Eng Obwohl wir uns vor einigen Jahren von der COVID-19-Pandemie verabschiedeten, beeinflussen ihre Folgen weiterhin Unternehmen und Arbeitsplätze. Weltweit bleiben über ein Drittel der Büroräume ungenutzt, und nur 14 % der Arbeitsplätze und Kabinen werden an einem durchschnittlichen Tag fünf oder mehr Stunden genutzt. Unternehmen stehen vor der dringenden Herausforderung, ihre Büroflächen, deren Nutzung sowie die Rückkehr-Strategien ins Büro neu zu überdenken.
Einige große Unternehmen reagierten unmittelbar auf die Umwälzungen am Arbeitsplatz, wie etwa HSBC, eine der größten Banken der Welt, die 2021 begann, auf hybrides Arbeiten und Hot Desking umzustellen und so ihre Bürofläche um 40 % zu reduzieren. Erfahren Sie, was Hot Desking bedeutet, wie es in die neue hybride und remote-first Arbeitswelt passt und wie Ihr Unternehmen dieses flexible Bürosystem einführen kann.
Was sind Hot Desks?
Hot Desking ist ein Trend im Bereich der hybriden Büroorganisation, der die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen durch mehrere Personen anstelle der Zuweisung an bestimmte Mitarbeiter oder Aufgaben vorsieht. Während in einem traditionellen Büro jeder Mitarbeiter seinen eigenen festen Platz hat, kann im Hot-Desk-System jede Person, die Zugang zum Büro hat, jeden freien Arbeitsplatz nutzen.
Ursprünglich funktionierte das Hot Desking nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, ohne dass eine vorherige Reservierung nötig war. Dies führte jedoch oft zu Stress bei den Mitarbeitern, die sich beeilen mussten, um einen besseren Platz zu ergattern. Mit der Entwicklung digitaler Reservierungssysteme wurde Hot Desking optimiert und hat sich fast mit einem weiteren flexiblen Bürosystem, dem „Hoteling“, verbunden.
Das Hoteling ähnelt dem Hot Desking, basiert jedoch auf einer dynamischen Planung, bei der Arbeitsplätze im Voraus, oft Tage oder sogar Wochen im Voraus, gebucht werden müssen. Alternativ können Mitarbeiter spontan ins Büro kommen und verfügbare Hot Desks nutzen oder einen Arbeitsplatz für einige Stunden oder den ganzen Tag per App reservieren.
Die smarte Plattform UnSpot für Hot Desking und Hoteling-Reservierungen ermöglicht es den Mitarbeitern, flexibel zwischen den Optionen zu wechseln und Arbeitsplätze sowohl kurz- als auch langfristig zu buchen.
Heutige Hot-Desk-Systeme gehen über einfache Tischreservierungen hinaus und bieten die Möglichkeit, verschiedene Arten von Arbeitsplätzen und Räumlichkeiten zu buchen, darunter Konferenzräume, private Büros, Telefonkabinen, Kreativbereiche, schalldichte Pods für konzentriertes Arbeiten und Arbeitsplätze mit spezieller Technik wie Doppelbildschirmen oder Multimedia-Ausstattung.
Was sind die Vorteile von Hot Desking für Unternehmen, Führungskräfte und Manager?
Wie bereits erwähnt, ermöglicht das Hot-Desk-System Unternehmen, ihre Büroflächen effizienter zu verwalten. Unternehmen, die Miete für große, nicht vollständig genutzte Flächen zahlen, können durch die Einführung flexibler Hot-Desk-Lösungen ihre Bürofläche verkleinern und damit verbundene Kosten senken. Da mehrere Personen denselben Arbeitsplatz nacheinander nutzen können, kann ein kleineres Büro mehr Mitarbeiter aufnehmen, wodurch das Unternehmen die Möglichkeit hat, sein Immobilienportfolio zu reduzieren. Zudem können Unternehmen, die Arbeitsplätze vermieten, die Anzahl leerstehender Schreibtische verringern und ihren Gewinn maximieren, indem sie anstelle von Kabinen eine Hot-Desk-Coworking-Fläche anbieten.
Die Vorteile des Hot-Desking-Systems enden jedoch nicht hier. Für hybride, im Homeoffice arbeitende und mobile Mitarbeiter macht es Hot Desking einfacher, flexibel auf einen vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz zuzugreifen, ohne die Notwendigkeit, im Voraus zu planen oder zu buchen. Hot-Desk-Räume bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, zu entscheiden, wann, wo und wie sie arbeiten möchten. Diese Freiheit und Flexibilität steigern die Arbeitszufriedenheit und fördern ein besseres Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben.
Darüber hinaus fördert das flexible Arbeitsplatzsystem die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Entwicklung von Partnerschaften, indem es ermöglicht, dass Teammitglieder oder sogar Vertreter verschiedener Unternehmen nebeneinander sitzen. Da Hot Desking die Mitarbeiter dazu ermutigt, sich im Büro frei zu bewegen und mit verschiedenen Kollegen zusammenzusitzen, stärkt es auch soziale Interaktionen und den Zusammenhalt im Unternehmen, was wiederum die Unternehmenskultur fördert.
Durch die Einführung des Hot-Desk-Konzepts und die Optimierung der Arbeitsplatznutzung können Unternehmen ihre Grundrisse so anpassen, dass sie modernen Arbeitsplatzanforderungen besser gerecht werden und die Produktivität der Mitarbeiter steigern, beispielsweise durch die Einführung weiterer Räume für die Zusammenarbeit.
Welche Nachteile hat Hot Desking?
Kein System ist perfekt, und auch Hot Desking bildet keine Ausnahme. Bevor Sie auf dieses Modell umstellen, sollten Sie die damit verbundenen Herausforderungen und deren potenziellen Einfluss auf das Arbeitsklima in Betracht ziehen.
Da Hot-Desk-Räume keine fest zugewiesenen Plätze haben, kann das System nicht sicherstellen, dass jeder, der an einem bestimmten Tag ins Büro kommen möchte, auch einen Arbeitsplatz findet. Selbst wenn freie Plätze verfügbar sind, können einige Mitarbeiter unzufrieden mit der Sitzordnung oder der technischen Ausstattung sein, was sich negativ auf ihre Zufriedenheit und Produktivität auswirken kann. Insbesondere in einem Hot-Desking-Büro kann es schwierig sein, genügend freie Plätze für ein Team zu finden, das zusammenarbeiten möchte.
Ein weiteres Problem von Hot Desking ist der Mangel an Personalisierung. Für einige Mitarbeiter ist es schwierig, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu entwickeln, wenn sie keinen festen Arbeitsplatz haben, an dem sie persönliche Gegenstände aufbewahren oder ihre Umgebung nach ihren Vorlieben anpassen können. Das ständige Einstellen der Monitore oder das Anpassen der Stuhlhöhe kann frustrierend sein. Der Mangel an Privatsphäre und Personalisierung kann die Moral der Mitarbeiter beeinträchtigen und ihre Produktivität senken.
Darüber hinaus kann die sich ständig ändernde Hot-Desking-Umgebung dazu führen, dass sich Mitarbeiter isoliert und ununterstützt fühlen. Wenn ein Mitarbeiter ständig an verschiedenen Plätzen sitzt und nicht weiß, wo sich seine Teamkollegen oder Vorgesetzten befinden, kann dies zu einem Gefühl der Verlassenheit führen und die Suche nach Unterstützung oder Anweisungen erschweren.
Wie lässt sich Hot Desking erfolgreich umsetzen?
Glücklicherweise lassen sich diese Herausforderungen minimieren, indem Hot-Desk-Räume richtig organisiert werden. Hier sind einige bewährte Praktiken für die erfolgreiche Umsetzung des Systems.
Um Hot-Desk-Räume komfortabler und effizienter zu gestalten, sollten Sie ausreichende Unterstützungsbereiche bereitstellen, wie Schließfächer für persönliche Gegenstände, Druck- und Kopierstationen, Lagerflächen für Akten und Büromaterialien, Pausenräume, Wartebereiche für Besucher und andere spezielle Zonen. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, die Lärmbelastung im Büro zu reduzieren, ermöglichen Privatsphäre und Personalisierung und machen den Arbeitsplatz leichter zugänglich.
Außerdem sollten Sie ein Gleichgewicht zwischen individuellen Arbeitsplätzen und Bereichen für die Zusammenarbeit finden sowie die Nutzung von Besprechungsräumen überdenken. Studien zeigen, dass nur 41 % der großen Konferenzräume während der Arbeitszeit belegt sind, im Vergleich zu 90 % der Besprechungsräume für 2-3 Personen. Durch die Umgestaltung Ihrer Grundrisse und die Einführung von Privatzonen, Telefonkabinen oder unterschiedlich großen Räumen für Teams schaffen Sie ein flexibleres, produktiveres und komfortableres Hot-Desking-Büro.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Hot-Desk-Politik entwickeln, die Regeln für Reservierungen, Anforderungen an einen ordentlichen Arbeitsplatz, Sicherheitsvorkehrungen, Besuchermanagement, die Nutzung gemeinsam genutzter Ressourcen und andere Aspekte des nicht zugewiesenen Arbeitsplatzes abdeckt, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie er sich im Büro verhalten soll und eine reibungslose Erfahrung für alle Beteiligten gewährleistet wird.
Sie können auch einen maßgeschneiderten Ansatz für Ihre Hot-Desking-Anordnung wählen, indem Sie „Nachbarschaften“ für bestimmte Teams schaffen, arbeitsplatzbasierte Bereiche für kreative, kollaborative oder ruhige Arbeit einrichten, einige Arbeitsplätze für Spitzenzeiten reservieren und sogar Hot Desking mit einem auf Zeitplanung basierenden Hoteling-System integrieren.
Wie unterstützen moderne technologische Lösungen Hot Desking in Bürogebäuden?
Ein effizientes Hot-Desk-System ist technologiegestützt, da sowohl intelligente digitale Systeme als auch fortschrittliche Ausstattung zur Effizienzsteigerung von Büroflächen und zur Steigerung der Produktivität und des Komforts am Arbeitsplatz beitragen können. Sie sollten ein zuverlässiges und funktionsreiches Reservierungssystem wählen, das auf mehreren Geräten, einschließlich Mobiltelefonen, Tablets, Displays und Kiosken, für Ihre Coworking-Hot-Desk-Nutzer zugänglich ist. Intelligente Hot-Desking-Lösungen mit Echtzeitkarten ermöglichen es Besuchern, Arbeitsplätze bequem ohne Hilfe eines Managers zu reservieren, mögliche Engpässe zu beseitigen und ihre Hot-Desk-Erfahrung zu optimieren.
Darüber hinaus müssen Sie Ihre Hot-Desk-Räume mit der notwendigen Technik und Ausstattung ausstatten, um die Arbeitsplätze sofort einsatzbereit zu machen, z. B. leicht zugängliche Steckdosen, Hochgeschwindigkeits-WLAN, Ladestationen, externe Monitore, zusätzliche Kabel und sogar stationäre Laptops oder PCs, wenn sie in Ihr Hot-Desking-Programm passen. Ihre Mitarbeiter werden produktiver sein, da sie weniger Zeit mit technischen Problemen verschwenden, und Ihre Besucher müssen weniger Ausrüstung mit ins Hot-Desk-Büro bringen.
Digitale Hot-Desking-Lösungen können die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit und Kommunikation im Büro verbessern, selbst bei ständig wechselnden Sitzplätzen. Verbinden Sie Ihre Arbeitsplätze mit gängigen Geschäftstools wie Kalendern, Messengern, Dokumentenfreigabesystemen, Teammanagementlösungen und Videokonferenzplattformen. Vergessen Sie nicht, die Effizienz Ihres Hot-Desk-Systems zu überwachen, indem Sie Statistiken über die Nutzung der Arbeitsplätze und die Anwesenheit über eine eigenständige App oder eine in Ihre Reservierungssoftware integrierte Business-Analytics-Funktion erfassen. Erkenntnisse über die Raumnutzung helfen Ihnen, Ihre Hot-Desking-Strategie zu bewerten, Verbesserungsbereiche zu finden, Lastspitzen und -senkungen besser zu planen und datengestützte Entscheidungen über Ihren Immobilienbedarf zu treffen.
UnSpot sammelt Daten zur Raumnutzung, liefert Echtzeitstatistiken, bietet leicht verständliche Visualisierungen und erstellt aussagekräftige Berichte zur intelligenten Optimierung von Büroflächen.
Wer sind die besten Kandidaten für Hot Desking?
Obwohl das Hot-Desking-System mit traditionellen Arbeitsplatzumgebungen kombiniert werden kann, um das Beste aus beiden Welten zu nutzen, gibt es bestimmte Arten von Mitarbeitern und Unternehmen, die von Hot Desking am meisten profitieren.
Selbstständige benötigen keine langfristigen Mietverträge und können sich durch Hot Desking ein professionelles Umfeld schaffen, in dem sie sich mit Kunden treffen und Arbeitsplätze bei Bedarf flexibel buchen können.
Eine Studie von OnePoll und TravelPerk zeigt, dass 25 % der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter aufgrund von Ablenkungen oder fehlender Ausstattung zu Hause weniger produktiv sind. Dank Hot Desking können diese Mitarbeiter schnell auf die benötigte Technik zugreifen und in einer angenehmeren Arbeitsumgebung arbeiten, in der sie sich auch mit ihren Kollegen vernetzen können.
Unternehmer, insbesondere Vielreisende, können das Hot-Desking-System nicht nur nutzen, um temporäre Büros oder Besprechungsräume nach Bedarf zu buchen, sondern auch, um geschäftliche Kontakte in einem Coworking-Umfeld zu knüpfen.
Durch Hot Desking haben Unternehmen, die hybrides Arbeiten einführen, die Möglichkeit, ihren Immobilienbedarf zu reduzieren und ihre Kosten für Büroräume zu senken, während sie gleichzeitig die Zusammenarbeit fördern und die Produktivität ihrer Belegschaft aufrechterhalten. Das Chartered Institute of Personnel and Development berichtet, dass 38 % der Organisationen und 46 % der Mitarbeiter aufgrund hybriden Arbeitens eine Produktivitätssteigerung bestätigen, zusätzlich zu einer um 61 % erhöhten Mitarbeiterbindung.
Wenn es richtig umgesetzt wird, bietet Hot Desking zahlreiche Chancen für Agilität, Zusammenarbeit und Innovation. Jetzt, da Sie wissen, wie Hot Desking funktioniert, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, ob dieses System zu Ihrem Unternehmen passt.
