Während Arbeitgeber versuchen, ihre Arbeitsplatzstrukturen neu zu überdenken und Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen, hat eine Umfrage von Steelcase ergeben, dass das Hauptanliegen von 70 % der ehemaligen Mitarbeiter im Homeoffice ausreichend Raum für hybride Zusammenarbeit ist. Flexible Räume, die moderne Technologien unterstützen, sind stark nachgefragt, daher ist es an der Zeit, Ihre Büroräume für hybride Meetings zu optimieren und die Konferenzraumausstattung an sich rasch ändernde Anforderungen anzupassen.
Konferenzraumgestaltung: Warum in Besprechungsräume investieren?
Obwohl Besprechungen darauf abzielen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Kommunikation zu verbessern, sind sie seit langem als eine der Hauptablenkungen am Arbeitsplatz bekannt – gleich hinter gesprächigen Kollegen oder der nicht arbeitsbezogenen Internetnutzung. Trotz ihres schlechten Rufs nimmt die Anzahl der Besprechungen nach der Pandemie weiter zu, wobei Mitarbeiter dreimal so häufig an Videokonferenzen teilnehmen wie Anfang 2020.
Offensichtlich trägt der Anstieg der Fern- und Hybridarbeit zu dieser Zunahme bei, da Führungskräfte die Konferenzraumgestaltung als Mittel zur Kontrolle ihrer verstreuten Belegschaft betrachten. Laut einer Umfrage von Microsoft leiden 85 % der Führungskräfte unter „Produktivitätsparanoia“ in der neuen Realität, was zu einem Anstieg der Anrufe in Microsoft Teams um 153 % geführt hat.
Experten raten Führungskräften, Besprechungen effizienter und nicht häufiger zu gestalten. Dabei ist die Gestaltung der Räumlichkeiten genauso wichtig wie eine klare Agenda oder qualitativ hochwertige Interaktionen zwischen den Teilnehmern. Laut einer Untersuchung des Chartered Institute of Personnel and Development hat eine durchdachte Konferenzraumgestaltung, einschließlich einer passenden Raumkonfiguration, einen positiven Einfluss auf die Ergebnisse.
Zudem zeigt eine Studie der HP-Tochter Poly, dass nur 5 % der heutigen Belegschaft fast die gesamte Arbeitszeit an ihren Schreibtischen verbringen, während 79 % der Mitarbeiter mindestens 25 % ihrer Arbeitszeit in verschiedenen Besprechungsräumen verbringen. Da das moderne Büro weiterhin zum hybriden Arbeitsplatz übergeht, geht es bei der Gestaltung von Besprechungsräumen nicht nur darum, die Effizienz von Zusammenkünften zu steigern, sondern auch darum, ein produktives Umfeld für die gesamte Organisation zu schaffen. Daher lohnt es sich, Ihre Nutzung der Besprechungsräume genauer zu betrachten und Ihren Ansatz zu aktualisieren.
Wie man Besprechungsräume effizient verwaltet
Wussten Sie, dass 40 % der Mitarbeiter bis zu 30 Minuten pro Tag damit verbringen, einen Raum für Besprechungen zu suchen? Diese Zahlen aus einer Umfrage von Steelcase Workplace zeigen einen Engpass auf, der wertvolle Arbeitszeit kosten und die effiziente Nutzung gemeinsamer Büroeinrichtungen beeinträchtigen kann, wenn Ihre Konferenzraumgestaltung keine robuste Buchungssoftware bietet. Einige Unternehmen verwenden immer noch Excel-Tabellen, um Besprechungen zu planen und Konferenzräume zu buchen, und wenn das bei Ihnen der Fall ist, kennen Sie sicher das Chaos durch doppelte Raumreservierungen, ungenutzte Büroräume aufgrund abgesagter Besprechungen, verpasste Teilnahmen durch verlorene Benachrichtigungen und andere Probleme.
Die Situation verbessert sich, wenn Konferenzräume über einen zuständigen Administrator gebucht werden können, der die Büroressourcen verwaltet und ein spezielles Buchungssystem nutzt. Mit einem gut durchdachten Tool kann der Administrator die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen prüfen, den besten Raum je nach Kapazität und Ausstattung auswählen, das geplante Treffen in einen Firmenkalender integrieren und sogar Einladungen per E-Mail an bestimmte Teilnehmer versenden – alles in nur wenigen Klicks.
Allerdings könnte es keine optimale Lösung sein, eine Person mit all diesen Aufgaben zu belasten, und es ist auch nicht für andere Mitarbeiter praktisch. Stellen Sie sich den Aufwand vor, jedes Mal, wenn Sie einen Konferenzraum buchen müssen, sich durch Dutzende anderer Telefonate zu kämpfen. Mitarbeiter profitieren von einem reibungsloseren Arbeitsplatz, wenn sie Besprechungsräume selbst buchen können, sei es über:
- Digitale Displays, die in der Nähe der Räume angebracht sind
- Buchungssoftware, die auf Desktops und Mobilgeräten zugänglich ist
Zum Beispiel bietet Microsoft eine einfache Möglichkeit, Besprechungen zu planen und Räume in Outlook zu buchen. Leistungsstarke Arbeitsplatzmanagement-Plattformen wie UnSpot bieten jedoch interaktive Büropläne, digitale Beschilderungen, Check-ins, automatische Stornierungen von Reservierungen, Raumnutzungsberichte und weitere nützliche Funktionen, die über eine Webanwendung oder Software auf Displays, Computern und Mobilgeräten zugänglich sind.
Konferenzraumgestaltung und Raumausstattung
Fühlen Sie sich wohl, wenn Sie an einer Präsentation in einem traditionellen Sitzungssaal teilnehmen? Wahrscheinlich nicht, denn der klassische Konferenzraum bietet keine freie Sicht auf den Redner und einen Monitor für alle Teilnehmer, so dass Sie sich über die Schultern Ihrer Kollegen beugen müssen, um zu sehen, was vor sich geht. Ebenso ist es schwierig, einen effektiven Dialog mit Ihren Teammitgliedern zu führen, wenn diese in einem großen Raum verstreut sind, anstatt nebeneinander zu sitzen.
Um eine Besprechung effizienter zu gestalten, müssen Sie bei der Einrichtung einer Konferenz die Art der Zusammenkunft berücksichtigen und die Raumgröße und -aufteilung so wählen, dass sie dem Zweck am besten entspricht. Im Idealfall sollte Ihr Büro über mehrere große und kleine Konferenzräume verfügen, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Mit Hilfe von Stellwänden, Raumteilern und leicht umgestaltbarem Mobiliar können Sie jedoch die gewünschte Sitzungskonfiguration erreichen. Tauschen Sie schwere Eichentische und Lederstühle gegen leichte, stapelbare Möbel aus, um einen Besprechungsraum innerhalb von Minuten nach Bedarf umzugestalten. Doch zunächst wollen wir herausfinden, wie die verschiedenen Sitzungsräume auf unterschiedliche Ziele hinarbeiten.
Sitzungssaal-Stil
Sitzungssäle sind die gebräuchlichsten Büroräume für Besprechungen, mit einem langen Tisch in der Mitte des Raums und einer Reihe von Stühlen drum herum. Diese Anordnung eignet sich gut für traditionelle Konferenzen, bei denen die Teilnehmer für eine direkte Kommunikation von Angesicht zu Angesicht sitzen müssen. Es kann auch eine große Gruppe von Personen aufnehmen, bis zu mehreren Dutzend, aber je länger der Tisch ist, desto schwieriger wird es, eine effektive Diskussion zu führen und die Tagesordnung einzuhalten. Der Sitzungssaal ist eine gute Wahl für formelle Versammlungen, Treffen mit Kunden und Partnern, Brainstorming-Sitzungen und Entscheidungsdebatten. Auf der anderen Seite ist dieses Layout weniger für Präsentationen geeignet und erfordert zusätzliche Ausrüstung für eine effiziente Videokonferenzeinrichtung, z. B. zusätzliche Monitore und eine 360°-Videokamera.
U-förmiger Konferenzraum
Dies ist einer der beliebtesten Konferenzräume, in dem die Tische in der Form des Buchstabens U angeordnet sind und in der Mitte ein leerer Raum gelassen wird. Durch diese Anordnung können die Teilnehmer einander gut sehen und sich problemlos an Diskussionen beteiligen, während das offene Ende einen natürlichen Brennpunkt für einen Redner, einen Bildschirm, einen Monitor oder ein Whiteboard bildet. Die U-förmige Konferenzanordnung eignet sich perfekt für Präsentationen, Schulungen, Videokonferenzen und andere Zusammenkünfte, bei denen visuelle Hilfsmittel benötigt werden. Allerdings benötigt diese Raumkonfiguration mehr Platz und ist daher eher für Besprechungen in kleinen Gruppen geeignet.
Konferenzraum im Theater-Stil
Bei dieser Konferenzform werden überhaupt keine Tische verwendet - der Raum ist mit Stuhlreihen gefüllt, die einer imaginären Bühne gegenüberstehen, ähnlich wie in einem Theater. Durch die Abschaffung der Tische ermöglicht die Raumaufteilung die Unterbringung einer großen Anzahl von Personen, was sie zu einer idealen Option für Town-Hall-Veranstaltungen und überfüllte Konferenzen macht. Bei dieser Art von Konferenzraum werden auch die Ablenkungen durch die Tische beseitigt und die gesamte Aufmerksamkeit auf einen Redner oder einen Bildschirm gelenkt, so dass die Teilnehmer bei Webinaren, Präsentationen, Vorträgen und anderen einseitigen Veranstaltungen zum Wissensaustausch die Informationen besser aufnehmen können. Sie sollten sich jedoch für eine andere Sitzungsanordnung entscheiden, wenn Ihre Veranstaltung viele Notizen und eine lebhafte Interaktion zwischen den Teilnehmern erfordert.
Layout des Klassenzimmers
Sie können einige Probleme mit der bisherigen Sitzungsanordnung beheben, indem Sie die Stuhlreihen durch Tischreihen ergänzen. Obwohl dies die Kapazität des Raums einschränkt, bietet das Klassenzimmer-Layout funktionalen Platz für Notizen und die Verwendung von Laptops, was bei bildungsbasierten Sitzungen erforderlich sein kann, um sie effizienter zu gestalten. Allerdings liegt bei dieser Konferenzanordnung der Schwerpunkt auf dem Zuhören eines Redners und nicht auf der Gruppenarbeit, so dass der Raum nicht für Brainstorming-Sitzungen oder Teambuilding-Aktivitäten geeignet ist.
Cluster-Konferenzraum-Anordnung
Bei dieser eher ungewöhnlichen Konferenzanordnung werden mehrere runde Tische verwendet, die in einem Kreis oder Halbkreis angeordnet und nur auf einer Seite von Stühlen umgeben sind, so dass der Redner sich vor den Tischen bewegen kann. Diese Raumaufteilung fördert die aktive Zusammenarbeit in kleinen Gruppen, indem sie getrennte Arbeitsbereiche schafft und gleichzeitig eine ungehinderte Sicht auf einen Redner oder ein visuelles Hilfsmittel gewährleistet und die Möglichkeit bietet, die Diskussion auf alle Teilnehmer auszuweiten. Wenn Sie Konferenzräume für Workshops, Brainstorming-Sitzungen oder Teambuilding-Aktivitäten einrichten möchten, bei denen die Interaktion im Vordergrund steht, erfüllt ein Raum im Cluster-Stil mit Sicherheit seinen Zweck, vorausgesetzt, Sie verfügen über genügend Platz und Möbel, um das Layout umzusetzen.
Ausrüstung für einen effizienten Besprechungsraum
Sie benötigen eine moderne Ausstattung, um ansprechende und effiziente Besprechungen zu gewährleisten, vor allem dann, wenn Fernmitarbeiter beteiligt sind. Räume für hybride Besprechungen sind weitaus anspruchsvoller, was die verwendete Technologie angeht, da verwackelte Videos und verzerrte Audiosignale nicht zu sinnvollen Diskussionen beitragen. Sie haben sicher schon einmal an einem dieser nervigen Anrufe teilgenommen, bei denen die Teilnehmer ständig die Mikrofone an ihren Laptops ausschalten mussten, um ein Echo der Stimme zu vermeiden, weil die Konferenzeinrichtung keine hochwertigen Grenz- oder Deckenmikrofone umfasst. Umgekehrt bietet ein Raum, in dem alle erforderlichen technischen Einrichtungen vorhanden sind, ein freundliches Umfeld für konzentriertes und kreatives Arbeiten, so dass eine erfolgreiche Konferenz zustande kommt.
Natürlich hängt es von der Größe und dem Zweck des jeweiligen Raums ab, wie Sie ihn ausstatten sollten, aber hier ist eine allgemeine Ausrüstungs-Checkliste für einen reibungslosen Ablauf:
Lösungen für Videokonferenzen, einschließlich Mikrofone, Lautsprecher, Bildschirme und Kameras
Visualisierungstools, wie Flipcharts, Whiteboards, Projektoren und interaktive Displays
Raumsteuerungssysteme zur Einstellung von Beleuchtung, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und AV-Geräten
stabile Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung, einschließlich eines speziellen Wi-Fi-Routers für verzögerungsfreie Datenübertragung
eine ausreichende Anzahl von Steckdosen und HDMI/VGA/USB-Kabeln
Außerdem ist es unmöglich, Besprechungsräume effektiv einzurichten, ohne sie mit einer guten Akustik, einer angemessenen Beleuchtung und bequemen Möbeln auszustatten. Über die übliche Ausstattung von Konferenzräumen hinaus sollten Sie sich auch um Ihre Außendienstmitarbeiter kümmern und sie mit hochwertigen Headset-Mikrofonen und Webcams ausstatten, damit sie in vollem Umfang an Online-Gesprächen teilnehmen können.
Mit dem richtigen Ansatz bei der Einrichtung von Besprechungen können Sie die Effizienz Ihrer Versammlungen maximieren, Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsbereiche zur Verfügung stellen, die Interaktion zwischen externen und internen Mitarbeitern erleichtern und die Arbeitszufriedenheit im Allgemeinen erhöhen.
