizient gestaltet werden kann.
