Eng Können Mitarbeiter ihren Tag planen, die besten Methoden und Werkzeuge auswählen, um Aufgaben zu erledigen, und all das ohne ständige Überwachung durch ihren Vorgesetzten? Das klingt vielleicht nach einem Traum für jeden Manager, aber genau so funktioniert Autonomie.
Anstatt Mitarbeiter kontinuierlich zu überwachen, sollten Sie Ihrem Team mehr Freiheit geben – jedoch auf die richtige Weise. Im Gegenzug erhalten Sie engagierte und motivierte Mitarbeiter.
In diesem Artikel erläutern wir, was Autonomie bedeutet, wie sie funktioniert und wie Sie diese in Ihrem Team umsetzen können, ohne die Kontrolle über die Aufgabenerledigung zu verlieren.
Was bedeutet Autonomie am Arbeitsplatz?
Mitarbeiterautonomie bedeutet, dass die Mitarbeiter eigenständig entscheiden, wie sie ihre Arbeit organisieren und eine Aufgabe „von Anfang bis Ende“ erledigen. Der Manager gibt ein übergeordnetes Ziel vor und definiert das gewünschte Ergebnis. Danach tritt der Manager in den Hintergrund und greift nur ein, wenn es nötig ist.
Um die Bedeutung von Autonomie am Arbeitsplatz zu verdeutlichen, schauen wir uns ein Beispiel an:
Anstatt einem Mitarbeiter zu sagen, wie er eine Marketingkampagne durchführen soll, setzt der Manager ein Ziel — zum Beispiel, die Website-Leads um 10 % zu erhöhen — und überlässt dem Mitarbeiter die Entwicklung einer eigenen Strategie. Der Manager kann Feedback oder Unterstützung geben, wenn nötig, aber der Mitarbeiter hat die Freiheit, kreativ an die Problemlösung heranzugehen.
Schlüsselelemente der Autonomie
Autonomie am Arbeitsplatz bedeutet nicht nur Freiheit. Es ist ein System mit klaren Schritten, das es den Mitarbeitern ermöglicht, die Kontrolle über Aufgaben zu übernehmen und die Ergebnisse zu verantworten. Schauen wir uns die wichtigsten Elemente der Autonomie an und wie sie dazu beitragen, die Effizienz zu steigern.
1. Spezifische und messbare Ziele setzen
Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, ist es wichtig, klare und präzise Ziele zu setzen. Wenn das Ziel zu vage ist, könnten die Mitarbeiter verwirrt werden, und die gewünschten Ergebnisse bleiben aus. Spezifische und messbare Ziele helfen allen, in die gleiche Richtung zu arbeiten und die Ergebnisse zu bewerten.
Die SMART-Methode ist die beste Möglichkeit, solche Ziele zu setzen. Hier ist, wofür sie steht:
- S (Specific) – Das Ziel sollte klar definiert sein. Zum Beispiel anstelle von „die Website verbessern“ besser „eine neue Seite mit Kundenbewertungen zur Website hinzufügen“.
- M (Measurable) – Man muss wissen, wie der Erfolg gemessen wird. Zum Beispiel „die Seitenzugriffe um 20 % erhöhen“.
- A (Achievable) – Das Ziel sollte realistisch und erreichbar sein. Zum Beispiel nicht eine 200%ige Erhöhung des Verkehrs anstreben, wenn das unmöglich ist.
- R (Relevant) – Das Ziel sollte wichtig für das Unternehmen sein. Zum Beispiel, um mehr Kunden zu gewinnen, könnte eine Aktion für Ihr Produkt gestartet werden.
- T (Time-bound) – Es sollte immer eine Frist gesetzt werden. Zum Beispiel „die Aufgabe in zwei Wochen erledigen“.
Ein Beispiel für ein solches Ziel im Vertrieb: Bis Ende des nächsten Monats den Umsatz durch aktive Kundenansprache per Telefon und E-Mail um 15 % steigern. Dies sollte den Umsatz des Unternehmens um 10 % im Vergleich zum Vormonat erhöhen.
2. Teamkommunikation etablieren
Da die Aufgabenverteilung nun von den Mitarbeitern selbst übernommen wird, sollten Sie ihnen ein geeignetes Tool zur Aufgabenverwaltung zur Verfügung stellen. Wir empfehlen den Einsatz von Systemen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Projektmanagement-Rollen zu übernehmen und Aufgaben für ihre Kollegen zu erstellen. Die folgenden Systeme zur Aufgabenverwaltung werden besonders empfohlen: Asana, Trello und Monday.
Zum Beispiel geben Sie Ihrem Team zwei Wochen Zeit, eine Website für das Unternehmen zu erstellen. So könnten die Mitarbeiter arbeiten:
- Der Marketer weist dem Designer die Aufgabe zu, das nötige Layout zu erstellen, und bittet den Content-Manager, Texte für die Werbekampagne zu erstellen.
- Der Content-Manager weist dem Marketer die Aufgabe zu, eine Marktanalyse durchzuführen und die Zielgruppe zu definieren, um relevantere Inhalte zu schreiben.
- Der Designer erstellt das Layout der Website und weist dem Content-Manager die Aufgabe zu, Texte für die Website zu verfassen, während er den Marketer bittet, Call-to-Action-Abschnitte hinzuzufügen.
Ihre Aufgabe ist es lediglich, einmal pro Woche den Fortschritt zu überprüfen und das Endprodukt innerhalb der gesetzten Frist freizugeben.
3. Mehr Freiheit im Büro geben
Dieser Ansatz ist besonders wichtig für hybride Teams, bei denen einige Mitarbeiter von zu Hause und andere im Büro arbeiten. Eine hybride Büromanagement-Software kann dabei helfen. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Bürobesuche im Voraus zu planen, einen Arbeitsplatz zu reservieren und Besprechungsräume zu buchen. Dies trägt zur Flexibilität bei und hilft, den Kontakt zu den Kollegen aufrechtzuerhalten.
Zum Beispiel, wenn mehrere Teammitglieder am selben Projekt arbeiten, können sie sich einen Tag aussuchen, an dem sie sich im Büro treffen. Mit dem Buchungssystem können sie problemlos Arbeitsplätze nebeneinander oder einen Besprechungsraum mit Whiteboard reservieren, um Brainstorming-Sitzungen abzuhalten.
4. Initiative fördern
Mitarbeiter werden keine Initiative ergreifen, wenn sie glauben, dass es keine Belohnung gibt oder, schlimmer noch, dass sie für Fehler bestraft werden. Schaffen Sie ein System, das Eigeninitiative am Arbeitsplatz belohnt. Es müssen nicht immer Boni oder Gehaltserhöhungen sein – schon die Anerkennung der Bemühungen in wöchentlichen Besprechungen kann viel bewirken.
Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine neue Idee zur Verbesserung des Vertriebsprozesses vorschlägt, nehmen Sie sich die Zeit, diese Idee bei der nächsten Besprechung zu diskutieren. Selbst wenn die Idee nicht umgesetzt wird, wird die öffentliche Anerkennung der Bemühungen den Mitarbeiter und auch andere motivieren, aktiv Lösungen vorzuschlagen.
5. Fehler im Privaten behandeln
Wenn jemand einen Fehler macht, vermeiden Sie es, dies vor dem gesamten Team anzusprechen. Stattdessen sollten Sie ein Einzelgespräch führen, um herauszufinden, was schiefgelaufen ist. Vielleicht hat die Person die Aufgabe einfach missverstanden oder ist unerfahren und benötigt Unterstützung.
Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter bei der Erstellung eines Berichts für einen Kunden einen Fehler macht, ist es am besten, dies nicht in einer Teambesprechung zu thematisieren. Stattdessen können Sie sich privat mit ihm treffen, die Fehler aufzeigen und ihm Ressourcen oder Schulungen anbieten, um seine Fähigkeiten zu verbessern. Dieser Ansatz wird dem Mitarbeiter helfen, sich sicherer zu fühlen und in Zukunft eher Verantwortung zu übernehmen.
Vor- und Nachteile der Mitarbeiterautonomie
Ein autonomes Arbeitsumfeld kann Ihre Arbeit entweder erleichtern oder erschweren, wenn die Autonomieprozesse nicht richtig organisiert sind. Als Manager setzen Sie die Richtung, aber gehen Sie nicht zu weit, indem Sie sich komplett zurückziehen.
Vorteile der Autonomie am Arbeitsplatz:
Erhöhtes Engagement: Es ist schwer, von jemandem Höchstleistungen zu erwarten, der nur die Minuten bis zum Ende des Arbeitstages zählt. Engagierte Mitarbeiter bringen mehr Wert ein und erzielen in manchen Fällen herausragende Ergebnisse.
Verständnis für Verantwortung: Wenn Menschen Verantwortung für ihren Teil des Projekts übernehmen, erzielt das gesamte Team schneller Ergebnisse. Sie sind stolz auf ihre Arbeit und wissen, dass sie durch die von ihnen erbrachten Leistungen motiviert werden.
Risiken einer übermäßigen Autonomie:
Mangelnde Disziplin: Zu viel Freiheit ohne klare Regeln, Fristen und Hauptziele kann zu Verzögerungen führen. Zu viel Freiheit ohne Struktur kann es erschweren, sich neu zu fokussieren. In solchen Situationen kann es zu Entlassungen kommen, was die emotionale Atmosphäre im Team belastet.
Nicht alle Mitarbeiter können damit umgehen: Einige Menschen brauchen Mikromanagement. Sie arbeiten besser mit klaren Anweisungen, und ohne diese können sie sich verirren. Wenn Sie solchen Mitarbeitern zu viel Freiheit geben, werden Fristen verpasst, nur weil ihnen die Selbstorganisation fehlt.
Wie Sie Autonomie einführen, ohne die Kontrolle zu verlieren
Führen Sie ein autonomes Umfeld schrittweise in Ihrem Team ein. Es ist wichtig, das Team auf diese Veränderung vorzubereiten, damit sie bereit sind, mehr Verantwortung zu übernehmen. Hier ist ein Plan, um den Übergang reibungsloser zu gestalten:
Rollen zuweisen und Aufgaben klären: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist. Definieren Sie das erwartete Ergebnis für jede Aufgabe und bieten Sie Beispiele für mögliche Lösungen an.
Messbare Ziele setzen: Verwenden Sie die SMART-Methode, um klare und erreichbare Ziele zu setzen.
Ihr Team unterstützen: Autonomie am Arbeitsplatz bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter allein zurechtkommen müssen. Führen Sie regelmäßige 30-minütige Check-ins durch, um auf dem Laufenden zu bleiben und eventuelle Probleme gemeinsam zu lösen. Wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt, stellen Sie sicher, dass er in die Geschäftsprozesse und Regeln eingewiesen wird.
Ein Aufgabenverfolgungssystem implementieren: Ohne solche Systeme wird viel Ihrer Arbeit zur Etablierung von Autonomie in Ihrer Abteilung ineffektiv sein. Mitarbeiter müssen den Status der Aufgaben sehen, die sie ihren Kollegen zugewiesen haben. Umgekehrt sollten sie auch die ihnen zugewiesenen Aufgaben sowie deren Priorität verstehen, um ihre Arbeitszeit besser planen zu können.
Wichtige Erkenntnisse zur Implementierung von Autonomie am Arbeitsplatz
Geben Sie den Mitarbeitern die Kontrolle über ihren Arbeitsprozess. Auf diese Weise verlieren sie nicht den Fokus oder verpassen Fristen aufgrund von äußerem Druck oder Mikromanagement. Die eigenständige Erledigung von Aufgaben wird die Motivation der Mitarbeiter erhöhen, da sie verstehen, dass sie allein für das Ergebnis verantwortlich sind.
Unterstützen Sie sie in jeder Phase. Als Führungskraft besteht Ihre Aufgabe darin, den Mitarbeitern alle notwendigen Ressourcen für den Erfolg zur Verfügung zu stellen. Regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitern zu den Aufgaben, mit denen sie kämpfen, wird ihnen helfen, sich von Ihnen unterstützt zu fühlen.
Setzen Sie klare Grenzen. Autonomie am Arbeitsplatz bedeutet nicht einen völligen Mangel an Kontrolle. Sie geben den Mitarbeitern lediglich mehr Flexibilität bei ihrer Arbeit. Klar definierte übergeordnete Ziele tragen dazu bei, dass die Autonomie funktioniert, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Erkennen Sie diejenigen, die Schwierigkeiten mit der Selbstorganisation haben. Diese Personen sollten im aktuellen Managementsystem bleiben, da Autonomie ihre Effektivität mindern könnte. Nicht jeder gedeiht in einem autonomen Umfeld, und es ist wichtig, dass der Leiter dies erkennt.
