Effektive Nutzung des Bürogrundrisses während COVID-19

Das Bürokonzept existiert bereits seit Jahrhunderten. Seitdem hat es viele Anpassungen erfahren, doch es hat stets den Bedürfnissen der Menschen entsprochen. Da sich die Welt ständig verändert, passt sich auch der Büroraum entsprechend an. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die globale Pandemie nach Jahrzehnten der Transformation von Arbeitsplätzen erneut Einfluss darauf genommen hat, wie wir arbeiten. Während Unternehmen sich an die neue Realität anpassen, ist es essenziell, mit den Grundlagen zu beginnen: der Gestaltung des Bürogrundrisses.

Arten von Grundrissen im Laufe der Geschichte

Um einen modernen Ansatz für Grundrisse zu entwickeln, haben Büroräume verschiedene Evolutionsstufen durchlaufen. Einige Konzepte sind gekommen und gegangen, doch Strategien aus jeder Ära können genutzt werden, um ein Layout zu schaffen, das am besten zum Arbeitsstil Ihrer Mitarbeiter passt. Während COVID-19 sollte die Arbeitsplatzgestaltung auf den individuellen Bedürfnissen der Menschen, Flexibilität und Personalisierung basieren. Wenn Sie alle möglichen Optionen für das Bürolayout in Betracht ziehen, können Sie die besten Praktiken jeder Epoche kombinieren, um einen idealen Raum für Ihr Team zu schaffen, in dem produktiv gearbeitet wird.

Der industrielle Grundriss: der Aufstieg des offenen Büros

Das Konzept des offenen Büros entstand im frühen bis mittleren 20. Jahrhundert, während des Aufschwungs der Industrie. Es war der Versuch, einen geräumigeren Arbeitsplatz zu schaffen und die Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu erhöhen. Das industrielle offene Büro zeichnet sich dadurch aus, dass alle Barrieren (einschließlich Wände) entfernt wurden und lineare Reihen von Schreibtischen dicht gedrängt mit Arbeitern besetzt waren. Dieses Konzept schien ideal, doch in der Praxis brachten die Architekten nicht die erhoffte Interaktion. Stattdessen wirkte es eher wie ein Überbleibsel einer fabrikartigen Raumorganisation.

Der Aufstieg der Cubicles (Trennwände)

Heutzutage gelten Cubicles als altmodische Art, Büroräume zu organisieren, und als eine der schlechtesten Lösungen für Produktivität. Schwer zu glauben, dass Cubicles ursprünglich dazu gedacht waren, ein offenes Layout zu stärken, indem sie dem Arbeitsplatz ein gewisses Maß an Privatsphäre gaben. Man dachte, dass sie die Produktivität optimieren und eine Personalisierung ermöglichen würden. Eine weitere brillante Idee, die sich in der Realität nicht bewährte. Da die Belegschaft durch neue Mitarbeiter wuchs, wurden die Cubicles kleiner und billiger, um Kosten zu senken und möglichst viele Menschen unterzubringen.

Offenes Büro ist wieder angesagt

Ende der 1990er Jahre verbreitete sich erneut die Idee, einen kollaborativen Arbeitsraum zu schaffen und die verfügbare Fläche besser zu nutzen. So rückte das offene Raumkonzept wieder in den Fokus als eine der möglichen Lösungen. Trotz der Nachteile von offenen Räumen machten ihre Vorteile dieses Konzept in der Bürokultur der 2000er Jahre populär. Der Tech-Boom in diesem Jahrzehnt führte zu einer weiteren Transformation des Arbeitsplatzes: Schlafzonen, Pausenräume, Besprechungsorte und andere soziale Treffpunkte entstanden innerhalb der Bürowände.

Aktivitätsbasierte und hybride Arbeit

Das Konzept des „Activity Based Working“ (ABW) geht davon aus, dass Menschen während ihres Arbeitsalltags verschiedene Aktivitäten ausführen. Daher benötigen sie spezifische Arbeitsumgebungen, die von Technologien und einer entsprechenden Kultur unterstützt werden, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen. ABW behebt einige Schwächen eines offenen Büroplans (z. B. Lärm und Ablenkung), indem verschiedene zweckbestimmte Besprechungsorte für kleine Teams, Teambuilding-Räume, Kabinen für Einzelarbeit und Plätze für Vieraugengespräche geschaffen werden. Es umfasst auch Lösungen wie Hot Desking, um Flexibilität im Büroraum zu erreichen. Dieser Ansatz, obwohl noch nicht perfekt, bringt eine Verbesserung der Gesundheits- und Wellness-Bedingungen am Arbeitsplatz.

Vergleich von geschlossenen und offenen Grundrissen

Während offene und aktivitätsbasierte Bürogrundrisse derzeit die beliebtesten in Unternehmen sind, bevorzugen einige Branchen nach wie vor geschlossene Grundrisse. Warum ist das so? Welche Vorteile hat jede Art? Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen und herausfinden, welche Merkmale für Ihren Büroplan nützlich sein könnten.

Vor- und Nachteile offener und geschlossener Grundrisse

Vorteile des offenen Bürolayouts (Nachteile des geschlossenen):

• Flexibilität und Anpassung

Offenes Bürolayout erlaubt es, den Raum so oft wie nötig umzugestalten. Sie können das Layout jedes Jahr neu gestalten, um Abwechslung zu schaffen oder es entsprechend dem Unternehmenswachstum anpassen.

• Kosten

Die Gestaltung eines offenen Raums erfordert keine aufwändige Infrastruktur wie Wände, Türen oder separate Lüftungssysteme, die viel Geld kosten. Daher kann eine solche Lösung leicht Ressourcen für größere Investitionen sparen.

• Kommunikation

Durch den Abbau von Wänden werden Mitarbeiter leichter zugänglich für einander. Dies vereinfacht die Interaktion im Team und den Ideenfindungsprozess. Zudem ist es einfacher, kollaborative Räume (z. B. Besprechungsräume, Pausenzonen) zu schaffen, um produktiver zu arbeiten.

Nachteile des offenen Bürolayouts (Vorteile des geschlossenen):

• Privatsphäre

Geschlossene Büros bieten jedem Mitarbeiter einen eigenen Raum, um sich ohne Unterbrechung durch Kollegen oder klingelnde Telefone auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

• Gesundheitlicher Schutz

Gesundheitssicherheit ist in der aktuellen Realität von entscheidender Bedeutung. Geschlossene Büros können einen gewissen Schutz bieten, wenn ein Kollege eine ansteckende Krankheit hat, und verhindern, dass sich diese im Arbeitsraum ausbreitet.

• Produktivität

Ohne äußere Ablenkungen und in einer komfortablen Umgebung arbeiten Mitarbeiter effizienter und halten alle Fristen ein.

Das Beste aus Ihrem Büro während COVID-19 herausholen

Das Büroformat, wie wir es kannten, hat sich durch die Pandemie erneut verändert. Der Wechsel zur Fernarbeit erfolgte so schnell, dass die Geschäftswelt nun neue Wege finden muss, um ihre Arbeitsweisen anzupassen. Unternehmen überdenken ihre Bürogrundrisse, um den COVID-19-Sicherheitsrichtlinien zu entsprechen und ein funktionierendes Modell für ihre Mitarbeiter zu finden. Eine der vielen Diskussionen, die durch die Pandemie aufkommen, ist, wie das Büro in der neuen Realität aussehen sollte.

Den richtigen Grundriss für Ihr Büro schaffen

Ohne Zweifel kann die Planung des Büros eine große Herausforderung sein. Doch das richtige Design kann die Produktivität Ihrer Mitarbeiter beeinflussen und ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern. Es lohnt sich, Zeit und Mühe in die Büroplanung zu investieren, damit sich das Team wohlfühlt und die besten Ergebnisse erzielt.

Es gibt einige wichtige Schritte, die Sie beachten sollten, wenn Sie einen produktiven, effizienten und angenehmen Arbeitsplatz schaffen möchten.

Bewerten Sie Ihren Raum und die Anzahl der Mitarbeiter

Sobald Sie alle Informationen über Ihr Büro und seine funktionalen Anforderungen gesammelt haben, wird es einfacher, die Raumnutzung für die Mitarbeiter zu maximieren. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, während Sie den Raum bewerten:

1. Wie groß ist die Fläche Ihres Büros?
2. Welche Art von Räumen stehen Ihnen zur Verfügung? (Besprechungsräume, Pausenzonen, Lagerflächen)
3. Wie viele Mitarbeiter haben Sie? Wie oft besuchen sie das Büro?
4. Welche Möbel befinden sich in Ihrem Raum? Sind sie in gutem oder schlechtem Zustand? Können sie für das neue Layout wiederverwendet werden?
5. Haben Sie bereits Sitzplatzstrategien wie Hot Desking, Desk-Hoteling oder zugewiesene Plätze? Wenn nicht, möchten Sie das einführen?
6. Wie nutzen die Mitarbeiter das Büro? Welche Räume sind am beliebtesten?

Berücksichtigen Sie, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten

Der richtige Grundriss hilft, den Raum optimal zu nutzen und den Mitarbeitern die notwendige Umgebung zu bieten, um produktiv zu bleiben. Abhängig davon, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, gibt es verschiedene Ansätze, mit denen Sie das Büro während COVID-19 an die neue Normalität anpassen können.

• Feste Sitzplatzzuweisung

Die traditionelle Zuweisung von Schreibtischen ist die ideale Lösung, wenn Sie genügend Platz im Büro haben, um jedem Teammitglied unter Einhaltung der Abstandsregeln einen festen Platz zu bieten. So hätte jeder seinen eigenen Bereich im Arbeitsraum.

• Flexible Lösungen (Hot-Desking, Desk-Hoteling)

Wenn Mitarbeiter viel reisen oder aus anderen Gründen nicht jeden Tag ins Büro kommen, sind flexible Strategien wie Hot Desking die beste Wahl. Mit wenigen Klicks in einer mobilen App kann Ihr Team bei Bedarf einen Schreibtisch oder einen Besprechungsraum buchen.

• Gruppierung

Um die Ausbreitung von Krankheiten zu begrenzen und eine sichere Umgebung im Büro zu schaffen, können Sie Grundrisse mit sozialer Distanzierung für Teams entwerfen, die ständig zusammenarbeiten. Gruppierung kann die Anzahl der Kontakte, die jeder Mitarbeiter täglich hat, beschränken, was für das Kontakt-Tracing im Falle einer Infektion unerlässlich ist.

Das richtige Tool zur Verwaltung des Grundrisses finden

Zu verstehen, wie Ihr Büro im Laufe des Tages, der Woche und des Monats genutzt wird, hilft dabei, die Raumnutzung und Effizienz zu maximieren, eine sichere Umgebung für das Team zu gewährleisten und unangenehme Verluste im Budget zu vermeiden. Mit den richtigen Tools behalten Sie die Kontrolle über den Arbeitsplatz. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass folgende Funktionen vorhanden sind:

• Schreibtischverwaltung

Die Software sollte zugänglich sein und es den Mitarbeitern ermöglichen, spontan einen Sitzplatz zu buchen.

• Ressourcenbuchung

Das richtige Tool bietet die Möglichkeit, sowohl Schreibtische als auch Besprechungsräume für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit zu reservieren und Teilnehmer hinzuzufügen.

• Transparente Berichte

Alle Tools sind nutzlos, wenn sie einen entscheidenden Teil vermissen: die Möglichkeit, die erfassten Daten zu analysieren. Mit aussagekräftigen Berichten können Sie das Beste aus Ihrem Büroraum herausholen, indem Sie rechtzeitig die richtigen Entscheidungen treffen und nicht erst, wenn es zu spät ist.

Unspot ist eine All-in-One-Lösung, die Ihnen ermöglicht, den verfügbaren Raum zu verwalten und das richtige Gleichgewicht zwischen Komfort und Sicherheit für die Mitarbeiter zu finden. Erhalten Sie Einblicke in die Arbeitsplatznutzung und maximieren Sie die Effizienz Ihres Büros. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, während Unspot sich um die Details kümmert.