Seit Beginn der Pandemie hat sich vieles verändert, und auch Arbeitsplätze bilden hier keine Ausnahme. Unternehmen passen sich an die neue Realität an und suchen nach den besten Methoden, bestehende Arbeitsplätze zu optimieren und sie effizienter zu gestalten. Flächenmanagement ist eine dieser Lösungen. Es soll Ihnen dabei helfen, den Prozess der Büroverwaltung zu erleichtern. Mit den richtigen Tools in der Hand ist es heute einfacher denn je. Aber sehen wir uns zunächst an, worum es beim Flächenmanagement überhaupt geht.
Was ist Flächenmanagement?
Einfach gesagt, wurde das Flächenmanagement entwickelt, um den Überblick über die physischen Räume zu behalten, die ein Unternehmen besitzt. Es beinhaltet die Analyse von Informationen zur Raumauslastung: die Größe der Fläche, die Anzahl der Räumlichkeiten, Arbeitsplätze und wie diese tatsächlich genutzt werden. Das Flächenmanagement ist eine mächtige Methode, um Engpässe am Arbeitsplatz zu identifizieren, Immobilienkosten zu senken und eine bessere Prognose für die Zukunft zu erstellen.
Warum ist Flächenmanagement für ein Unternehmen wichtig?
- Überblick und Kontrolle der Flächen
Durch die Popularität des hybriden Arbeitsmodells ist es schwieriger geworden, vorherzusagen, wann Mitarbeitende ins Büro kommen. Das Flächenmanagement bietet einen vollständigen Überblick darüber, wie viele Menschen den Arbeitsplatz täglich, wöchentlich und monatlich nutzen. Dies hilft sicherzustellen, dass jeder Bereich des Büros richtig genutzt wird.
- Kosteneinsparungen
Eine genaue Analyse der Büronutzung zeigt Bereiche auf, die konsolidiert werden können, was Einsparungen bei den Betriebskosten ermöglicht (weniger Heizung, Kühlung, Beleuchtung). Große Kosteneinsparungen können erzielt werden, wenn Sie sich entscheiden, die gesamte Fläche zu verkleinern, wenn keine Notwendigkeit besteht, viele ungenutzte Bereiche zu unterhalten.
- Bessere Arbeitsbedingungen
Durch die Verbesserung des Managements des verfügbaren Arbeitsplatzes hat Ihr Team die Möglichkeit, in einem effizienteren Büro zu arbeiten, das auf seine Arbeitsbedürfnisse zugeschnitten ist. Zum Beispiel hilft Software zur Buchung von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen den Mitarbeitenden, bequem zu arbeiten, ohne Zeit mit der Suche nach einem Arbeitsplatz zu verschwenden.
- Erhöhte Produktivität
Eine angenehme Arbeitsumgebung wirkt sich positiv auf die Produktivität aus. Verschiedene Raumtypen für unterschiedliche Zwecke der Mitarbeitenden (Kabinen für konzentriertes Arbeiten, Kreativräume, Pausenzonen) ermutigen sie zum Brainstorming, zur Innovation und zur Zusammenarbeit.
Welche Software kann Ihnen helfen, Ihre Flächen effizient zu verwalten?
Um ein effektives Arbeitsumfeld für Ihr Team zu schaffen, benötigen Sie Daten. Mit den richtigen Tools für das Flächenmanagement wird sichergestellt, dass alle Bereiche rational genutzt und den Interessen der Mitarbeitenden gerecht werden. Echtzeit-Updates ermöglichen es Ihnen, die Flächen zu kontrollieren und rechtzeitig notwendige Verbesserungen vorzunehmen. Hier sind einige Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Räume zu optimieren:
- Anmeldungssysteme
Um die Raumnutzung zu messen, benötigen Sie ein klares Verständnis darüber, wie viele Menschen das Büro täglich besuchen, und ob es sich nur um Ihr Team handelt oder ob auch andere Besucher anwesend sind. Anmeldesysteme helfen Ihnen dabei, herauszufinden, welche Mitarbeitenden am häufigsten im Büro sind und wie viele Gäste sie mitbringen. Basierend auf den gesammelten Daten wird es einfacher, im Voraus zu planen und sicherzustellen, dass genügend Platz und Ressourcen für alle Teammitglieder verfügbar sind.
- Software zur Buchung von Besprechungsräumen
Mitarbeitende haben oft Schwierigkeiten, passende Besprechungsräume für ihre Bedürfnisse zu finden. Lösungen zur Raumbuchung geben Ihrem Team die Möglichkeit, den benötigten Raum mit nur einem Klick zu reservieren. Detaillierte Berichte bieten Ihnen zudem einen Überblick über die Nutzung jedes Raums, sodass Sie bei Bedarf Optimierungen vornehmen können.
- Software zur Buchung von Arbeitsplätzen
Mit neuen Arbeitsweisen wird es schwieriger, den Überblick über die Sitzplätze der Mitarbeitenden zu behalten: Wie viele werden benötigt, wie oft werden sie genutzt, wie sieht der Reinigungsplan aus? Eine Lösung zur Buchung von Arbeitsplätzen bietet Ihnen transparente Statistiken darüber, wie oft jeder Arbeitsplatz gebucht wurde, wann und von wem. Mit diesen Daten ist es einfacher, die Anordnung der Arbeitsplätze an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen und sicherzustellen, dass jeder Tisch sauber und einsatzbereit ist.
- Software zur Raumplanung
Ein Tool zur Raumplanung ist nützlich, wenn Sie sich entschieden haben, einen bestehenden Arbeitsplatz neu zu gestalten oder alles von Grund auf neu zu planen. Verschiedene Softwarelösungen ermöglichen es Ihnen, Layoutoptionen zu erkunden und sogar ein 3D-Modell des zukünftigen Büros zu erstellen.
Bevor Sie jedoch über signifikante Verbesserungen Ihres Arbeitsplatzes nachdenken, sollten Sie den aktuellen Zustand genau kennen.
Welche Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie Änderungen an Ihrem Arbeitsplatz vornehmen?
Um den Arbeitsplatz Ihres Unternehmens zu optimieren, sollten Sie auf folgende Fragen eine Antwort haben:
- Wie viele Quadratmeter umfasst die gesamte Fläche? Und wie viele Quadratmeter haben bestimmte Bereiche (Besprechungsräume, Pausenzonen, Kabinen usw.)?
- Wie groß ist die Kapazität des gesamten Arbeitsplatzes? Wie viele Personen passen in jeden Besprechungsraum?
- Welche Technologien stehen an den verschiedenen Plätzen zur Verfügung (Drucker, digitale Tafeln, Smart-TVs usw.)? Wie oft werden sie genutzt?
- Wie nutzen die Mitarbeitenden die Flächen? Beispielsweise könnte eine Kaffeezone für Besprechungen mit Besuchern genutzt werden oder als Treffpunkt für kurze Meetings dienen.
Es ist auch wichtig, eine interne Umfrage im Team durchzuführen, um ihre Bedürfnisse am Arbeitsplatz und die bevorzugten Raumtypen zu ermitteln. Hier sind einige Fragen, die dabei helfen können:
- Welche Räume benötigen Sie, um produktiv im Büro zu arbeiten?
- Welche Bereiche nutzen Sie am wenigsten und welche am meisten? Warum?
- Arbeiten Sie gerne im Büro? Was gefällt Ihnen am besten?
Beispielsweise bietet das Tool Unspot viele Funktionen, die Ihnen dabei helfen, einen effektiven Arbeitsplatz zu gestalten. Unspot vereint Anmeldung, Arbeitsplatz- und Konferenzraum-Buchung in einem System, sodass Sie Zeit beim Wechseln zwischen verschiedenen Apps sparen. Behalten Sie Ihren Arbeitsplatz jederzeit und überall im Griff. Die Unspot-Metriken liefern Ihnen aktuelle Informationen zur Raumnutzung, sodass Sie diese den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechend nutzen können.
